HR-data naar BI
SAP SuccessFactors Power BI koppeling: Employee Central met volledige historie in Power BI
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Power BI staan medewerkers, functie- en organisatiehistorie en kostenplaatsen uit Employee Central in een vast Power BI-model, met alle tijdvakken en niet alleen de stand van vandaag. KoppelHet haalt de gegevens volledig en zonder dubbele of ontbrekende regels op, zodat bezetting en verloop per land en entiteit in Power BI kloppen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in SAP SuccessFactors Employee Central beheren, bouwen een Power BI-rapport vaak rechtstreeks op de OData-feed. Zo'n rapport toont alleen de stand van vandaag, en bij grote aantallen ontbreken soms medewerkers of staan ze er dubbel in.
- SuccessFactors-beheer registreert de koppeling als OAuth-client met een API-gebruiker die alleen mag lezen.
- KoppelHet haalt alle tijdvakken van functie en organisatie op, niet alleen het huidige.
- De gegevens komen in pagina's die de server vasthoudt, zodat een wijziging tijdens het ophalen niets dubbel of weg laat.
- Toekomstige wijzigingen worden apart gemarkeerd, zodat ze niet als huidige stand meetellen.
- KoppelHet ververst het Power BI-model; landen-HR ziet alleen de eigen landen.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Power BI
- SuccessFactors geeft bij een gewone vraag alleen het tijdvak terug dat vandaag geldt. Een Power BI-rapport rechtstreeks op de feed heeft daardoor geen historie. KoppelHet vraagt alle tijdvakken op vanaf een vroege startdatum, zodat bezetting per maand ook voor vorige jaren te berekenen is.
- SuccessFactors levert hooguit 1.000 records per antwoord. Wie zelf bladert, kan volgens SAP records missen of dubbel krijgen als er tijdens het ophalen iets wijzigt. KoppelHet gebruikt de paginering die SAP daarvoor aanraadt, waarbij de server de set vasthoudt.
- SAP markeert basic authentication als verouderd en raadt OAuth met een SAML-assertion aan. De OData-connector van Power BI kent die aanmeldvorm niet. KoppelHet meldt zich aan bij SuccessFactors, zodat Power BI zelf geen wachtwoord van een SuccessFactors-gebruiker hoeft te bewaren.
- Bij een OData-bron met filters in de URL test de Power BI-service de aanmelding zonder die filters. Microsoft adviseert dan de verbindingstest over te slaan. Omdat KoppelHet de gegevens klaarzet, ververst Power BI op een vaste bron en speelt dit niet.
- Wijzigingen ophalen op de datum van laatste wijziging geeft bij tijdvakken in SuccessFactors soms een ander tijdvak terug dan verwacht. KoppelHet laadt de historie daarom eens per week volledig opnieuw en dagelijks de recente wijzigingen, zodat afwijkingen binnen een week verdwijnen.
- In Employee Central kan één persoon meer dan één dienstverband hebben, bijvoorbeeld bij werk voor twee entiteiten. KoppelHet houdt persoon en dienstverband apart in het model, zodat de bezetting in personen en in dienstverbanden allebei te tonen is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Power BI niet gewoon de OData-feed van SuccessFactors lezen?
Voor een snelle verkenning wel. Voor een vast rapport loop je tegen de stand van vandaag, de paginering en de aanmelding aan. KoppelHet lost die drie op en levert Power BI een vast model.
Gebruiken jullie SAP People Analytics of Datasphere?
Niet als dat niet nodig is. Hebben jullie al een SAP-dataplatform, dan kan KoppelHet daarop aansluiten in plaats van een eigen opslag te gebruiken.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De API-gebruiker krijgt alleen leesrechten op de entiteiten die het rapport nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors OData API (v2) voor Employee Central: PerPerson, EmpEmployment, EmpJob en de Foundation Objects FOCompany, FODepartment en FOCostCenter. Historie met fromDate (zonder datumparameters geldt asOfDate van vandaag). Server-side paginering met paging=snapshot; maximaal 1.000 records per antwoord. OAuth 2.0 met SAML bearer assertion.
- Power BI-semantic model in import-modus, ververst via de Power BI REST API. De OData Feed-connector van Power BI ondersteunt anoniem, Windows, basic, Web API-sleutel en organisatieaccount; geen SAML bearer. Row-level security op land en entiteit.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Persoonsleutel | |
EmpEmployment.userId | Dienstverbandsleutel | Eén persoon kan meer dan één dienstverband hebben |
EmpJob (startDate, endDate, company, department, costCenter, jobCode) | Tabel functiehistorie | |
FOCompany | Dimensie entiteit | |
FODepartment | Dimensie afdeling | |
FOCostCenter | Dimensie kostenplaats |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central