HR naar ERP
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en 4PS Construct staat elke medewerker uit ADP automatisch in de juiste 4PS-administratie, met functie, standaarddimensies voor afdeling en kostenplaats, en een statistiekgroep voor de soort medewerker. Een herindiensttreding, overplaatsing of uitdiensttreding in ADP werkt KoppelHet in 4PS bij, zodat uitvoerders alleen uren boeken op mensen die er werken.
Wat de koppeling doet
Organisaties in de bouw en installatie die HR en salaris in ADP Workforce Now voeren en projecten in 4PS Construct, zetten nieuwe monteurs en uitvoerders met de hand in 4PS. Wie terugkomt of naar een andere vestiging gaat, staat in 4PS nog op de oude kaart, en uren komen op de verkeerde dimensie.
- HR legt een aanname of wijziging vast in ADP Workforce Now; ADP stuurt een event notification.
- KoppelHet haalt de worker op met de primaire positie en kiest de 4PS-administratie bij zijn locatie.
- KoppelHet maakt de medewerker aan of werkt hem bij, met functie en statistiekgroep.
- KoppelHet zet de standaarddimensies, als de waarden in 4PS bestaan.
- Bij een uitdiensttreding zet KoppelHet de einddatum en na de laatste dag de status beëindigd.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en 4PS Construct
- ADP meldt een andere werklocatie met een eigen event. De API onder 4PS werkt per administratie. Hoort de nieuwe locatie bij een andere 4PS-administratie, dan maakt KoppelHet de medewerker daar aan en beëindigt hij de kaart in de oude administratie per de dag van de overstap.
- Bij een terugkerende medewerker stuurt ADP een eigen event voor herindiensttreding, met hetzelfde workerID. KoppelHet zoekt in 4PS de bestaande kaart met dat nummer op en zet die weer actief met de nieuwe datum in dienst, in plaats van een tweede kaart aan te maken die 4PS met hetzelfde nummer niet accepteert.
- ADP meldt apart als de soort medewerker verandert, bijvoorbeeld van tijdelijk naar vast. Een medewerker onder 4PS heeft een statistiekgroep. KoppelHet zet de soort uit ADP als statistiekgroep, zodat rapporten in 4PS eigen personeel en tijdelijke krachten kunnen scheiden.
- In één ADP-event over de thuisorganisatie zitten afdeling, kostennummer en business unit samen. Dimensiewaarden zijn onder 4PS via de API alleen te lezen. KoppelHet zet per onderdeel de standaarddimensie als de waarde in 4PS bestaat, en meldt aan finance welke waarde ontbreekt, zonder de rest van de wijziging tegen te houden.
- ADP laat workers opvragen per peildatum. Business Central kent op de medewerker geen ingangsdatum voor functie of dimensies. KoppelHet vraagt elke nacht de stand van morgen op en zet wijzigingen die dan ingaan pas op die dag in 4PS, zodat uren van vandaag nog op de oude kostenplaats vallen.
- Een medewerker kan in ADP meerdere posities hebben, elk met een eigen positionID, en één daarvan is primair. Een medewerker onder 4PS heeft één functie en per dimensie één standaardwaarde. KoppelHet neemt functie en dimensies van de primaire positie.
- ADP stuurt geen events voor wijzigingen die via de API binnenkomen, en geeft workers in pagina's van maximaal honderd. Business Central geeft per medewerker het tijdstip van de laatste wijziging. KoppelHet vergelijkt elke nacht alle workers met de 4PS-kaarten en werkt alleen kaarten bij die echt afwijken, met het versiekenmerk van 4PS.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan uren uit 4PS terug naar ADP?
Niet in deze koppeling. Uren voor de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Wat als een kostenplaats nog niet in 4PS bestaat?
Dan komt de medewerker zonder die dimensie binnen en ziet finance welke waarde ontbreekt. Zodra finance hem aanmaakt, vult KoppelHet de dimensie aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers ($top maximaal 100, asOfDate MM/DD/YYYY, workerID, positionID, primaryIndicator) en event notifications worker.hire, worker.rehire, worker.terminate, worker.workAssignment.homeOrganizationalUnits.modify, worker.workAssignment.homeWorkLocation.change en worker.workAssignment.workerType.change; events alleen bij wijzigingen in Workforce Now zelf.
- Naar 4PS via de Business Central API v2.0 per company: employees (POST en PATCH met If-Match; number, givenName, middleName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated, statisticsGroupCode, lastModifiedDateTime) en defaultDimensions met parentType Employee. dimensionValues is alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
workerID (idValue) | number | Vaste sleutel |
legalName (givenName, middleName, familyName1) | givenName, middleName, surname | |
Job title (primaire positie) | jobTitle | |
Home Work Location | 4PS-administratie (company) | Via een tabel |
Home Department en Home Cost Number | defaultDimensions (afdeling, kostenplaats) | |
Business Unit | defaultDimensions (business unit) | Als die dimensie in 4PS bestaat |
workerType | statisticsGroupCode | Via een tabel |
hireDate, terminationDate en workerStatus | employmentDate, terminationDate en status |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions
DyADP Workforce Now → Dyflexis
ADP Workforce Now Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten van de Europese vestigingen in de planning