Payroll naar finance
AFAS AllSolutions koppeling: de loonjournaalpost uit AFAS Profit geboekt in AllSolutions
Met een koppeling tussen AFAS Profit en AllSolutions staat de loonjournaalpost van elke goedgekeurde salarisperiode in AFAS automatisch als boeking in AllSolutions, per werkgever, op de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projecten. Rekeningen die AFAS bij het journaliseren heeft uitgebreid met kostenplaatscodes, vertaalt KoppelHet terug naar het rekeningschema van AllSolutions, zodat finance geen importbestand meer hoeft om te bouwen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die salarissen in AFAS Profit verwerken en financiën en projecten in AllSolutions voeren, boeken het journaaloverzicht na elke periode met de hand in AllSolutions. De rekeningnummers in dat overzicht zijn verlengd met kostenplaatscodes, dus finance zoekt elke maand opnieuw uit welke rekening en kostenplaats bij elkaar horen.
- De salarisadministratie journaliseert de periode in AFAS, zoals nu.
- KoppelHet haalt de loonjournaalpost per werkgever op, met de oorspronkelijke rekeningnummers en de kostenplaatsen en kostendragers als losse gegevens.
- Elke regel krijgt de rekening, kostenplaats en het project van AllSolutions, via vertaaltabellen die finance beheert.
- KoppelHet kiest in AllSolutions het bedrijf dat bij de werkgever hoort en legt de boeking vast in het memoriaaldagboek voor salarissen.
- Finance controleert de boeking in AllSolutions en rondt de verwerking daar zelf af. In het KoppelHet-platform staat per AFAS-periode welke boeking erbij hoort.
Waar je op let bij AFAS Profit en AllSolutions
- AFAS kan rekeningnummers in de loonjournaalpost per werkgever vervangen, bijvoorbeeld verlengd met een kostenplaatscode. AllSolutions kent die verlengde nummers niet en weigert ze. KoppelHet leest daarom de oorspronkelijke rekening en de kostenplaats apart uit AFAS en vertaalt elk naar de eigen code in AllSolutions.
- AFAS geeft per werkgever tot vijf verbijzonderingsassen mee. Welke velden het boekingsscherm van AllSolutions voor een koppeling openzet, bepaalt de organisatie zelf in AllSolutions. Per as leggen we vast op welk veld hij landt, en een as zonder bestemming meldt de koppeling voordat er iets wordt geboekt.
- Twee werkgevers in AFAS zijn in AllSolutions meestal twee bedrijven. Het koppelaccount in AllSolutions start altijd in één bedrijf; KoppelHet wisselt per werkgever naar het juiste bedrijf voordat het journaal wordt vastgelegd.
- AllSolutions controleert een boeking via de koppeling met dezelfde regels als in het scherm. Een onbekend dagboek of een dagboek van de verkeerde soort geeft dezelfde melding die finance zou zien. KoppelHet toont die melding bij de AFAS-periode in het platform.
- Verwerkingsfuncties van AllSolutions zijn niet via de koppeling aan te roepen. De boeking komt klaar te staan zoals bij handmatige invoer, en de verwerkingsstap blijft bij finance.
- AllSolutions maakt via de koppeling één regel per aanroep aan, en boven een vast aantal aanroepen per maand rekent AllSolutions kosten. KoppelHet telt de AFAS-regels daarom eerst op per rekening, kostenplaats en project, in plaats van het journaal per medewerker door te zetten.
- Een correctieperiode die AFAS na goedkeuring van de hoofdperiode verwerkt, wordt in AllSolutions een eigen boeking met de periode in de omschrijving. Finance ziet zo welk bedrag bij de correctie hoort.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen kostenplaatsen en projecten ook van AllSolutions naar AFAS?
Dat kan later als uitbreiding. We beginnen met de loonjournaalpost; daarna kan dezelfde koppeling kostenplaatsen uit AllSolutions in AFAS zetten, zodat HR alleen geldige codes kiest.
Wie stelt in AllSolutions de REST API in?
De REST API is een module die jullie consultant van AllSolutions activeert. Welke schermen en velden openstaan, richten jullie applicatiebeheerders in; wij leveren de lijst met velden die de koppeling nodig heeft.
Wat gebeurt er als een rekening in AllSolutions niet bestaat?
Dan boekt de koppeling de periode niet en staat de melding van AllSolutions in het platform, met de regel erbij. Na een aanpassing in de vertaaltabel zetten we de periode opnieuw door.
Gaat er salarisinformatie per medewerker naar AllSolutions?
Nee. De koppeling boekt totalen per rekening, kostenplaats en project. Het detail per medewerker blijft in AFAS.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- De loonjournaalpost wordt uit AFAS gelezen met een eigen GetConnector op de gegevensverzameling Medewerker journaalpost, die de oorspronkelijke rekeningnummers uit de journaalstructuur bevat.
- AllSolutions via de REST API (module per omgeving). Inloggen met POST /api/v1/Login (gebruikerscode, wachtwoord, ClientId van de interfacecode en een SHA1-signature over gebruiker, ClientId en Secret-ID); het refreshtoken is één keer bruikbaar. Wisselen van bedrijf via de browser MWZBDR met de actie afdelingWijzig. Records via POST /api/v1/{browserlabel}, regels via een shortcut, één record per POST.
- Welke browsers, velden en labels de API kent, richt de klant in met weergaven en instellingen voor de REST API; documentatie wordt per omgeving gegenereerd vanuit Interfaces (MINTFA). Gebruik is gratis tot 20.000 aanroepen per maand.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
Oorspronkelijke rekening (Medewerker journaalpost) | Grootboekrekening | Via een vertaaltabel; niet het vervangen nummer uit het journaaloverzicht |
Kostenplaats | Kostenplaats | Veldnaam volgt het REST API-label dat de klant in AllSolutions instelt |
Kostendrager | Project of kostendrager | Per klant afgesproken |
Bedrag en debet/credit | Bedrag | Decimaal met een punt als scheidingsteken |
Voorkeursdagboek van de werkgever | Dagboek | Moet in AllSolutions bestaan en een memoriaaldagboek zijn |
Werkgever | Inlogbedrijf | Vaste koppeling per werkgever |
Periode, jaar en werkgever | Omschrijving en boekdatum | Maakt de boeking herleidbaar naar AFAS |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit