Verlof, verzuim en uren
Planday YouForce koppeling: gewerkte uren per dienstverband naar de salarisverwerking
Met een koppeling tussen Planday en Visma Raet YouForce gaan de goedgekeurde uren en toeslagen uit Planday per dienstverband en per looncomponent naar YouForce, zonder exportbestand. Medewerkers, contracturen en datums uit dienst komen uit YouForce in Planday, zodat de planning en de salarisverwerking van dezelfde dienstverbanden uitgaan.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die in Planday roosteren en in Visma Raet YouForce verlonen, exporteren de uren aan het eind van de periode naar Excel, waarna de salarisadministratie ze per looncomponent invoert. Wie twee contracten heeft, krijgt de uren dan soms op het verkeerde dienstverband.
- HR legt in YouForce een nieuwe medewerker of contractwijziging vast, ook als die pas later ingaat.
- KoppelHet zet de medewerker in Planday met afdeling, contracturen en het dienstverbandnummer als salarisnummer.
- Managers keuren de diensten goed. Na de periode haalt KoppelHet de goedgekeurde uren op, zonder onbetaalde pauzes.
- De uren gaan per dienstverband, looncomponent en datum naar YouForce.
- KoppelHet volgt de verwerking in YouForce en meldt afgewezen regels in het platform.
Terug: Nieuwe medewerkers met afdeling · Contracturen op de ingangsdatum van een wijziging · Datum uit dienst
Waar je op let bij Planday en Visma Raet YouForce
- YouForce neemt uren aan per dienstverband, niet per persoon. Planday heeft per medewerker een salarisnummer, en kan per afdeling een ander nummer vastleggen. KoppelHet zet daarin het YouForce-dienstverbandnummer, zodat iemand met een seizoenscontract en een vast contract zijn uren op het juiste dienstverband krijgt.
- Planday geeft per dienst de pauzes mee, met per pauze of die betaald is. YouForce verwacht het aantal te betalen uren. KoppelHet trekt de onbetaalde pauzes van de dienstduur af voordat de uren naar YouForce gaan, zodat de salarisadministratie dat niet per dienst hoeft te controleren.
- In Planday stellen beheerders salariscodes in per diensttype, medewerkersgroep en toeslag. YouForce kent looncomponenten met een eigen elementcode. De vertaling van salariscode naar elementcode leggen we vast met de salarisadministratie; een code zonder vertaling gaat niet door en geeft een melding.
- Een aanlevering aan YouForce krijgt eerst een ticketnummer, en wordt daarna verwerkt of afgewezen. KoppelHet vraagt per ticket de uitkomst op. Een afgewezen urenregel staat met de reden uit YouForce in het platform, zodat de planning de dienst in Planday kan corrigeren voor de salarisrun.
- YouForce kent geplande wijzigingen, zoals een urenuitbreiding per volgende maand. In Planday heeft het koppelen van contracturen aan een medewerker geen ingangsdatum. KoppelHet bewaart de geplande wijziging en voert die in Planday door op de ingangsdatum zelf, zodat de planning niet te vroeg met de nieuwe uren rekent.
- Planday rekent contracturen in uren per maand, YouForce legt per dienstverband een werkrooster per dag of per week vast. KoppelHet rekent het rooster om naar uren per maand, en kiest daarbij de contractregel in Planday die bij het aantal uren past.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan verlofrechten uit YouForce ook naar Planday?
Dat kan later als uitbreiding. YouForce levert verlofrechten per dienstverband en verlofsoort, en Planday kan correcties op een vakantierekening boeken. We beginnen met uren en medewerkers.
Wat gebeurt er met uren die na de afsluiting nog worden goedgekeurd?
Die gaan in de volgende ronde naar YouForce, met de datum van de dienst. Hoe YouForce een datum in een afgesloten periode verrekent, spreken we vooraf af met de salarisadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Planday wordt gelezen via de Payroll API (GET /payroll/v1.0/payroll met departmentIds, from, to en shiftStatus=Approved; shiftsPayroll met breaks (duration, isPaid) en supplements (salaryCode, duration)). Salarisnummers per afdeling via PUT /pay/v1.0/salaryIdentifiers/employees/{employeeId}/departments/{departmentId}. OAuth 2.0; per portaal 750 verzoeken per minuut.
- Uren gaan naar YouForce via de WFM API, POST /v1.0/PayComponents/{employment} met elementCode, value en effectiveDate; het antwoord bevat een ticketId, en GET /v1.0/PayComponents/{ticketId}/status geeft status en errorMessage. Scope Youforce-WFM:Write_Basic. Medewerkers, dienstverbanden, geplande wijzigingen (Employments/PlannedChanges) en werkroosters (EmploymentWorkSchedules) worden gelezen met de scope Get_Basic, op de laatste synchronisatiedatum.
- Naar Planday schrijven we via de HR API (employees met departments, employeeGroups, workHours en contractRulesRuleId; deactivate met date) en de Contract Rules API (PUT /contractrules/v1.0/employees/{employeeId}).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Planday | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
salaryIdentifier (per afdeling) | employmentCode | Het dienstverbandnummer, niet het persoonsnummer |
salaryCode van dienst of toeslag | elementCode | Via een vertaaltabel |
Duur dienst minus pauzes met isPaid false | value | |
date van de dienst | effectiveDate | |
supplements.duration en salaryCode | elementCode en value van de toeslag | |
YouForce persoon en dienstverband (terug) | firstName, lastName, email, departments | |
YouForce organizationUnit (terug) | departments | Via een vertaaltabel |
YouForce werkrooster (terug) | workHours (uren per maand) | |
YouForce dischargeDate (terug) | deactivate met date |
Gerelateerd
ADP iHCM → Planday
ADP iHCM Planday koppeling: medewerkers, afdeling en contracturen uit ADP in Planday
BambooHR → Planday
BambooHR Planday koppeling: medewerkers, verlof en saldi in de planning, en open diensten na vertrek
Dayforce → Planday
Dayforce Planday koppeling: medewerkers, werktoewijzingen en goedgekeurd verlof uit Dayforce in Planday
Deel → Planday
Deel Planday koppeling: eigen werknemers met werkuren in Planday, goedgekeurd verlof en saldo erbij