Organisatie en toegang
HR-data in Power BI: beveiliging per afdeling en privacy
HR-data in Power BI is veilig als managers via beveiliging per rij alleen hun eigen afdeling zien en het model alleen de velden bevat die het rapport nodig heeft. KoppelHet bouwt die beveiliging uit de organisatie in AFAS, Nmbrs of BuddeeHR op en laat BSN, adres, bankrekening en verzuimreden buiten het model.
Wat het is
Een HR-dashboard bevat namen, verzuim en soms salarissen. Wie toegang heeft tot het rapport, ziet zonder beveiliging alles. AFAS zegt dat zelf over zijn dashboards zonder filterautorisatie.
Daarnaast komt er snel meer in het model dan nodig. Een export uit het HR-systeem bevat BSN, adres en bankrekening, terwijl geen rapport die nodig heeft.
Hoe de koppeling het regelt
- KoppelHet bouwt de beveiliging per afdeling op uit de organisatorische eenheden in AFAS, zodat een nieuwe afdeling meteen goed is afgeschermd.
- Beveiliging per rij in Power BI geldt alleen voor lezers, niet voor beheerders en leden van een werkruimte. Het HR-model staat daarom in een eigen werkruimte waar managers alleen lezer zijn.
- BuddeeHR kent per functieperiode een directe en een indirecte leidinggevende. Daaruit bouwt KoppelHet de lijn, zodat een afdelingshoofd zijn eigen mensen en die van zijn teamleiders ziet.
- In de Data API van YouForce kiest de klant per configuratie welke kolommen meegaan. BSN, adressen en privécontactgegevens worden daar al uitgezet, zodat ze YouForce niet verlaten.
- Verzuim gaat mee zonder diagnose of toelichting, en bij Personio alleen het soort afwezigheid, niet de reden.
- Salarissen per persoon zijn alleen zichtbaar voor rollen die dat mogen; managers zien totalen. Vaak volstaat een salarisband in plaats van het bedrag.
Randgevallen die we meenemen
- Velden waar de service user in HiBob geen recht op heeft, laat Bob zonder foutmelding weg. Workday doet hetzelfde met velden buiten de beveiligingsgroep. KoppelHet vergelijkt bij elke run gevraagde en ontvangen velden en meldt het verschil.
- In BambooHR hangt wat de API teruggeeft af van de rechten achter de API-sleutel, en datasets vragen extra rechten. KoppelHet controleert die bij de inrichting, zodat het eerste rapport niet leeg blijft.
- In de oudere Personio-API komen alleen attributen mee die als leesbaar zijn vrijgegeven. Een later toegevoegd attribuut blijft leeg tot iemand het vrijgeeft; KoppelHet meldt een lege kolom.
Wat KoppelHet doet
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. KoppelHet vraagt in het HR-systeem alleen leesrechten op de velden die het rapport nodig heeft, legt vooraf vast wie welke rijen ziet en meldt het als een verwachte kolom leeg binnenkomt.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Power BI
AFAS Power BI koppeling: HR-data uit Profit in Power BI, met historie en eigen beveiliging
Nmbrs → Power BI
Nmbrs koppelen met Power BI: HR- en salarisdata klaar voor rapportage per bedrijf
BuddeeHR → Power BI
Buddee Power BI koppeling: formatie, contracten, verzuim en verloop uit Buddee in één model
Visma Raet YouForce → Power BI
YouForce Power BI koppeling: personeels- en salarisdata uit Visma Raet in één rapportagemodel
HiBob → Power BI
HiBob Power BI koppeling: people-data en werkhistorie uit Bob in Power BI
Workday → Power BI
Workday Power BI koppeling: wereldwijde HR-data in Power BI, met terugwerkende wijzigingen goed verwerkt
Veelgestelde vragen
Welke gegevens komen in het rapport?
Alleen wat het rapport nodig heeft. BSN, adres en bankrekening laten we weg, tenzij er een reden is om ze mee te nemen.
Zien managers alleen hun eigen mensen?
Ja, als ze lezer zijn in de werkruimte. Per bedrijf of afdeling leggen we vast wie welke rijen ziet.
Waarom is een kolom in Power BI ineens leeg?
Meestal is het een rechtenkwestie in het HR-systeem, geen datafout. KoppelHet controleert bij elke run of alle verwachte kolommen gevuld zijn en meldt het verschil.
Meer over HR-data naar BI
HR-data naar BI: het overzicht
Historie en tellen
Organisatie en toegang
- Meerdere werkgevers en landenEén rapport over werkgevers, landen en valuta heen.
- Beveiliging en privacyManagers zien alleen hun eigen afdeling; BSN en diagnose blijven buiten het model.