HR naar ERP
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en AllSolutions staat elke medewerker uit ADP automatisch in AllSolutions, met de afdeling en kostenplaats van zijn primaire positie, zijn leidinggevende en zijn ADP-nummer in een vrij veld. Een overplaatsing, een andere leidinggevende of een uitdiensttreding in ADP werkt KoppelHet in AllSolutions bij, zodat uren en projecten op de juiste plek landen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in ADP Workforce Now voeren en projecten en uren in AllSolutions, maken medewerkers in AllSolutions met de hand aan. Een andere afdeling of leidinggevende in ADP komt pas later in AllSolutions, waardoor uren op de verkeerde kostenplaats staan of bij de verkeerde persoon ter goedkeuring komen.
- HR legt een aanname of wijziging vast in ADP Workforce Now; ADP stuurt een event notification.
- KoppelHet haalt de worker op en kiest de primaire positie.
- KoppelHet maakt de medewerker aan of werkt hem bij in AllSolutions, in het bedrijf dat bij zijn ADP-company hoort.
- Bij een andere leidinggevende of afdeling past KoppelHet alleen die velden aan.
- Na een uitdiensttreding zet KoppelHet de datum uit dienst in AllSolutions.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en AllSolutions
- ADP kent per medewerker één workerID, en per positie een eigen positionID. Wie in ADP twee posities heeft, is in AllSolutions één medewerker. KoppelHet neemt afdeling en kostenplaats van de positie die ADP als primair aanmerkt, dezelfde die ADP gebruikt om te bepalen of iemand nog in dienst is.
- ADP stuurt één event als de thuisafdeling, het kostennummer of de business unit wijzigt, en een apart event voor een andere locatie. KoppelHet vertaalt het eerste naar afdeling en kostenplaats in AllSolutions, en gebruikt het tweede alleen als de locatie bepaalt in welk AllSolutions-bedrijf iemand hoort.
- ADP meldt een andere leidinggevende met een eigen event. KoppelHet zoekt de leidinggevende in AllSolutions op via het ADP-nummer in het vrije veld en zet hem bij de medewerker, zodat ingediende uren direct bij de nieuwe leidinggevende ter goedkeuring komen.
- ADP maakt alleen een event aan bij wijzigingen in Workforce Now zelf, niet bij wijzigingen via de API, en de workers-lijst geeft maximaal honderd per pagina. KoppelHet loopt daarom elke nacht alle workers door in pagina's van honderd en vergelijkt ze met de actieve weergave van AllSolutions.
- AllSolutions laat de koppeling alleen zien wat in de actieve weergave voor de REST API staat, met eigen labels per veld. Die instellingen zijn in AllSolutions als zip-bestand van de acceptatie- naar de productieomgeving over te zetten. KoppelHet test de koppeling op acceptatie en de beheerder zet daarna dezelfde instellingen in één keer over.
- ADP meldt apart als de soort medewerker verandert, bijvoorbeeld van tijdelijk naar vast. AllSolutions heeft vrije velden die via de API te wijzigen zijn. KoppelHet zet de soort in zo'n vrij veld, zodat projectleiders in AllSolutions kunnen filteren op eigen en tijdelijke krachten.
- Persoonsgegevens zoals geboortedatum staan in ADP standaard gemaskeerd en zijn alleen met extra inrichting ongemaskeerd op te vragen. AllSolutions heeft ze voor uren en projecten niet nodig. KoppelHet vraagt ze niet op, zodat de koppeling met de standaard ADP-inrichting werkt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een afdeling nog niet in AllSolutions bestaat?
Dan meldt KoppelHet welke afdeling ontbreekt en verwerkt de medewerker opnieuw zodra die er is.
Gaan uren uit AllSolutions terug naar ADP?
Niet in deze koppeling. Uren voor de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers ($top maximaal 100, $skip, $filter, asOfDate; workerID uniek per klant, positionID per positie, primaryIndicator) en event notifications worker.hire, worker.rehire, worker.terminate, worker.workAssignment.homeOrganizationalUnits.modify, worker.workAssignment.homeWorkLocation.change, worker.reportsTo.modify en worker.workAssignment.workerType.change. PII en SPI zijn standaard gemaskeerd.
- AllSolutions via de REST API: POST /api/v1/Login met signature, daarna het token in elke aanroep en POST /api/v1/RefreshToken als het token verloopt (geldigheid per interface). GET op de actieve REST-weergave, POST om aan te maken, PUT met alleen gewijzigde velden; vrije velden met een REST API-label. Wisselen van bedrijf via Inlogbedrijven/-afdelingen (MWZBDR). Instellingen exporteren en importeren als zip vanaf versie 20.0.01.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
workerID (idValue) | Vrij veld met REST API-label | Vaste sleutel |
legalName (givenName, familyName1) | Naam | |
Werk-e-mail | E-mailadres | |
Company | AllSolutions-bedrijf (inlogbedrijf) | |
Home Department (primaire positie) | Afdeling | |
Home Cost Number | Kostenplaats | Als de weergave dit veld openstelt |
reportsTo | Leidinggevende | Via het ADP-nummer van de leidinggevende |
hireDate en terminationDate | Datum in dienst en datum uit dienst |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
DyADP Workforce Now → Dyflexis
ADP Workforce Now Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten van de Europese vestigingen in de planning