HR-data naar BI
Buddee Power BI koppeling: formatie, contracten, verzuim en verloop uit Buddee in één model
Met een koppeling tussen BuddeeHR en Power BI staan medewerkers, functieperiodes, fte, contracten, verzuim en vertrokken medewerkers uit Buddee dagelijks in een vast model dat Power BI ververst. HR en directie zien dan formatie, aflopende contracten, verzuim en verloop per afdeling en peildatum, zonder exports uit Buddee in Excel.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Buddee werken en maandelijks formatie, verzuim en verloop aan de directie laten zien, maken daarvoor exports, plakken ze in Excel en rekenen fte en verzuimpercentage zelf uit. Welke tijdelijke contracten binnenkort aflopen, houdt iemand apart bij.
- Er komt een apart Buddee-account voor de koppeling, met leesrechten op de gegevens die in de rapportage horen.
- KoppelHet haalt elke dag medewerkers, functieperiodes, contracturen, contracten en verzuim op, ook van vertrokken medewerkers.
- De gegevens komen in een vast model met een tabel per onderwerp en een datumtabel, zodat elk cijfer op een peildatum te bekijken is.
- Na het ophalen start KoppelHet de verversing van het Power BI-model.
- Leidinggevenden openen het rapport en zien alleen de medewerkers onder hen in de lijn.
Waar je op let bij BuddeeHR en Power BI
- Buddee legt functie, afdeling, locatie, kostenplaats en leidinggevende vast per periode met een begin- en einddatum. KoppelHet neemt al die periodes over, zodat Power BI per peildatum laat zien wie op welke afdeling zat, ook na een reorganisatie.
- Fte en contracturen staan in Buddee bij de arbeidsvoorwaarden, met een begin- en einddatum per wijziging. Standaard geeft Buddee alleen de geldende afspraak mee; KoppelHet haalt ook de eerdere periodes op, zodat de formatie van vorig jaar in Power BI niet met de huidige uren wordt berekend.
- Buddee nummert contracten binnen een dienstverband en geeft aan welk contract het laatste in de reeks is. In Power BI ziet HR zo welke medewerkers in hun derde tijdelijke contract zitten en wanneer dat afloopt, zonder een aparte lijst.
- Wie vertrekt, wordt in Buddee gearchiveerd en valt standaard uit de lijst met actieve medewerkers. Voor verloop zijn juist die mensen nodig, dus KoppelHet haalt gearchiveerde medewerkers met hun einddatum ook op.
- Buddee kent per functieperiode een directe en een indirecte leidinggevende. KoppelHet bouwt daaruit de lijn, zodat een rol in Power BI een afdelingshoofd alleen zijn eigen mensen en die van zijn teamleiders laat zien. Dat geldt voor lezers van de werkruimte, niet voor beheerders.
- Verzuim staat in Buddee als registratie met begin- en einddatum en uren. Een ziekteperiode die over een maandgrens loopt, verdeelt KoppelHet over de maanden, zodat het verzuimpercentage per maand klopt met de uren uit de formatie.
- Buddee bewaart salarissen, looncomponenten en bankgegevens in dezelfde omgeving. Het model krijgt alleen fte en uren uit de arbeidsvoorwaarden, geen bedragen, IBAN of BSN.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Buddee heeft zelf rapportages. Waarom Power BI?
Voor vaste overzichten in Buddee zelf is dat vaak genoeg. Power BI is nodig als HR-cijfers naast financiële of commerciële cijfers moeten staan, of als je historie per peildatum wilt die je zelf kunt uitbreiden.
Kunnen loonkosten later ook in het model?
Ja, als uitbreiding. Dan komen ze bij voorkeur uit het salarisjournaal van de salarisadministratie, niet uit Buddee, zodat de bedragen kloppen met de boekhouding.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Verzuim gaat zonder diagnose of toelichting mee, en alleen leidinggevenden met een rol zien namen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Buddee wordt gelezen via de REST API op api.buddee.nl met een JWT-token na Basic Auth op /auth/token, paginering per 200. Resources employees (ook gearchiveerd, archived_at), employments, positions (job_id, department_id, location_id, manager_id, indirect_manager_id, cost_center_id, start_date, end_date), salaries (fte, parttime_hours, parttime_percentage, work_schedule_type, start_date, end_date), contracts (duration, sequence_number, is_last_in_sequence) en sick-leave-registrations (start_date, end_date, hours).
- Power BI-semantic model in import-modus, ververst via de Power BI REST API. Op gedeelde capaciteit maximaal acht verversingen per dag, ook via de API. Row-level security met rollen op basis van de leidinggevende-lijn; RLS geldt alleen voor de rol Viewer.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
employees.id en number | Tabel medewerkers | Met archived_at als vertrekdatum in het archief |
employments (start_date, end_date) | Tabel dienstverbanden | |
positions (job, department, location, manager, cost_center, start_date, end_date) | Tabel functieperiodes | |
salaries (fte, parttime_hours, work_schedule_type, start_date, end_date) | Tabel formatie | Zonder salarisbedragen |
contracts (duration, sequence_number, is_last_in_sequence, end_date) | Tabel contracten | |
sick-leave-registrations (start_date, end_date, hours) | Tabel verzuim | |
positions.manager_id en indirect_manager_id | Lijn voor beveiliging per leidinggevende | Basis voor de rollen in Power BI |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee