Lease en mobiliteit
Workday NS Business koppeling: Nederlandse medewerkers automatisch in NS Go, met juridische entiteit en einddatum
Met een koppeling tussen Workday en NS Business (NS Go) staan de Nederlandse medewerkers uit Workday automatisch in NS Go, met werk- en woonadres, kostenplaats en de juiste juridische entiteit. Een vertrek dat HR vooruit in Workday vastlegt, staat ook in NS Go vooruit klaar, zodat de NS-Business Card op de laatste werkdag stopt.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers in Workday beheert en de Nederlandse collega's met NS Go laat reizen, zet nieuwe collega's met een Excel-bestand in NS Go en zoekt na een verhuizing of vertrek zelf uit of het abonnement nog klopt. In NS Go staan dan mensen die al weg zijn, en ontbreken mensen die al begonnen zijn.
- HR rondt in Workday de indiensttreding af van een medewerker bij een Nederlandse vennootschap.
- KoppelHet selecteert alleen medewerkers van de Nederlandse vennootschappen en zet ze in het bestand voor de dagelijkse import van NS Go.
- De volgende dag staat de medewerker in NS Go bij de juiste juridische entiteit en kostenplaats, en kan hij de NS-Business Card aanvragen.
- Verhuist de medewerker of gaat hij op een andere locatie werken, dan krijgt NS Go het nieuwe woon- of kantooradres.
- Zodra HR een beëindiging in Workday afrondt, krijgt NS Go de einddatum, ook als die nog weken in de toekomst ligt.
Waar je op let bij Workday en NS Business
- NS Go maakt de CO2-rapportage voor werkgebonden personenmobiliteit per KVK-nummer. In Workday heet een vennootschap een company en staat er geen KVK-nummer bij elke medewerker. KoppelHet koppelt elke Nederlandse company aan de juridische entiteit in NS Go, zodat de reizen in het juiste rapport tellen.
- Workday bevat ook medewerkers in andere landen, die geen NS-Business Card krijgen. De koppeling stuurt alleen medewerkers van de Nederlandse companies door, zodat buitenlandse collega's niet in NS Go terechtkomen en hun persoonsgegevens Workday niet verlaten.
- In Workday rondt HR een beëindiging vaak weken voor de laatste werkdag af. NS Go kan een vertrek vooruit tonen, zoals 'over 5 dagen uit dienst'. KoppelHet stuurt de einddatum dus direct mee, en niet pas op de dag zelf.
- Een NS-Business Card ligt binnen tien werkdagen op de deurmat, soms na goedkeuring. Een nieuwe medewerker die in Workday met een startdatum in de toekomst staat, gaat daarom al naar NS Go zodra de indiensttreding is afgerond.
- Een nieuw woon- of kantooradres kan betekenen dat een Trein Vrij- of Traject Vrij-abonnement niet meer past. Workday legt het kantoor vast als locatie; KoppelHet stuurt het adres van die locatie als kantooradres naar NS Go, zodat de medewerker de melding over zijn abonnement krijgt.
- NS Go maakt per periode een export met kosten per looncode voor de salarisverwerking. Bij een internationale organisatie draait de Nederlandse payroll meestal niet in Workday zelf. Die export hoort dan bij de Nederlandse salarisverwerker, niet bij deze koppeling.
- Medewerkers kunnen in NS Go hun persoonsgegevens niet zelf aanpassen; NS Go verwijst ze naar HR. Workday blijft dus de enige plek waar naam en adres veranderen, en de koppeling zet de wijziging de volgende dag door.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon het Excel-bestand van NS Go blijven uploaden?
Handmatig gebruikersbeheer in NS Go werkt met een Excel-sjabloon dat HR zelf vult. Met de koppeling is Workday leidend, gaan wijzigingen elke dag mee en hoeft niemand bij te houden wie er vertrekt.
Gaan buitenlandse medewerkers ook naar NS Go?
Nee. Alleen medewerkers van de Nederlandse companies gaan mee. Werkt iemand uit het buitenland langere tijd in Nederland, dan spreken we af hoe dat in Workday zichtbaar is.
Gaan de reiskosten ook terug naar Workday?
Meestal niet. De kosten per looncode horen bij de Nederlandse salarisverwerking. Draait die buiten Workday, dan kan dat een aparte koppeling van NS Go naar de payroll worden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport onder een Integration System User, op afgeronde business processes (Hire, Change Job, Change Home Contact Information, Terminate), gefilterd op Nederlandse companies.
- NS Go ondersteunt volgens NS een dagelijkse import van een gegevensbestand of een directe API-koppeling voor in- en uitdienst, functie en adres. NS publiceert geen technische API-documentatie; bestandsformaat en velden spreken we per klant met NS af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in NS Business | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Personeelsnummer | Vaste sleutel; NS Go toont in exports alleen dit nummer |
Preferred_Name (voornaam en achternaam) | Voornaam en achternaam | |
Werk-e-mail | E-mailadres | Voor de uitnodiging en het inloggen |
Business_Title | Functie | |
Home address (primair) | Thuisadres | |
Location (adres) | Kantooradres | |
Cost_Center | Kostenplaats | |
Company | Juridische entiteit | Via een tabel van Workday-company naar KVK-nummer |
Hire_Date en Termination_Date | Start- en einddatum dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors