Payroll naar finance
Nmbrs 4PS Construct koppeling: loonjournaal na elke run in 4PS, kostenplaatsen terug naar Nmbrs
Met een koppeling tussen Nmbrs en 4PS Construct komt het journaal van elke salarisrun per Nmbrs-bedrijf als batch in de juiste 4PS-administratie, gegroepeerd per grootboekrekening en kostenplaats. Kostenplaatsen die finance in 4PS gebruikt, staan ook in Nmbrs, zodat de salarisadministratie alleen codes kiest die in 4PS bestaan.
Wat de koppeling doet
Wie de salarissen in Nmbrs laat draaien, vaak door een extern payrollkantoor, en de boekhouding en projecten in 4PS Construct voert, zet het journaaloverzicht na elke run met de hand in een 4PS-dagboek. Een nieuwe kostenplaats komt soms pas maanden later in Nmbrs, waardoor loonkosten op de verkeerde plek staan.
- Finance maakt in 4PS een nieuwe kostenplaats aan; kort daarna staat die ook in het juiste Nmbrs-bedrijf.
- Het payrollkantoor rondt de run in Nmbrs af, zoals nu.
- KoppelHet haalt het journaal van die run op en telt de regels op per grootboekrekening en kostenplaats.
- Het journaal staat als batch in het salarisdagboek van de 4PS-administratie die bij dat Nmbrs-bedrijf hoort.
- Finance controleert en boekt. Klopt een periode of rekening niet, dan staat de batch met een melding klaar in plaats van half geboekt.
Terug: Kostenplaatsen uit 4PS als kostenplaats in Nmbrs
Waar je op let bij Nmbrs en 4PS Construct
- Eén Nmbrs-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten, en 4PS kan per werkmaatschappij een eigen administratie hebben. We leggen per Nmbrs-bedrijf vast in welke 4PS-administratie het journaal komt; een run van het ene bedrijf kan nooit in de boeken van een ander bedrijf terechtkomen.
- Nmbrs kan het journaal leveren voor het hele bedrijf, per kostenplaats, per afdeling of per medewerker. Voor 4PS kiezen we standaard per kostenplaats, zodat een batch overzichtelijk blijft en het detail per medewerker in Nmbrs staat.
- In 4PS zijn kostenplaatsen dimensiewaarden die finance beheert. KoppelHet leest ze uit 4PS en zet ze in Nmbrs, omdat een koppeling ze in 4PS niet kan aanmaken. Zo is 4PS de enige plek waar een kostenplaats ontstaat.
- Nmbrs staat toe dat een koppeling kostenplaatsen toevoegt en bijwerkt, maar niet verwijdert. Sluit finance een kostenplaats in 4PS, dan blijft hij in Nmbrs bestaan en meldt KoppelHet welke medewerkers er nog op staan.
- Een run over december die in januari wordt gedraaid, hoort in Nmbrs bij het actieve jaar van het bedrijf. KoppelHet controleert jaar en periode tegen de boekingsdatum in 4PS voordat de batch wordt klaargezet, zodat de kosten niet in het nieuwe boekjaar vallen.
- Het payrollkantoor werkt in Nmbrs en heeft geen toegang tot 4PS nodig. De koppeling heeft een eigen toegang tot beide systemen, los van de accounts van het kantoor en van finance.
- Nmbrs stopt in maart 2027 met de oude SOAP-koppelvorm. KoppelHet bouwt het ophalen van het journaal zo dat de overstap naar de REST API aan de 4PS-kant niets verandert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons payrollkantoor draait de runs. Moet het iets anders doen?
Nee. Het ziet nieuwe kostenplaatsen uit 4PS verschijnen in Nmbrs en rondt runs af zoals altijd. Het journaal gaat daarna vanzelf naar 4PS.
Kan het journaal per medewerker in 4PS komen?
Dat kan, omdat Nmbrs het journaal ook per medewerker levert. Het geeft wel veel meer regels per batch en meer salarisdetail in de boekhouding; meestal kiest finance per kostenplaats.
Wat gebeurt er met een correctierun?
Die heeft in Nmbrs een eigen runnummer en komt als aparte batch in 4PS. Zo ziet finance de correctie naast de oorspronkelijke boeking.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de journaalrapportage per bedrijf (SOAP, Reports_GetJournalsReportByCompany, met run, periode, jaar en grootboekrekening). Kostenplaatsen gaan naar Nmbrs via CostCenter_Insert in de SOAP CompanyService. De SOAP API stopt per 1 maart 2027; waar de REST API dezelfde gegevens biedt, stappen we over.
- 4PS Construct draait op Business Central. We schrijven via de Business Central API v2.0 (journals en journalLines met dimensionSetLines, één amount met teken) en lezen dimensionValues (alleen GET). Per company een eigen route in de API.
- Business Central online begrenst API-verzoeken per gebruiker (6.000 per vijf minuten, maximaal 100 operaties per batchverzoek). Een journaal op kostenplaatsniveau blijft daar ruim onder.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
Nmbrs-bedrijf | Company in 4PS | Eén vaste 4PS-administratie per Nmbrs-bedrijf |
Grootboekrekening in het journaal | accountNumber | Via een vertaaltabel als de nummers verschillen |
Debet en credit | amount | Credit wordt negatief |
Kostenplaats | dimensionSetLines (dimensie kostenplaats) | |
Run, periode en jaar | documentNumber en postingDate | Het runnummer voorkomt dat een run twee keer wordt geboekt |
dimensionValue.code en displayName (4PS) | Kostenplaats (code en omschrijving) in Nmbrs | Terugrichting |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning