Voor een groep met meerdere bv's boek je het loonjournaal door elke werkgever in de payroll vast te koppelen aan één administratie in het ERP, en per werkgever een eigen journaal te maken. Een werkgever in AFAS, een Nmbrs-bedrijf of een YouForce-opdrachtgever boekt dan altijd in de eigen administratie van Exact Online, AllSolutions of 4PS, of op de eigen subsidiary in Oracle NetSuite.
Een groep met meerdere bv's verloont meestal in één payrollomgeving, maar boekt per werkmaatschappij. Dit artikel is voor de controller of de financieel manager die dat elke maand rond moet krijgen, met een payrollkantoor of een eigen salarisadministratie ertussen.
Eén payrollomgeving, meerdere boeken
In de payroll zitten alle bv's bij elkaar. In het ERP heeft elke werkmaatschappij eigen boeken. Dat heet per pakket anders: een administratie, een bedrijf, een subsidiary of een vestiging. Het journaal van de ene bv hoort nooit in de boeken van de andere.
Zonder vaste koppeling kiest iemand elke maand opnieuw de juiste administratie. Eén verkeerde keuze levert een boeking op die finance moet terugdraaien.
De vaste paren van werkgever en administratie
Bij de start leggen we per werkgever, Nmbrs-bedrijf of YouForce-opdrachtgever vast in welke administratie het journaal komt. KoppelHet controleert die paren bij elke run. Een run kan daardoor nooit in de boeken van een ander bedrijf terechtkomen.
Daarbij gelden drie regels:
- Eén werkgever, één journaal. Een journaal gaat nooit over twee administraties. In NetSuite hoort een journal entry bij precies één subsidiary.
- Kostenplaatsen per paar. Kostenplaatsen worden per paar van werkgever en administratie vergeleken, zodat een kostenplaats van de ene bv niet in de andere wordt gekozen.
- Euro naar de Nederlandse entiteit. Het journaal gaat in euro naar de Nederlandse entiteit. De omrekening naar de groepsvaluta doet finance bij de consolidatie.
Hoe elk ERP met meerdere bedrijven omgaat
Achter die paren zit per pakket een ander mechanisme. Dat bepaalt hoe de koppeling werkt.
AllSolutions laat het koppelaccount altijd in één bedrijf starten. KoppelHet wisselt per werkgever naar het juiste bedrijf voordat het journaal wordt vastgelegd.
In Visma.net ERP heeft elk bedrijf een eigen toegang en een eigen API-limiet. KoppelHet verwerkt de Nmbrs-bedrijven daarom na elkaar. Werkt Visma.net met vestigingen binnen één bedrijf, dan krijgt elke werkgever een vaste vestiging, zodat de loonkosten per werkgever apart in de rapportage staan.
Oracle NetSuite werkt met subsidiaries. Een detacheringsentiteit naast de BV is in Nmbrs een eigen bedrijf, en wordt in NetSuite een eigen journaal op de subsidiary die erbij hoort.
Een groeps-ERP met alle landen
Een internationale groep heeft soms één ERP voor alle landen, zoals Dynamics 365, Unit4 of NetSuite. Het Nederlandse loonjournaal is daar één van de stromen. De koppeling boekt alleen in het bedrijf of de subsidiary van de Nederlandse entiteit, in euro. Andere landen en de groepsvaluta blijven buiten de koppeling.
Ligt het HR-systeem ook bij het hoofdkantoor, dan speelt hetzelfde aan de payrollkant: alleen de Nederlandse medewerkers gaan naar de payroll. Dat staat bij internationaal HR met Nederlandse payroll, en hoe meerdere bv's in de payroll zelf worden ingericht bij meerdere werkgevers.
Een payrollkantoor zonder toegang tot het ERP
Laat je de salarisverwerking doen door een payrollkantoor dat in Nmbrs werkt, dan heeft dat kantoor geen toegang tot het ERP nodig. De koppeling heeft voor beide systemen een eigen toegang, los van de accounts van het kantoor en van finance. Het kantoor verloont, finance houdt de boeken, en de koppeling brengt het journaal van het ene naar het andere.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt elke koppeling per organisatie op het eigen platform. We leggen de paren van werkgever en administratie bij de start vast en controleren ze bij elke run. Meerdere entiteiten vallen in onze klasse complex; reken als indicatie op drie tot zes weken.
Voorbeelden zijn AFAS met AllSolutions, Nmbrs met 4PS Construct en Nmbrs met Visma.net ERP. Lees meer over meerdere werkgevers en administraties of begin bij payroll naar finance.