HR-data naar BI
AFAS Power BI koppeling: HR-data uit Profit in Power BI, met historie en eigen beveiliging
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Power BI staan medewerkers, dienstverbanden, functiehistorie en verzuim uit AFAS in een vast Power BI-model, per werkgever en over de hele organisatie. AFAS levert zelf Power BI-sjablonen op basis van BI-modellen; KoppelHet komt erbij als je historie per peildatum wilt bewaren, AFAS wilt combineren met andere bronnen of managers alleen hun eigen afdeling mogen zien.
Wat de koppeling doet
Wie AFAS gebruikt, heeft het verzuimdashboard dat AFAS meelevert, maar voor een rapport over formatie en verloop combineert een controller AFAS-lijsten met de begroting uit een ander pakket. Dat is elke maand handwerk, en de stand van vorig jaar is niet terug te zien omdat de lijsten alleen de huidige stand tonen.
- AFAS ververst de BI-laag op het geplande moment. KoppelHet leest daarna alleen de tabellen die het rapport nodig heeft.
- KoppelHet legt elke maand een momentopname vast van wie op die datum in welke functie en afdeling werkte.
- De gegevens komen samen met de begroting in één model, met de werkgever als vaste dimensie.
- Na het laden start KoppelHet de verversing van het Power BI-model.
- Managers openen het rapport en zien alleen de medewerkers van hun eigen afdeling.
Waar je op let bij AFAS Profit en Power BI
- AFAS vult de BI-laag met een geplande taak hooguit twee keer per dag. Een verversing in Power BI die eerder start, laadt de stand van gisteren. KoppelHet ververst het Power BI-model pas nadat AFAS de BI-laag heeft bijgewerkt.
- Zonder filterautorisatie ziet iedereen met toegang tot een AFAS-dashboard alle gegevens erin, volgens AFAS zelf. KoppelHet bouwt de beveiliging per afdeling in het Power BI-model op uit de organisatorische eenheden in AFAS, zodat een nieuwe afdeling meteen goed is afgeschermd.
- AFAS raadt BI-modellen aan voor rapportage en GetConnectoren alleen als gegevens vaker dan eens per tien uur ververst moeten worden, met het risico op de fair-use-grens van de API. KoppelHet gebruikt daarom de BI-modellen voor de grote tabellen en een smalle GetConnector alleen voor wat echt vaker moet.
- De sjablonen van AFAS tonen de stand van nu. Wie wil weten hoeveel mensen vorig jaar in maart op een afdeling werkten, heeft een eigen historie nodig. KoppelHet bewaart elke maand een momentopname buiten AFAS, zodat die vraag ook na een reorganisatie te beantwoorden is.
- Eén AFAS-omgeving kan meerdere werkgevers bevatten, met eigen nummering per werkgever. In het model is de werkgever daarom onderdeel van de sleutel, zodat cijfers per werkgever en voor de groep allebei kloppen.
- Met de actie om een beperkte set regels klaar te zetten laadt AFAS hooguit 1.000 regels per tabel in de BI-laag. KoppelHet test een nieuw veld eerst op die kleine set, voordat de volledige verversing in Power BI meedraait.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon de Power BI-sjablonen van AFAS?
Voor één dashboard op de actuele stand zijn die vaak genoeg. Kies maatwerk als je terug wilt kijken in de tijd, AFAS wilt combineren met andere bronnen of de beveiliging per afdeling wilt laten meebewegen met de organisatie.
Kan Power BI vaker dan twee keer per dag nieuwe AFAS-gegevens tonen?
Alleen voor een klein deel van de gegevens, via een eigen GetConnector. AFAS raadt dat voor grote hoeveelheden af. Voor HR-rapportage is een dagelijkse stand meestal genoeg.
Komen BSN en bankgegevens in Power BI?
Nee. Het BI-model en de GetConnector bevatten alleen de velden die het rapport nodig heeft. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS Profit wordt gelezen via de OData-connector op de BI-laag (BI-modellen), met een gebruikerstoken. Waar nodig aangevuld met een eigen GetConnector via de AFAS Profit REST API. Een Power BI-sjabloon (.pbit) van AFAS vraagt bij openen om de OData-feed-URL en het token.
- Power BI-semantic model in import-modus, ververst via de Power BI REST API na de AFAS-taak. Row-level security met rollen op basis van de organisatorische eenheden; RLS geldt alleen voor lezers in de werkruimte.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever en medewerkernummer | Medewerkersleutel | |
Dienstverband (begin, einde, soort, uren) | Tabel dienstverbanden | |
Functie en organisatorische eenheid per ingangsdatum | Tabel functiehistorie | |
Verzuimmeldingen | Tabel verzuim | |
Organisatorische eenheden met bovenliggende eenheid | Dimensie organisatie | Ook gebruikt voor de beveiliging per afdeling |
Stand op de laatste dag van de maand | Tabel momentopnamen | Door KoppelHet opgebouwd, niet uit AFAS |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit