Verzuimmelding (SIVI)
AFAS Visma Verzuim koppeling: medewerkers en ziekmeldingen automatisch
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Visma Verzuim staan nieuwe medewerkers, afdelingen en ziekmeldingen uit AFAS automatisch in de verzuimapplicatie. Casemanager en arbodienst werken dan met dezelfde gegevens als HR, en niemand hoeft een ziek- of betermelding nog een tweede keer in te voeren.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die ziekte in AFAS Profit registreren en de verzuimbegeleiding met arbodienst en casemanager in Visma Verzuim laten lopen, typen nieuwe medewerkers en elke ziekmelding nog eens over in de verzuimapplicatie. Na een reorganisatie kloppen de afdelingen in Visma Verzuim niet meer.
- HR voert een nieuwe medewerker in in AFAS. Die staat kort daarna ook in Visma Verzuim, met afdeling en leidinggevende.
- De leidinggevende of HR meldt een medewerker ziek in AFAS. Visma Verzuim krijgt de ziekmelding met de eerste ziektedag.
- Gaat de medewerker deels weer aan het werk, dan wordt de wijziging in het verzuimpercentage met de juiste ingangsdatum doorgegeven.
- Sluit HR de ziekmelding af in AFAS, dan staat de betermelding met de datum hersteld in Visma Verzuim.
- Gaat iemand uit dienst, dan krijgt hij in Visma Verzuim een einddatum en blijft een lopend dossier bewaard.
Waar je op let bij AFAS Profit en Visma Verzuim
- AFAS legt bij ziekte vast hoeveel procent iemand aanwezig is, de verzuimapplicatie werkt met een percentage verzuim. De koppeling rekent het ene om naar het andere, zodat wie voor de helft werkt ook als voor de helft ziek wordt gemeld.
- Een ziekmelding in AFAS kan meerdere regels hebben, elk met een eigen datum en percentage. Elke regel wordt een aparte wijziging in Visma Verzuim, met de ingangsdatum van die regel.
- Heeft een medewerker in AFAS meerdere dienstverbanden, dan hangt het verzuim aan het juiste dienstverband in Visma Verzuim, omdat daar per dienstverband maar één verzuimgeval tegelijk open mag staan.
- Visma Verzuim kan gegevens ontvangen via de SIVI-verzuimstandaard of via een eigen koppelvorm. Voor de dagelijkse stand van medewerkers en afdelingen gebruiken we die eigen vorm; voor ziek- en betermeldingen kan ook SIVI, als jullie dat al met de arbodienst gebruiken.
- Adres en telefoon van de medewerker gaan mee omdat de arbodienst die gebruikt; salaris en bankgegevens niet.
- Visma Verzuim zet klanten over op de nieuwe verzuimapplicatie BlueVi. Bij die overstap blijft de AFAS-kant gelijk; alleen de aansluiting aan de verzuimkant passen we aan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Meldt de leidinggevende nog ziek in AFAS of in Visma Verzuim?
In AFAS. Daar begint de ziekmelding, en de koppeling zet haar door naar Visma Verzuim. Zo hoeft niemand dubbel in te voeren.
Wat gebeurt er met verzuimdossiers als iemand uit dienst gaat?
De medewerker krijgt in Visma Verzuim een einddatum. Het dossier blijft bestaan, ook als de medewerker ziek uit dienst gaat.
Gaan er medische gegevens van AFAS naar Visma Verzuim?
Nee. De koppeling stuurt alleen de gegevens voor de ziekmelding zelf. Medische informatie legt de arbodienst vast in de verzuimapplicatie, niet in AFAS.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met GetConnectors op organisatorische eenheden, medewerkers, dienstverbanden en verzuimboekingen, gefilterd op wijzigingsdatum.
- Verzuimvelden in AFAS (zoals in de UpdateConnector HrIllness) zijn onder meer begindatum (DaBe), einddatum (DaEn), percentage (PsPc) en dienstverband (EnSe). Verloopregels worden aparte mutaties.
- Aan de kant van Visma Verzuim kan de koppeling via de Data Exchange, via OData of via het SIVI-verzuimbericht.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Visma Verzuim | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | Werknemer-ID | Vaste sleutel in beide systemen |
Dienstverband (EnSe) | Dienstverband | Nodig bij medewerkers met meer dan één dienstverband |
Organisatorische eenheid | Afdeling | |
Leidinggevende | Leidinggevende of contactpersoon | |
Begindatum verzuim (DaBe) | Eerste ziektedag | |
Percentage aanwezigheid (PsPc) | Percentage verzuim | Omgerekend: AFAS legt aanwezigheid vast, de verzuimapplicatie verzuim |
Einddatum verzuim (DaEn) | Datum hersteld | |
Contracturen per week | Contracturen |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit