Kostenplaatsen en administraties
Loonjournaal met meerdere werkgevers en administraties
Met meerdere werkgevers koppelt KoppelHet elke werkgever in AFAS, elk Nmbrs-bedrijf of elke YouForce-opdrachtgever aan een vaste administratie in Exact Online, AllSolutions of 4PS, of aan een subsidiary in Oracle NetSuite. Elk journaal landt zo in de boeken van de eigen werkmaatschappij, in euro, en de consolidatie blijft bij finance.
Wat het is
Een groep met meerdere bv's verloont in één payrollomgeving, maar boekt per werkmaatschappij. In het ERP heet dat een administratie, een bedrijf, een subsidiary of een vestiging. Het journaal van de ene bv hoort nooit in de boeken van de andere.
Zonder vaste koppeling kiest iemand elke maand opnieuw de juiste administratie. Eén verkeerde keuze levert een boeking op die finance moet terugdraaien.
Hoe de koppeling het regelt
- Per werkgever, Nmbrs-bedrijf of YouForce-opdrachtgever leggen we vast in welke administratie het journaal komt. Een run kan nooit in de boeken van een ander bedrijf terechtkomen.
- Elke werkgever wordt een eigen journaal. Een journal entry in NetSuite hoort bij precies één subsidiary.
- Het koppelaccount van AllSolutions start altijd in één bedrijf. KoppelHet wisselt per werkgever naar het juiste bedrijf voordat het journaal wordt vastgelegd.
- Het journaal gaat in euro naar de Nederlandse entiteit. De omrekening naar de groepsvaluta blijft bij de consolidatie.
- Kostenplaatsen worden per paar vergeleken, zodat een kostenplaats van de ene bv niet in de andere wordt gekozen.
- Werkt Visma.net met vestigingen binnen één bedrijf, dan krijgt elke werkgever een vaste vestiging, zodat de loonkosten per werkgever apart in de rapportage staan.
Randgevallen die we meenemen
- Een groeps-ERP zoals Dynamics 365, Unit4 of NetSuite bevat alle landen. De koppeling boekt alleen in het bedrijf of de subsidiary van de Nederlandse entiteit.
- Elk Visma.net-bedrijf heeft een eigen toegang en een eigen API-limiet. KoppelHet verwerkt de Nmbrs-bedrijven daarom na elkaar.
- Een detacheringsentiteit naast de BV is in Nmbrs een eigen bedrijf, en wordt in NetSuite een eigen journaal op de subsidiary die erbij hoort.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet legt de paren van werkgever en administratie bij de start vast en controleert ze bij elke run. Een payrollkantoor dat in Nmbrs werkt, heeft daarbij geen toegang tot het ERP nodig: de koppeling heeft voor beide systemen een eigen toegang. Meerdere entiteiten vallen in onze klasse complex; reken op drie tot zes weken.
Veelvoorkomende koppelingen
Oracle NetSuite → AFAS Profit
Oracle NetSuite AFAS koppeling: loonjournaal op de Nederlandse subsidiary, kostenplaatsen uit NetSuite
AFAS Profit → AllSolutions
AFAS AllSolutions koppeling: de loonjournaalpost uit AFAS Profit geboekt in AllSolutions
Nmbrs → 4PS Construct
Nmbrs 4PS Construct koppeling: loonjournaal na elke run in 4PS, kostenplaatsen terug naar Nmbrs
Oracle NetSuite → Visma Raet YouForce
Oracle NetSuite YouForce koppeling: loonjournaal per run en kostenplaatsen onder controle
Microsoft Dynamics 365 → Visma Raet YouForce
Dynamics 365 YouForce koppeling: kostenplaatsen bewaken en het loonjournaal boeken
Nmbrs → Visma.net ERP
Nmbrs Visma.net ERP koppeling: elke salarisrun als journaal in Visma.net
Microsoft Dynamics 365 → Loket
Dynamics 365 Loket koppeling: dimensies als kostenplaatsen in Loket, journaalresultaten in Dynamics
Veelgestelde vragen
Kan één journaal over twee administraties gaan?
Nee. Elke werkgever wordt een eigen journaal in de eigen administratie of subsidiary.
Heeft ons payrollkantoor toegang tot het ERP nodig?
Nee. De koppeling heeft voor beide systemen een eigen toegang, los van de accounts van het kantoor en van finance.
In welke valuta wordt geboekt?
In euro, naar de Nederlandse entiteit. De omrekening naar de groepsvaluta doet finance bij de consolidatie.
Verder lezen
Meer over Payroll naar finance
Payroll naar finance: het overzicht
Het loonjournaal
Kostenplaatsen en administraties
- Kostenplaatsen uit het ERPFinance beheert de kostenplaatsen, de payroll kiest alleen geldige waarden.
- Meerdere werkgevers en administratiesElke werkgever in de payroll naar de juiste administratie, subsidiary of vestiging.