DyVerlof, verzuim en uren
ADP Workforce Now Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten van de Europese vestigingen in de planning
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Dyflexis komen medewerkers van de vestigingen die in Dyflexis plannen automatisch uit ADP in Dyflexis, met een contract per positie, de geroosterde uren uit ADP en een einddatum bij vertrek. Dyflexis heeft zelf een ADP-koppeling; KoppelHet is er voor wat die niet afdekt, zoals een selectie op vestiging en wijzigingen die ADP niet als melding stuurt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met ADP Workforce Now als HR-systeem op het hoofdkantoor en Europese vestigingen die in Dyflexis plannen, zetten nieuwe collega's en urenwijzigingen met de hand in Dyflexis. De uren gaan daar vaak naar een lokale salarisverwerking, niet terug naar ADP.
- ADP meldt een aanname of herindiensttreding; KoppelHet haalt de werker op met zijn posities.
- Alleen posities op de werklocaties die in Dyflexis plannen, worden een contract in Dyflexis, bij de vestiging die bij die locatie hoort.
- Een urenwijziging of andere locatie levert een vervolgcontract op de ingangsdatum op.
- Wijzigingen waarvoor ADP geen melding stuurt, vindt KoppelHet in de nachtelijke vergelijking.
- Bij beëindiging krijgt het contract de einddatum van de positie.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Dyflexis
- Dyflexis noemt een eigen tweewegskoppeling met ADP Workforce en ADP iHCM, inbegrepen in elk abonnement. Gaan de uren uit Dyflexis naar een lokale salarisverwerking en niet naar ADP, dan is alleen de stroom van medewerkers en contracten nodig. KoppelHet bouwt dan alleen die kant, zodat er geen urenstroom naar ADP wordt ingericht die niemand gebruikt.
- ADP Workforce Now stuurt geen melding bij de meeste wijzigingen van een positie; alleen functie en FLSA-status geven er een. Afdeling, locatie en geroosterde uren hebben wel eigen meldingen, maar een afdelingswijziging alleen als die in het scherm van ADP is gemaakt. KoppelHet vergelijkt daarom elke nacht alle Europese werkers, zodat geen urenwijziging ontbreekt.
- In ADP Workforce Now heeft een medewerker één workerID en per positie een eigen positionID. Dyflexis kent per medewerker meerdere contracten met een eigen referentie. KoppelHet gebruikt de positionID als contractreferentie, zodat iemand met twee posities op twee vestigingen twee contracten krijgt.
- De worker-API van ADP Workforce Now kan filteren op werklocatie en op payroll group. KoppelHet vraagt alleen de werkers op van de locaties die in Dyflexis plannen, en zet de payroll group als werkgever in Dyflexis, zodat de uren later bij de goede loonverwerking uitkomen.
- ADP maskeert loon, geboortedatum en belastingnummer standaard, en tonen vraagt extra inrichting per project. Een Dyflexis-contract kan een uurloon bevatten. KoppelHet laat het uurloon weg en vraagt geen ontmaskerde gegevens, tenzij jullie loonkosten in Dyflexis willen zien; dan regelen we de vrijgave voor alleen dat veld.
- De status van de werker in ADP volgt de positie met de primaire aanduiding. Een medewerker kan dus actief zijn terwijl zijn tweede positie al is beëindigd. KoppelHet sluit in Dyflexis per positie het contract af, en niet de hele medewerker, zodat hij op de andere vestiging inplanbaar blijft.
- ADP Workforce Now heeft een aparte melding voor herindiensttreding. Een externe medewerker in Dyflexis wordt bijgewerkt op zijn referentie. KoppelHet geeft een teruggekeerde collega dezelfde referentie en een nieuw contract, zodat de beheerder hem niet opnieuw hoeft te koppelen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Dyflexis heeft zelf een ADP-koppeling. Waarom KoppelHet?
Vaak is die voldoende. Kies KoppelHet als alleen sommige vestigingen in Dyflexis plannen, als medewerkers meer posities hebben, of als de uren niet terug naar ADP gaan.
Gaan de uren uit Dyflexis naar ADP?
Niet in deze opzet. Uren naar de lokale salarisverwerking of naar ADP kan later als uitbreiding.
Moet een beheerder in Dyflexis nog iets doen?
Ja, één keer. Wie via de koppeling binnenkomt, is eerst een externe medewerker die een beheerder aan een Dyflexis-medewerker koppelt. Plan dat bij de start voor de bestaande medewerkers.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $top maximaal 100 en $skip, en $filter op workAssignments/homeWorkLocation, payrollGroupCode, homeOrganizationalUnits of assignmentStatus; masked=false alleen na vrijgave. Meldingen onder meer worker.hire, worker.rehire, worker.terminate, worker.workAssignment.standardHours.change, worker.workAssignment.homeWorkLocation.change en worker.workAssignment.homeOrganizationalUnits.modify (alleen bij wijziging in het scherm). OAuth 2.0 client credentials met clientcertificaat.
- Naar Dyflexis via POST /api2/external-employees/{employeeReference} (firstName, lastNamePrefix, lastName, email, employmentStart, employmentEnd, personnelNumber, employerReferenceId) en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days); upserts met scope external_employees, token in de header Authorization met het voorvoegsel Token, rate limit per token met 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
workerID | employeeReference en personnelNumber | Uniek per medewerker bij de klant |
positionID | contractReference | Uniek per positie |
legalName | firstName, lastNamePrefix, lastName | |
standardHours | hours (uren per werkweek) | |
Werkdagen per contracttype (tabel) | days | |
homeWorkLocation | office | |
payrollGroupCode | employerReferenceId | |
Einddatum van de positie | end van het contract |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions