Reizen en rapportage
Rapportage werkgebonden personenmobiliteit: gegevens uit lease en ov koppelen
Voor de rapportage werkgebonden personenmobiliteit moeten kilometerstanden van leaseauto's, ov-reizen en declaraties per KVK-nummer uit één bron per onderdeel komen. KoppelHet zet de kilometerstanden van Athlon in de module vervoermiddelen van AFAS en koppelt de werkgevers in AFAS, Nmbrs of Workday aan de juridische entiteiten in NS Go, zodat elke reis één keer en bij de juiste werkgever telt.
Wat het is
De rapportage werkgebonden personenmobiliteit vraagt per KVK-nummer gegevens over leaseauto's, eigen auto's en ov. Die gegevens staan verspreid: kilometerstanden bij de leasemaatschappij, ov-reizen bij de mobiliteitsaanbieder en declaraties in het salarissysteem.
Zonder afspraken telt dezelfde reis twee keer, of staat een auto bij de verkeerde werkgever.
Hoe de koppeling het regelt
- AFAS vraagt voor het onderdeel lease regelmatig kilometerstanden per auto, en noemt aanlevering door de leasemaatschappij zelf als reden voor een import. De standen die Athlon maandelijks van berijders vraagt, gaan met de koppeling naar AFAS.
- AFAS rekent jaarkilometers naar rato van de dagen tussen twee standen. Wisselt een auto van berijder, dan neemt KoppelHet de datum van de wissel bij Athlon over, zodat de auto met de juiste datums aan de juiste medewerker hangt.
- AFAS koppelt elke brandstof aan een brandstofsoort en neemt auto's met een grijs kenteken niet mee. KoppelHet zet de brandstof van de Athlon-auto om en markeert bestelauto's.
- NS Go maakt een eigen CO2-rapportage per KVK-nummer. KoppelHet koppelt de werkgever in AFAS of Nmbrs, of de company in Workday, aan de juiste juridische entiteit in NS Go.
- In AFAS hangt het KVK-nummer aan de werkgever, en de rapportage wordt per KVK-nummer gemaakt. Een auto komt via de berijder bij de juiste werkgever, ook als Athlon één klant voor de hele groep heeft.
Randgevallen die we meenemen
- AFAS telt een NS-abonnement dat de werkgever betaalt als zakelijke mobiliteitsdienst, en NS Go rapporteert het ov ook. Kies één bron voor het ov-deel, anders telt dezelfde reis twee keer.
- Nmbrs registreert sinds juli 2024 vervoermiddel en brandstof alleen bij kilometerdeclaraties. Wie ov ook in Nmbrs declareert, telt dubbel; de afspraak wordt dat ov alleen via NS Go loopt.
- De gereden kilometers van leaseauto's staan niet in Nmbrs. Voor dat deel blijven de kilometerstanden in MyAthlon de bron.
- Geeft een berijder zijn stand niet door, dan komt er voor die maand geen stand in AFAS. KoppelHet meldt auto's zonder recente stand.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet spreekt per onderdeel van de rapportage af welk systeem de bron is, en richt de koppelingen daarop in. De rapportage zelf maken AFAS en NS Go; de koppeling zorgt dat de gegevens erin compleet zijn en bij de juiste werkgever staan. De fiscale en rapportageregels blijven bij jullie en de salarisadministratie.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Athlon
AFAS Athlon koppeling: berijders en vertrek naar Athlon, leaseauto's en kilometerstanden terug in AFAS
Nmbrs → Athlon
Nmbrs Athlon koppeling: berijders naar Athlon, leasecontract in de juiste periode in Nmbrs
AFAS Profit → NS Business
AFAS NS Business koppeling: medewerkers naar NS Go, reiskosten per looncode terug in AFAS
Nmbrs → NS Business
Nmbrs NS Business koppeling: medewerkers per bedrijf in NS Go, vertrek op de laatste werkdag
Workday → NS Business
Workday NS Business koppeling: Nederlandse medewerkers automatisch in NS Go, met juridische entiteit en einddatum
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling de rapportage?
Nee. AFAS en NS Go maken de rapportage. De koppeling vult kilometerstanden, brandstof en werkgever, zodat die rapportage compleet is.
Wat als een berijder zijn kilometerstand niet doorgeeft?
Dan komt er voor die maand geen stand in AFAS. KoppelHet meldt auto's zonder recente stand, zodat HR weet waar een stand ontbreekt.
Hoort een bv-wissel bij de nieuwe of de oude entiteit?
Vanaf de datum in dienst bij de nieuwe bv hoort de medewerker bij de nieuwe entiteit. Reizen van daarvoor blijven bij de oude bv in de rapportage.
Meer over Lease en mobiliteit
Lease en mobiliteit: het overzicht
Lease
Reizen en rapportage
- Mobiliteitskaart en ovAanmelden bij Shuttel of NS Business voor de eerste werkdag, afmelden op de laatste.
- Rapportage werkgebonden personenmobiliteitKilometerstanden, ov en brandstof uit één bron per KVK-nummer.