HR naar ERP
Personio NetSuite koppeling: medewerkers op de juiste subsidiary, met department en supervisor
Met een koppeling tussen Personio en Oracle NetSuite wordt elke medewerker uit Personio automatisch een employee in NetSuite, op de subsidiary van zijn bedrijf in Personio, met department, locatie en supervisor, zodat onkosten en inkoop meteen bij de juiste goedkeurder uitkomen. Bij vertrek zet KoppelHet de einddatum en maakt de employee inactief, want een employee met boekingen kan NetSuite niet verwijderen.
Wat de koppeling doet
Groepen die hun entiteiten in Oracle NetSuite boeken en medewerkers in Personio beheren, laten onkostendeclaraties vaak via NetSuite lopen. Nieuwe collega's kunnen niets declareren tot finance ze heeft aangemaakt, en declaraties van vertrokken managers blijven hangen bij een goedkeurder die er niet meer is.
- HR legt de nieuwe medewerker vast in Personio, met bedrijf, vestiging, afdeling, kostenplaatsen en leidinggevende.
- Personio meldt de wijziging; KoppelHet haalt de vrijgegeven attributen op.
- KoppelHet zoekt de subsidiary bij het bedrijf, het department bij de hoofdkostenplaats en de supervisor bij de leidinggevende, en controleert of het department voor die subsidiary geldt.
- De employee staat in NetSuite, met inlogtoegang pas vanaf de startdatum als de medewerker zelf declareert.
- Bij vertrek krijgt de employee de einddatum en reden, verliest hij de toegang en wordt hij inactief.
Waar je op let bij Personio en Oracle NetSuite
- In NetSuite OneWorld moet elke employee een subsidiary hebben. KoppelHet leidt die af uit het bedrijf in Personio. Hangt een employee aan de parent subsidiary, dan kan NetSuite die niet meer wijzigen; een overstap naar een ander land wordt dan een nieuwe employee, met de oude op inactief.
- Personio kan een medewerker over meerdere kostenplaatsen verdelen met percentages. Een employee in NetSuite heeft één department. KoppelHet kiest de kostenplaats met het hoogste percentage en meldt een gelijke verdeling aan finance in plaats van zelf te kiezen.
- Een department is in NetSuite alleen te gebruiken bij een subsidiary waaraan het is gekoppeld. Staat de kostenplaats uit Personio niet bij de juiste subsidiary, dan maakt KoppelHet de employee zonder dat department aan en zet het op een lijst voor finance.
- Zonder aparte expense approver keurt in NetSuite de supervisor de onkosten goed. KoppelHet vult de supervisor uit Personio en laat de expense approver en limieten aan finance. Een nieuwe leidinggevende maakt KoppelHet eerst aan, zodat de verwijzing klopt.
- Personio heeft een laatste werkdag en een einddatum met type en reden. Gebruikt finance in NetSuite Termination Reason Tracking, dan zijn categorie en reden verplicht; KoppelHet vertaalt de Personio-redenen met een tabel.
- Een vertrokken medewerker weer actief maken mag in NetSuite alleen de Administrator-rol. Komt een oud-medewerker in Personio terug, dan maakt KoppelHet geen tweede employee aan, maar zet de herindiensttreding op een lijst voor de NetSuite-beheerder.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt KoppelHet ook departments aan in NetSuite?
Nee. Departments horen bij de boekhouding en finance beheert ze. Ontbreekt er een, dan staat die op een lijst voor finance.
Krijgt elke medewerker een NetSuite-login?
Alleen wie zelf declareert of goedkeurt. Welke rol daarbij hoort, spreken we vooraf af; standaard zet KoppelHet geen beheerrollen.
Gaan er salarisgegevens naar NetSuite?
Nee. Deze koppeling zet alleen de medewerker met organisatie en goedkeurder over. Het loonjournaal is een aparte koppeling van payroll naar finance.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks en de Personio API, met attributen als subcompany, office, cost_centers (met percentage), supervisor, position, hire_date, last_working_day, termination_date, termination_type en termination_reason, voor zover vrijgegeven onder Readable employee attributes.
- Naar NetSuite schrijven we via SuiteTalk REST web services (employee-record) met OAuth 2.0 en een eigen integratierol zonder Administrator-rechten. Departments en subsidiaries worden gelezen; inactief zetten gebeurt met Inactive en het uitzetten van Give Access, omdat inactief zetten alleen de inlog niet intrekt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Oracle NetSuite | Toelichting |
|---|---|---|
Personio-id of personeelsnummer | External ID | Vaste sleutel tussen beide systemen |
first_name, last_name | First Name, Last Name | |
email | Email | |
position | Job Title | |
subcompany | Subsidiary | Via een tabel van bedrijf naar subsidiary |
cost_centers (hoogste percentage) | Department | Alleen departments die aan die subsidiary hangen |
office | Location | |
supervisor | Supervisor | Opgezocht via de employee van de leidinggevende |
hire_date | Hire Date | |
last_working_day of termination_date | Termination/Release Date en Inactive | |
termination_type en termination_reason | Termination category en reason | Als finance Termination Reason Tracking gebruikt |
- Personio – Webhooks
- Personio Personnel Data API (OpenAPI)
- NetSuite – Adding an Employee
- NetSuite – Assigning a Subsidiary to an Employee
- NetSuite – Creating Departments
- NetSuite – Supervisors, Approvers, and Approval Limits
- NetSuite – Employee Termination
- NetSuite – Inactivating Employee Records
- NetSuite – Rehiring a Terminated Employee
- NetSuite REST web services
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio