Lease en mobiliteit
Nmbrs NS Business koppeling: medewerkers per bedrijf in NS Go, vertrek op de laatste werkdag
Met een koppeling tussen Nmbrs en NS Business (NS Go) staat elke nieuwe medewerker uit Nmbrs de volgende dag in NS Go, onder het juiste bedrijf en met woonadres en kostenplaats. Vertrek, verhuizing en een andere afdeling in Nmbrs gaan vanzelf mee, zodat HR het gebruikersbeheer in NS Go niet meer met de hand bijhoudt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met meerdere bv's in één Nmbrs-omgeving die medewerkers een NS-Business Card geven via NS Go, voegen nieuwe collega's vaak met de hand toe in NS Go. Kiest HR daarbij de verkeerde entiteit, dan komen kosten en CO2-rapportage bij de verkeerde bv terecht.
- HR voert de nieuwe medewerker in Nmbrs in, bij de bv waar hij in dienst komt.
- Nmbrs meldt de wijziging en KoppelHet zet de medewerker klaar voor de volgende import van NS Go.
- De volgende dag staat de medewerker in NS Go bij de juiste juridische entiteit en kostenplaats en kan hij de kaart aanvragen.
- Een verhuizing of andere afdeling in Nmbrs gaat de volgende dag mee naar NS Go.
- Het einde van het dienstverband gaat mee zodra HR het invoert, en de kaart stopt op die datum.
Waar je op let bij Nmbrs en NS Business
- Eén Nmbrs-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten, elk met eigen personeelsnummers. NS Go splitst gebruikers en de CO2-rapportage per juridische entiteit en KVK-nummer. KoppelHet neemt het Nmbrs-bedrijf als entiteit mee, zodat twee medewerkers met hetzelfde nummer bij verschillende bv's niet door elkaar lopen.
- Wie bij een bv-wissel in Nmbrs uit dienst gaat bij de ene en in dienst komt bij de andere bv, zou in NS Go een nieuwe gebruiker worden. KoppelHet herkent dezelfde persoon en verplaatst hem naar de nieuwe entiteit, zodat zijn kaart en reishistorie blijven.
- Nmbrs registreert sinds juli 2024 bij kilometerdeclaraties het vervoermiddel en de brandstof, voor de rapportage werkgebonden personenmobiliteit. NS Go maakt voor ov en deelvervoer een eigen CO2-rapportage. Een medewerker die ov-kosten ook in Nmbrs declareert, telt dan dubbel; de afspraak wordt dat ov alleen via NS Go loopt.
- Nmbrs kent vaste looncodes voor reiskosten, zoals de onbelaste ov-vergoeding. NS Go betaalt via de payroll-export ook ov-kosten en kilometers terug. Een vaste reiskostenvergoeding in Nmbrs moet dus stoppen of omlaag voor wie met NS Go reist; de koppeling meldt nieuwe NS Go-gebruikers die er nog een hebben.
- Nmbrs meldt wijzigingen direct, NS Go importeert één keer per dag. KoppelHet verzamelt de wijzigingen van een dag en levert ze in één keer, zodat een medewerker die op één dag twee keer wordt aangepast niet half in NS Go staat.
- De koppeling leest in Nmbrs alleen medewerkers, adressen en dienstverbanden en komt niet bij salaris of loonstroken. Naar NS Go gaat alleen wat NS Go nodig heeft, zonder BSN of bankrekening.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de reiskosten uit NS Go ook naar Nmbrs?
Dat kan als uitbreiding. De payroll-export van NS Go bevat de bedragen per looncode; die kunnen als looncomponent in Nmbrs komen. We beginnen met de medewerkers, omdat een vergeten vertrek het meeste kost.
Wat als een medewerker zijn adres in NS Go wil wijzigen?
NS Go verwijst hem naar HR. HR past het adres aan in Nmbrs, of de medewerker doet dat via de selfservice van Nmbrs, en de volgende dag staat het in NS Go.
Hoort een bv-wissel in NS Go bij de nieuwe of de oude entiteit?
Vanaf de datum in dienst bij de nieuwe bv hoort de medewerker bij de nieuwe entiteit. Reizen van daarvoor blijven bij de oude bv in de rapportage.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerkers, adressen, dienstverbanden en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- NS Go ondersteunt volgens NS een dagelijkse import van een gegevensbestand of een directe API-koppeling voor in- en uitdienst, functie en adres. NS publiceert geen technische API-documentatie; formaat en velden spreken we per klant met NS af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in NS Business | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijf en personeelsnummer | Personeelsnummer | Personeelsnummers zijn in Nmbrs per bedrijf; samen vormen ze de sleutel |
Roepnaam | Voornaam | |
Tussenvoegsel en achternaam | Achternaam | |
Zakelijk e-mailadres | E-mailadres | |
Woonadres | Thuisadres | |
Bedrijf | Juridische entiteit | Via een tabel van Nmbrs-bedrijf naar KVK-nummer |
Afdeling en kostenplaats | Kostenplaats | |
Begin- en einddatum dienstverband | Start- en einddatum dienstverband |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning