HR naar ERP
SAP SuccessFactors Exact Online koppeling: kostenplaatsen en medewerkers van de Nederlandse dochter
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors Employee Central en Exact Online komen de kostenplaatsen van het Nederlandse bedrijf uit Employee Central automatisch in de Exact-administratie van de Nederlandse dochter, met hun einddatum. De medewerkers van dat bedrijf vergelijkt KoppelHet elke dag met Exact; omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen, krijgt de beheerder nieuwe medewerkers, overplaatsingen en vertrekkers op een werklijst.
Wat de koppeling doet
Concerns die SuccessFactors voor HR in alle landen gebruiken en een Nederlandse dochter in Exact Online laten boeken, bepalen kostenplaatsen centraal in SuccessFactors. In Exact staan ze pas na een mail aan de lokale boekhouder, en vertrekkers blijven er actief.
- De groep legt in Employee Central een kostenplaats of een wijziging voor een medewerker van het Nederlandse bedrijf vast.
- KoppelHet haalt alleen de gewijzigde records van dat bedrijf op.
- Een kostenplaats die geldig wordt, komt in de Exact-administratie; een afgesloten kostenplaats krijgt daar een einddatum.
- Nieuwe medewerkers, overplaatsingen en vertrekkers komen op de werklijst, met de datum waarop ze ingaan.
- De beheerder past Exact aan; bij de volgende vergelijking verdwijnt de regel.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Exact Online
- Een kostenplaats in Employee Central heeft een geldigheidsperiode met een begin- en einddatum. Een kostenplaats in Exact Online kent alleen een einddatum. KoppelHet maakt de kostenplaats in Exact aan zodra hij in SuccessFactors geldig wordt, en neemt de einddatum over als de groep hem afsluit.
- Employee Central bevat alle landen van het concern, Exact alleen de Nederlandse dochter. De koppeling vraagt in SuccessFactors alleen het Nederlandse bedrijf op, zodat de rest van de organisatie en hun kostenplaatsen buiten Exact blijven.
- Een medewerker kan in Employee Central naast zijn Nederlandse dienstverband een tweede dienstverband of een uitzending naar een ander land hebben. Voor Exact telt alleen het dienstverband bij het Nederlandse bedrijf; de rest blijft buiten de werklijst.
- De leidinggevende uit Employee Central zit vaak op het buitenlandse hoofdkantoor. Exact accepteert als leidinggevende alleen een Exact-gebruiker in dezelfde administratie, die geen ondergeschikte van de medewerker is. Zo'n leidinggevende komt als opmerking op de werklijst, zodat de dochter een eigen goedkeurder kiest.
- In Employee Central staan afdeling en kostenplaats los van elkaar op de functiegegevens. In Exact hangt aan elke afdeling één kostenplaats. KoppelHet meldt een medewerker bij wie die twee niet samengaan, voordat er uren op de verkeerde kostenplaats worden geschreven.
- Employee Central geeft wijzigingen terug met de datum waarop ze ingaan, ook als die in de toekomst ligt. Exact toont per medewerker de stand van vandaag. Een overplaatsing per de eerste van volgende maand staat daarom met die datum op de werklijst en wordt pas daarna als verschil gecontroleerd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon SAP voor de Nederlandse dochter?
Dat is een keuze van de groep. Deze koppeling is bedoeld voor dochters die op Exact Online blijven en toch de centrale HR-gegevens willen volgen.
Waarom zet KoppelHet medewerkers niet direct in Exact?
Exact Online laat medewerkers, dienstverbanden en afdelingen via de REST API alleen lezen. Kostenplaatsen kunnen wel worden geschreven, en dat doet de koppeling.
Gaan er persoonsgegevens of salarissen naar Exact?
Nee. Naam, data, afdeling, kostenplaats en leidinggevende zijn genoeg. Looncomponenten blijven in SuccessFactors en de lokale payroll.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion. Gefilterd op lastModifiedDateTime en op het Nederlandse bedrijf; FOCompany, FOCostCenter (effective dated, met startDate en endDate), EmpEmployment en EmpJob (company, department, costCenter, managerId).
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters met GET, POST, PUT en DELETE (Code en Description verplicht, EndDate als einddatum, geen begindatum). payroll/Employees, payroll/EmploymentOrganizations en hrm/Departments (één Costcenter per afdeling) zijn alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
FOCompany (Nederlands bedrijf) | Division | |
FOCostCenter.externalCode | Costcenters.Code | |
FOCostCenter.name | Costcenters.Description | |
FOCostCenter.endDate | Costcenters.EndDate | |
EmpEmployment.userId | Employees.Code (vergelijking) | |
EmpJob.department | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
EmpJob.managerId | Employees.Manager | Moet een Exact-gebruiker in dezelfde administratie zijn |
EmpEmployment.startDate en endDate | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central