Verlof, verzuim en uren
Protime AFAS koppeling: berekende uren en afwezigheid naar de salarisverwerking, medewerkers en contracten terug
Met een koppeling tussen Protime en AFAS Profit gaan de berekende en gevalideerde uren uit Protime per periode als loonmutatie naar AFAS, en goedgekeurde afwezigheid als verlofboeking. Andersom komen nieuwe medewerkers en contracten met contracturen uit AFAS in Protime, zodat tijdregistratie en salaris van hetzelfde contract uitgaan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die aanwezigheid in Protime registreren en salaris in AFAS Profit verwerken, draaien elke maand een rapport uit Protime, rekenen minuten om naar uren en voeren overuren en toeslagen met de hand in. Nieuwe medewerkers staan al in AFAS, maar kunnen pas klokken als ze ook in Protime zijn aangemaakt.
- HR legt een nieuwe medewerker met contract en rooster vast in AFAS. KoppelHet zet de persoon en het contract met contracturen in Protime.
- Medewerkers klokken in Protime. Protime berekent per dag de aanwezigheid, de normale uren en eventuele extra uren.
- Extra uren buiten het rooster worden in Protime gevalideerd door de leidinggevende.
- KoppelHet telt de berekende en gevalideerde uren per medewerker en soort op over de salarisperiode en boekt ze als loonmutatie in AFAS.
- Goedgekeurde afwezigheid uit Protime komt als verlofboeking in AFAS.
Terug: Nieuwe medewerkers en uitdiensttreding · Contract met contracturen, voltijdsuren en werkdagen per week
Waar je op let bij Protime en AFAS Profit
- Protime rekent alles in minuten per dag; AFAS boekt loonmutaties per looncomponent en periode. KoppelHet telt de minuten per medewerker en soort op over de salarisperiode en rekent ze om naar uren, zodat afronding per dag geen verschil oplevert.
- Protime levert drie soorten weekuren waarvan de betekenis per klant in myProtime is ingericht, bijvoorbeeld overuren of ploegentoeslag. Welke soort bij welk looncomponent in AFAS hoort, leggen we vast voor de eerste salarisrun.
- Uren buiten het rooster of de stamtijd komen in Protime eerst klaar te staan voor validatie. Pas na goedkeuring ontstaan gevalideerde uren. KoppelHet boekt alleen die als overuren in AFAS, zodat een vergeten uitklok niet als overwerk wordt uitbetaald.
- Een contract in Protime vraagt contracturen, voltijdsuren en werkdagen per week, plus een contractperiode van een veelvoud van zeven dagen. KoppelHet rekent het AFAS-rooster om, en een rooster met een even en oneven week wordt een contractperiode van veertien dagen.
- Saldi en afwezigheid zijn in Protime via de API alleen te lezen. Een verlofsaldo uit AFAS kan de koppeling dus niet in Protime zetten. Wij spreken af dat Protime de afwezigheid registreert en AFAS het saldo bijhoudt op basis van de verlofboekingen.
- Protime kan een medewerker vinden op het personeelsnummer als externe referentie. KoppelHet gebruikt daarvoor het AFAS-personeelsnummer, zodat er geen aparte vertaaltabel van Protime-id's naar AFAS-medewerkers nodig is.
- Een nachtdienst die over middernacht loopt, boekt Protime op de dag volgens het rooster. KoppelHet neemt die dag over, zodat de dienst van de laatste avond van de maand in de AFAS-periode van die maand valt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat glijtijd ook naar AFAS?
Alleen als jullie glijtijd uitbetalen. Protime houdt het glijtijdsaldo apart bij; standaard blijft het daar en gaan alleen uren naar AFAS die als loon moeten worden uitbetaald.
Wat met medewerkers in België?
Die blijven buiten deze koppeling als hun salaris niet in AFAS wordt verwerkt. KoppelHet stuurt alleen uren van medewerkers die in AFAS bestaan en meldt de rest apart.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Protime wordt gelezen via de Protime API (REST, /connector/protimeapi/api/v1/, OAuth 2.0 met scopes) uit de collecties calculated-totals (normalTimeDurationInMinutes, weeklyHours1-3DurationInMinutes, payPeriodHoursDurationInMinutes, flextimeBalanceInMinutes), paid-presences, validated-hours en absences (approvalLevel, isLocked). De datumfilter is maximaal een jaar; wijzigingen via delta of webhooks. Medewerkers zoeken we op met ?externalReferences=(people,@employee-number).
- Naar Protime schrijven we personen via personal-information en contracten via POST /contracts (scope connector-protimeapi-contracts.write) met contractHoursInMinutes, fullTimeEquivalentInMinutes, numberOfWorkingDaysPerWeek, numberOfDaysInContractPeriod (7 tot 364, veelvoud van 7) en kind. Counters en absences hebben alleen leesendpoints.
- Naar AFAS gaan uren via de UpdateConnector HrCompMut (correcties via HrCompMutGUID) en verlof via HrAbsence. Medewerkers en dienstverbanden komen uit een eigen GetConnector op wijzigingsdatum.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Protime | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
@employee-number (externe referentie) | Medewerker (EmId) | Het AFAS-personeelsnummer is de sleutel in Protime |
weeklyHours1-3, payPeriodHoursDurationInMinutes | Looncomponent in HrCompMut | Per soort uren een looncomponent, in minuten omgerekend naar uren |
Validated hours | Looncomponent overuren | |
date (per dag) | Periode van de loonmutatie | |
Absence (approvalLevel Approved) | Verlofboeking (HrAbsence) | Per afwezigheidsdefinitie een type verlof |
contractHoursInMinutes | Uren per week (rooster) | Uren uit AFAS omgerekend naar minuten |
fullTimeEquivalentInMinutes | Voltijdsuren van de cao of functie | |
numberOfWorkingDaysPerWeek | Dagen per week (rooster) | |
from en until (contract) | Begin- en einddatum dienstverband |
Gerelateerd
ADP iHCM → Protime
ADP iHCM Protime koppeling: medewerkers en contract uit ADP in Protime, berekende uren per loonperiode terug naar ADP
ADP Workforce Now → Protime
ADP Workforce Now Protime koppeling: werkers, contracten, afdeling en werklocatie uit ADP in Protime
BambooHR → Protime
BambooHR Protime koppeling: medewerkers en contract uit BambooHR in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug als verlof
Dayforce → Protime
Dayforce Protime koppeling: medewerkers, contract en historie van afdeling en locatie uit Dayforce in Protime