Recruitment naar HR
Workable koppelen met YouForce: geaccepteerd aanbod wordt een aanvraag voor indiensttreding
Met een koppeling tussen Workable en Visma Raet YouForce wordt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in Workable een aanvraag voor indiensttreding in YouForce, met startdatum, functie en organisatie-eenheid. HR in Nederland rondt de aanvraag af en kiest schaal en trede, en een oud-medewerker krijgt een aanvraag voor herindiensttreding in plaats van een tweede persoon.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Workable werven en in YouForce verlonen, krijgen na elke aanname een pdf van het aanbod en typen de nieuwe collega over in YouForce. Oud-medewerkers die terugkomen, staan daardoor soms twee keer in YouForce.
- De recruiter zet de kandidaat met een geaccepteerd aanbod in Workable in de stap aangenomen.
- KoppelHet haalt de kandidaat en het aanbod op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- YouForce controleert of de kandidaat al een personeelsnummer heeft.
- In YouForce staat een aanvraag voor indiensttreding of herindiensttreding met startdatum, functie en organisatie-eenheid.
- HR vult schaal, trede en BSN aan en rondt de aanvraag af.
Waar je op let bij Workable en Visma Raet YouForce
- YouForce laat een wervingssysteem geen medewerker aanmaken, maar wel een aanvraag voor indiensttreding starten. De aanname uit Workable wordt zo'n aanvraag, en HR houdt de inschaling in de cao in eigen hand.
- YouForce kan nagaan of een kandidaat al een personeelsnummer heeft. Een oud-medewerker die via Workable terugkomt, krijgt daardoor een aanvraag voor herindiensttreding, en de historie in YouForce blijft bij één persoon.
- Workable stuurt de kandidaat zoals die is op het moment van versturen. KoppelHet haalt het aanbod apart op en zet pas een aanvraag klaar als het aanbod de status geaccepteerd heeft.
- Het salaris in een aanbod van Workable heeft een bedrag, een periode en een valuta. KoppelHet zet het als indicatie in de aanvraag, zodat HR in YouForce ziet welke schaal en trede bij het aanbod passen.
- Functies en organisatie-eenheden moeten in YouForce bestaan. YouForce geeft beide via de koppeling vrij, en ontbreekt een vertaling voor een Workable-afdeling, dan stopt KoppelHet met een melding in plaats van te gokken.
- KoppelHet abonneert zich in Workable alleen op de stap aangenomen. Gegevens van kandidaten die nog in gesprek zijn of zijn afgewezen, komen de koppeling dus niet voorbij.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat de nieuwe medewerker direct in YouForce?
Als aanvraag wel. Als medewerker pas nadat HR de aanvraag heeft afgerond.
Waarom is de geboortedatum nodig?
Om in YouForce na te gaan of de kandidaat al eerder bij jullie werkte. We voegen daarom een veld voor de geboortedatum toe in Workable.
Wat moeten we in YouForce toestaan?
Dat de koppeling aanvragen voor indiensttreding mag starten en functies en organisatie-eenheden mag lezen.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen gegevens van aangenomen kandidaten gaan naar YouForce, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable wordt gelezen via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired, ondertekend met HMAC-SHA256 in X-Workable-Signature, en de API (/candidates/:id en /candidates/:id/offer met document_variables, salaris met amount, frequency en currency_iso, en state). Token met alleen leesscopes.
- Naar YouForce schrijven we via de Youforce Recruitment API. POST hires start de self-service workflow (ook herindiensttreding); de API controleert op een bestaand personeelsnummer en levert functies (jobProfiles) en organisatie-eenheden. Autorisatie in het Visma developer portal.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID | Kenmerk in de aanvraag | Om een tweede melding te herkennen |
firstname en lastname | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
Geboortedatum (vraag of eigen veld) | Geboortedatum | Nodig voor de controle op een bestaand personeelsnummer |
email en phone | Privé e-mail en telefoon | |
Startdatum (document variable van het aanbod) | Datum in dienst | |
Salaris (amount, frequency, currency_iso) | Salaris in de aanvraag | Als indicatie; schaal en trede kiest HR |
Afdeling van de vacature | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel naar de YouForce-code |
Functie van de vacature | Functie (jobProfile) | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd