Afdeling en kostenplaats uit je HR-systeem komen goed in het ERP via een vaste vertaaltabel, die elke afdeling en kostenplaats uit HR omzet naar de code die het ERP kent. Daarnaast heb je afspraken nodig voor wat de tabel niet oplost: een medewerker die over meerdere kostenplaatsen is verdeeld, en een code die in het ERP nog niet bestaat.
Dit artikel is voor finance en HR samen. HR beheert de afdelingen, finance de kostenplaatsen, en de uren en declaraties van medewerkers moeten op de goede plek landen.
Waarom het misgaat tussen HR en ERP
HR en het ERP kijken anders naar dezelfde organisatie. In HR is een afdeling vaak een boom met teams eronder, en kan een medewerker over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn. In het ERP is een afdeling een dimensiewaarde in een platte lijst, met per medewerker één standaardwaarde. Soms hoort bij een afdeling precies één kostenplaats.
Zonder vertaling gebeurt een van twee dingen. Uren en declaraties landen op de verkeerde kostenplaats, en dat zie je pas bij de maandafsluiting. Of een medewerker blijft hangen, omdat zijn afdeling in het ERP niet bestaat.
De vertaaltabel als vaste basis
De vertaaltabel is een lijst met aan de ene kant de afdelingen en kostenplaatsen uit HR, en aan de andere kant de codes in het ERP. Finance kan die tabel inzien. Zo is altijd na te gaan waarom een medewerker op een bepaalde kostenplaats staat.
Twee keuzes houden de tabel beheersbaar:
- Alleen de afdeling, geen teams. Teams veranderen vaker dan de boekhouding wil volgen. Standaard gaat alleen de afdeling naar het ERP. Een team als tweede dimensie kan later als uitbreiding.
- Eerst naar een naam, dan naar een code. Sommige HR-systemen leveren geen naam. HiBob geeft afdeling en functie als nummer van een lijstwaarde. Dat nummer moet eerst naar een naam en pas daarna naar de code in het ERP.
Een medewerker over meerdere kostenplaatsen
In HR kan iemand voor 60 procent op de ene en voor 40 procent op de andere kostenplaats staan. Hoe dat in het ERP komt, hangt af van wat het ERP kent.
- Het ERP kent één standaardwaarde. Dan wordt de kostenplaats met het grootste aandeel de standaard. Bij precies vijftig-vijftig hoort finance te beslissen. Een koppeling die dan zelf kiest, verplaatst kosten zonder dat iemand het merkt.
- Het ERP kent een kostenverdeling. Unit4 heeft een eigen kostenverdeling voor medewerkers. Daar kunnen de percentages uit Personio rechtstreeks in, zodat loonkosten en uren volgens dezelfde verdeling lopen.
- SAP S/4HANA. S/4HANA weigert de hele replicatie van een persoon als er voor dezelfde periode meer dan één standaardkostenplaats binnenkomt. Daar moet de keuze dus vooraf gemaakt zijn.
Een kostenplaats die in het ERP nog niet bestaat
HR maakt een nieuwe afdeling aan, en finance weet nog van niets. Wat er dan gebeurt, verschilt per ERP.
Exact Online laat een koppeling kostenplaatsen aanmaken. Daar kan de ontbrekende code worden aangemaakt. In Exact Online hangt aan elke afdeling ook één kostenplaats. Komen afdeling en kostenplaats van een medewerker in HR niet overeen met die combinatie, dan moet dat gemeld worden voordat er uren op de verkeerde plek komen.
Microsoft Dynamics 365 Business Central en 4PS laten een koppeling geen kostenplaatsen aanmaken via de standaard-API. De medewerker komt binnen zonder de nieuwe kostenplaats, en de ontbrekende code staat op een lijst voor finance. Een nieuwe kostenplaats begint daar bij finance.
Oracle NetSuite heeft een extra voorwaarde. Een department is alleen te gebruiken bij de subsidiaries waaraan het is gekoppeld. Staat de kostenplaats niet bij de juiste subsidiary, dan komt de employee zonder department binnen en op een lijst voor finance.
Personio en Business Central samen laten kostenplaatsen allebei alleen lezen. Daar helpt een nachtelijke lijst voor finance met codes die in het ene systeem wel bestaan en in het andere niet.
Wat er niet naar het ERP gaat
Een koppeling van HR naar het ERP heeft alleen werkgegevens nodig: afdeling, kostenplaats en leidinggevende. Salaris en BSN blijven in HR en de payroll. Dat beperkt wat er in het ERP over medewerkers bekend is tot wat finance echt gebruikt.
Gaat de kostenplaats juist de andere kant op, van het ERP naar de salarisadministratie, dan is dat een andere stroom. Die staat beschreven bij kostenplaatsen uit het ERP.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet stelt de vertaaltabel op met HR en finance, houdt haar bij in het platform en meldt nieuwe afdelingen en kostenplaatsen voordat ze een probleem worden. Een verdeling over kostenplaatsen gaat mee zoals het ERP dat toelaat, en bij een gelijke verdeling beslist finance. Moet de kostenplaats ook van het ERP naar de payroll, dan bouwen we beide stromen op dezelfde tabel.
We bouwen dat per organisatie, met bouwstenen die steeds terugkomen. Voorbeelden zijn Personio naar Unit4, Personio naar Microsoft Dynamics 365, SAP SuccessFactors naar Exact Online en Personio naar Oracle NetSuite.
Het hele onderwerp staat op afdelingen en kostenplaatsen, en het overzicht op HR naar ERP. Wie in het ERP de uren van deze medewerkers goedkeurt, lees je bij leidinggevenden en goedkeurders. Meer over de systemen: Personio, Unit4 en Exact Online.