Gewerkte uren en toeslagen komen alleen goed in de salarisverwerking als elke uursoort uit de planning vooraf aan één looncomponent in het salarissysteem is gekoppeld. Die vertaaltabel, vastgelegd met de salarisadministratie vóór de eerste verloning, bepaalt of een uur uit Dyflexis, Quinyx, Planday of Protime als het juiste looncomponent in AFAS, Visma Raet YouForce, Loket of Nmbrs landt.
Dit artikel gaat over die vertaling: waarom ze nodig is, welke keuzes erin zitten en waar het in de praktijk misgaat. Het bredere verhaal over uren naar salaris staat op de pagina gewerkte uren en toeslagen naar salaris.
Waarom planning en salaris elkaar niet verstaan
Een planningssysteem en een salarissysteem beschrijven dezelfde uren op een andere manier. Dyflexis geeft elk onderdeel van de uren een eigen naam. Loket herkent een looncomponent aan een nummer. Planday werkt met salariscodes, YouForce met elementcodes, en Deputy met exportcodes die in AFAS een looncomponent moeten worden.
Zonder vertaling heb je twee mogelijkheden: iemand zet elke maand een export om met de hand, of uren komen op het verkeerde component terecht. Beide merk je pas op de loonstrook.
Voorbeelden van de vertaling die we per klant vastleggen:
- een kolom uit Dyflexis naar een looncomponentnummer in Loket;
- een salariscode uit Planday naar een elementcode in YouForce;
- een exportcode uit Deputy naar een looncomponent in AFAS.
Uren sturen, geen bedragen
Sommige planningssystemen rekenen zelf een bedrag uit. Planday doet dat per dienst. AFAS rekent het loon zelf, met de cao en eigen tarieven. Stuur je allebei, dan bestaan er twee waarheden over hetzelfde loon.
KoppelHet stuurt daarom uren per soort. Rekent de planning al een bedrag uit en rekent het salarissysteem zelf, dan laten we dat bedrag weg. Het salarissysteem blijft leidend voor het loon.
Toeslagen vragen een extra keuze. Een toeslag in tijd gaat als uren, een toeslag in geld als looncomponent. Zo verloont bijvoorbeeld Nmbrs elk onderdeel op de manier waarvoor het is ingericht.
Optellen zoals het salarissysteem het wil
Een vertaaltabel zegt welk component, maar ook het niveau van de aanlevering moet passen. YouForce neemt een totaal per looncomponent, datum en dienstverband. Protime levert minuten per dag, die we per salarisperiode optellen voordat ze naar bijvoorbeeld AFAS gaan. Bij een koppeling van Protime met AFAS doet de koppeling die omrekening, zodat de salarisadministratie dat niet met de hand hoeft te doen.
Werk je met meerdere werkgevers of bv's, dan hoort bij de vertaling ook de bestemming. De vestiging of afdeling in de planning bepaalt naar welke werkgever in AFAS of welk bedrijf in Nmbrs de uren gaan.
Randgevallen die je vooraf wilt kennen
De meeste fouten zitten in situaties die maar een paar medewerkers raken. Een paar uit de praktijk:
- Uursoort zonder looncomponent. Komt er een nieuwe uursoort in de planning die nog niet in de tabel staat, dan meldt de koppeling dat. Zo vallen er geen uren ongezien weg.
- Deeltijders in AFAS. AFAS verwerkt uursoorten per dag alleen voor medewerkers met een rooster per dag. Voor deeltijders met een rooster in uren per week boeken we loonmutaties per periode.
- Nachtdienst over middernacht. De dienst valt op de dag waarop hij volgens het rooster hoort, zodat de toeslag in de juiste periode valt.
- Uurloner en vaste kracht. Bij een uurloner kan een toeslaguur meetellen als gewerkt uur, bij een vaste kracht niet. Per contracttype controleren we dat een toeslaguur niet ook als gewerkt uur wordt betaald.
- Andere kostenplaats in YouForce. Een looncomponent draagt via deze route alleen een code, een waarde en een ingangsdatum. Uren op een andere kostenplaats regelen we met een eigen looncomponent of met de kostenverdeling in YouForce.
Meerdere werkgevers en dubbele boekingen
Bij meerdere werkgevers of bv's gaan de uren naar de juiste werkgever in AFAS of het juiste bedrijf in Nmbrs, op basis van de vestiging of afdeling in de planning. Dubbele boekingen vangt de koppeling af, en goedgekeurde uren gaan zonder handwerk over. Hoe late en gewijzigde uren daarna lopen, lees je in urencorrecties na de afsluiting van de salarisperiode.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform. De vertaaltabel van uursoort naar looncomponent leggen we samen met de salarisadministratie vast, voor de eerste verloning. Alleen uren die in de planning zijn goedgekeurd of afgetekend gaan over, meestal dagelijks met een laatste run vlak voor de afsluiting. Per periode zetten we de status terug, zodat de planner ziet wat er is geboekt. Reken als indicatie op twee tot vier weken tot livegang.
Voorbeelden van koppelingen in dit onderwerp: Dyflexis met Loket, Quinyx met AFAS en Planday met YouForce. Meer over het hele proces staat op de pagina verlof, verzuim en uren, en over de opbouw van looncomponenten zelf op looncomponenten in de payrollkoppeling.