Lease en mobiliteit
AFAS NS Business koppeling: medewerkers naar NS Go, reiskosten per looncode terug in AFAS
Met een koppeling tussen AFAS Profit en NS Business (NS Go) komt elke nieuwe medewerker uit AFAS de volgende dag in NS Go, met adres, werkgever en kostenplaats, en stopt de NS-Business Card op de datum uit dienst. De inhoudingen en vergoedingen uit NS Go gaan per looncode terug naar AFAS als loonmutatie, zodat niemand de payroll-export uit NS Go meer overtypt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die NS Go aanbieden in plaats van een vaste reiskostenvergoeding, zetten nieuwe collega's met een Excel-sjabloon in NS Go en typen de payroll-export elke maand over in AFAS. Een vertrekker blijft zo soms weken in NS Go staan, en een privérit of eerste-klas-upgrade wordt niet altijd ingehouden.
- HR legt in AFAS een nieuwe medewerker vast met adres, werklocatie en kostenplaats.
- De medewerker gaat mee in de dagelijkse import en staat de volgende dag in NS Go bij de juiste juridische entiteit.
- Na een verhuizing of een andere werklocatie in AFAS krijgt NS Go het nieuwe adres, en de medewerker een melding om zijn abonnement te controleren.
- Aan het einde van de periode haalt KoppelHet de kosten per medewerker en looncode op en zet ze als loonmutatie in AFAS.
- De datum uit dienst gaat direct naar NS Go, zodat de kaart op de laatste werkdag stopt.
Terug: Inhoudingen voor privéreizen, eerste-klas-upgrades en kosten boven budget · Vergoedingen zoals kilometer- en thuiswerkvergoeding
Waar je op let bij AFAS Profit en NS Business
- AFAS rekent met het werklocatiepatroon zelf een reiskostenvergoeding uit op de loonstrook. Betaalt NS Go ook woon-werkkilometers of ov-reizen, dan krijgt de medewerker twee keer geld. KoppelHet spreekt per regeling af welk systeem welke vergoeding betaalt, en stuurt alleen die looncodes naar AFAS.
- Voor de rapportage werkgebonden personenmobiliteit telt AFAS een NS-abonnement dat de werkgever betaalt als zakelijke mobiliteitsdienst. NS Go maakt zelf ook een CO2-rapportage per KVK-nummer. Kies één bron voor het ov-deel, anders telt dezelfde reis twee keer mee.
- In AFAS hangt het KVK-nummer aan de werkgever, en de AFAS-rapportage wordt per KVK-nummer gemaakt. NS Go splitst gebruikers en rapportage ook per juridische entiteit. KoppelHet gebruikt de werkgever in AFAS om de juiste entiteit in NS Go te kiezen.
- De payroll-export van NS Go bevat per medewerker de bedragen per looncode, met privéritten gemaskeerd. In AFAS wordt elke looncode een looncomponent. Een NS-looncode zonder afspraak in de vertaaltabel wordt een melding voor HR, geen stille loonregel.
- Een kantooradres in NS Go volgt in AFAS uit de hoofdlocatie in het werklocatiepatroon. Wie in AFAS naar een andere vestiging gaat, krijgt in NS Go een nieuw kantooradres. Dat kan een Traject Vrij-abonnement raken, en NS Go meldt dat aan de medewerker.
- Een registratie die al via het salaris is verrekend, kan in NS Go alleen via HR of support worden teruggedraaid. KoppelHet boekt een periode daarom één keer in AFAS en houdt bij welke regels al verwerkt zijn, zodat een correctie niet dubbel wordt ingehouden.
- AFAS kent de datum uit dienst vaak ruim van tevoren. NS Go toont een vertrek vooruit en zet de kaart op de einddatum stop. De koppeling stuurt de datum direct na vastlegging in AFAS mee.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de reiskostenvergoeding in AFAS dan uitzetten?
Voor medewerkers die met NS Go reizen meestal wel, of in elk geval het ov-deel. Dat besluit HR; de koppeling volgt die afspraak en stuurt alleen de looncodes die erbij horen.
Wat als een looncode van NS Go niet in AFAS bestaat?
Dan zet de koppeling die regel niet door en krijgt HR een melding. Na een aanvulling in de vertaaltabel gaat de regel alsnog mee in dezelfde periode, als die nog open is.
Zien we in AFAS welke privéritten iemand maakte?
Nee. NS Go maskeert privéritten in het transactieoverzicht. In AFAS komt alleen het bedrag per looncode.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, adressen, werkgever, kostenplaats en dienstverband, gefilterd op wijzigingsdatum, onder een eigen app connector.
- Loonmutaties gaan naar AFAS via de UpdateConnector HrCompMut. Die controleert niet op dubbelen; KoppelHet registreert per periode en medewerker wat al geboekt is.
- NS Go ondersteunt volgens NS een dagelijkse import van een gegevensbestand of een directe API-koppeling, en een payroll-export per periode als Excel met een tabblad per looncode en een transactieoverzicht. NS publiceert geen technische API-documentatie; de aansluiting spreken we per klant met NS af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in NS Business | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (medewerkernummer) | Personeelsnummer | Vaste sleutel in beide richtingen |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | Voornaam en achternaam | |
E-mail werk | E-mailadres | |
Woonadres | Thuisadres | |
Hoofdlocatie uit het werklocatiepatroon | Kantooradres | |
Werkgever (met KVK-nummer) | Juridische entiteit | |
Kostenplaats | Kostenplaats | |
Datum in dienst en datum uit dienst | Start- en einddatum dienstverband | |
Looncomponent (terug) | Looncode uit de payroll-export | Via een vertaaltabel die HR beheert |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit