HR naar ERP
ADP Workforce Now Dynamics 365 koppeling: workers uit ADP als employees in Business Central, met dimensies en status
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Microsoft Dynamics 365 Business Central staat elke worker uit ADP automatisch als employee in het juiste Business Central-bedrijf, met afdeling en kostenplaats als standaarddimensies. Verlof en vertrek in Workforce Now zetten de employee in Business Central op inactief of beëindigd, met de einddatum uit ADP.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Noord-Amerikaanse medewerkers in ADP Workforce Now en de administratie in Business Central, typen employees over om kosten en declaraties op de juiste dimensie te boeken. Wie van afdeling wisselt, boekt in Business Central nog op de oude kostenplaats, en vertrokken mensen staan er nog als actief.
- Workforce Now meldt een hire, verlof, organisatiewijziging of termination; KoppelHet leest de worker.
- KoppelHet kiest het Business Central-bedrijf dat bij de ADP-company hoort.
- De employee wordt aangemaakt of bijgewerkt, en home department en home cost number worden standaarddimensies.
- Verlof zet de employee op inactief; terugkeer weer op actief.
- Een termination zet de employee op beëindigd, met de einddatum uit ADP.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Microsoft Dynamics 365
- Dimensiewaarden zijn via de API van Business Central alleen te lezen, niet aan te maken. Een nieuw home cost number in Workforce Now moet dus eerst door finance als dimensiewaarde worden aangemaakt; KoppelHet controleert dat en zet de employee tot die tijd op een lijst.
- Business Central kent drie statussen voor een employee: actief, inactief en beëindigd. Workforce Now stuurt een apart event als iemand met verlof gaat. KoppelHet zet de employee dan op inactief, zodat er geen nieuwe kosten op hem worden geboekt, en bij terugkeer weer op actief.
- De API van Business Central werkt per bedrijf. Heeft Workforce Now een Amerikaanse en een Canadese company die in Business Central elk een eigen bedrijf zijn, dan schrijft KoppelHet elke worker naar het bedrijf dat bij zijn ADP-company hoort, en verhuist hij mee bij een overstap.
- Een nieuwe home department of home cost number geeft in Workforce Now een eigen event. KoppelHet past daarop alleen de standaarddimensies van de employee aan, zodat declaraties vanaf dat moment op de nieuwe kostenplaats vallen.
- Wijzigingen die via de API in Workforce Now binnenkomen, bijvoorbeeld uit een recruitmentsysteem, leveren geen event op. De nachtelijke vergelijking van KoppelHet vangt die wijzigingen op, zodat Business Central ook dan bij is.
- Het employee-record in Business Central heeft ook velden voor geboortedatum en bankrekening. Die staan in Workforce Now standaard gemaskeerd en zijn voor boekingen niet nodig; KoppelHet laat ze leeg en vraagt ze niet ongemaskeerd op.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Dynamics 365 Finance?
Deze pagina gaat uit van Business Central. Dynamics 365 Finance werkt met andere entiteiten voor workers en dienstverbanden; dat bekijken we bij de start.
Gaat het loonjournaal uit ADP ook naar Business Central?
Niet in deze koppeling. Het journaal is een aparte koppeling van payroll naar finance, die later als uitbreiding kan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers ($top maximaal 100, asOfDate MM/DD/YYYY, standaard gemaskeerd) en events worker.hire, worker.rehire, worker.onLeave, worker.terminate en worker.workAssignment.homeOrganizationalUnits.modify; events alleen bij wijzigingen in Workforce Now zelf.
- Business Central via API v2.0 per company: employees (POST, PATCH; number, givenName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues alleen GET.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
workers/workerID/idValue | number | Business Central-nummer van hoogstens 20 tekens |
legalName (givenName, familyName1) | givenName en surname | |
Job title van de primaire positie | jobTitle | |
Werk-e-mail | email | |
Company | Business Central-bedrijf | Via een tabel |
Home Department | defaultDimensions (afdeling) | |
Home Cost Number | defaultDimensions (kostenplaats) | Waarde moet al bestaan |
hireDate en terminationDate | employmentDate en terminationDate | |
workerStatus en worker.onLeave | status (Active, Inactive, Terminated) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions