Identity en access management
ADP Workforce Now Omada koppeling: Omada leest Workforce Now rechtstreeks, met certificaat en filters van ADP
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Omada Identity wordt elke medewerker uit Workforce Now een identiteit in Omada, met afdeling als context, de leidinggevende als eigenaar en start- en einddatum, zodat rollen en reviews op HR-gegevens draaien. Omada heeft geen ADP-connector, maar de REST-collector kan de Worker API van ADP lezen met OAuth en clientcertificaat; KoppelHet richt dat in.
Wat de koppeling doet
Organisaties met ADP Workforce Now voor HR en salaris en Omada Identity voor identity governance laden medewerkers vaak met een rapport uit ADP dat iemand met de hand exporteert. Vertrekkers blijven dan in Omada staan tot het volgende bestand, en reviews gaan naar een leidinggevende die al weg is.
- Via ADP regelen we client-ID, secret en een clientcertificaat voor de Worker API.
- In ADP beperkt de beheerder met People Access welke medewerkers de koppeling ziet.
- In Omada richten we de REST-collector in met OAuth2 Client Credentials, het certificaat en paginering met $top en $skip.
- Met een alias kiezen we de primaire positie per medewerker, en we zetten drempels voor de import.
- KoppelHet bewaakt de vervaldatum van het certificaat en de laatste geslaagde import.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Omada
- Omada heeft geen ADP-connector in de Connectivity Directory of de documentatie. De REST-collector kan wel OAuth2 Client Credentials gebruiken en een clientcertificaat met privésleutel meesturen, en ADP vraagt voor zijn API's precies die combinatie. Omada leest Workforce Now dus zelf; KoppelHet hoeft geen kopie van de gegevens te bewaren.
- Het ADP-certificaat is twee jaar geldig. Verloopt het, dan stopt de import zonder dat medewerkers verdwijnen, maar nieuwe aannames en vertrekkers komen niet meer door. KoppelHet zet de vervaldatum in de bewaking en wisselt het certificaat in Omada op tijd.
- ADP geeft standaard vijftig medewerkers per aanroep, met $top en $skip. De REST-collector van Omada kan pagineren met URL-parameters en een teller, en leest door tot een leeg resultaat. KoppelHet zet $skip op die teller. Omdat ADP geen sortering ondersteunt, draait de import buiten kantoortijd, zodat de volgorde tussen twee pagina's niet verschuift.
- Medewerkers die ADP heeft gearchiveerd, komen alleen mee met de header Content-Type application/json;archived=true. Omada kan eigen headers per verbinding meesturen. KoppelHet zet die header aan, zodat een gearchiveerde vertrekker niet als verwijderd uit Omada verdwijnt maar met zijn einddatum blijft staan voor audits.
- Volgens ADP is de associateOID uniek binnen heel ADP, het workerID uniek per klant en het positionID uniek per positie. Een medewerker met twee posities heeft dus één associateOID. KoppelHet gebruikt die als business key en kiest met een alias in Omada de primaire positie voor afdeling en eigenaar.
- Legt HR een vertrek met een toekomstige datum vast, dan staat de positie in ADP direct op beëindigd terwijl de medewerker actief blijft tot die datum. KoppelHet baseert de status in Omada daarom op de datum en zet ValidTo op de laatste werkdag, zodat rollen niet vervallen op de dag dat HR het vertrek invoert.
- ADP kan op afdeling en op status van de positie filteren. Komen in Workforce Now ook bedrijven of afdelingen voor die niet in Omada horen, dan beperkt KoppelHet de import met People Access in ADP en met een filterexpressie in Omada, en niet pas achteraf met de hand.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat er een programma van KoppelHet tussen ADP en Omada?
Nee. Omada leest ADP zelf; KoppelHet richt de import in en bewaakt hem.
Wat gebeurt er met medewerkers met verlof?
Dat spreken we af. De status van de positie gaat mee, zodat een rolregel in Omada verlof anders kan behandelen.
Ziet Omada ook salarisgegevens?
Nee. De import vraagt alleen de velden die voor identiteiten nodig zijn, en gevoelige velden laat ADP standaard gemaskeerd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $top (standaard 50) en $skip, $select en $filter (onder meer homeOrganizationalUnits, assignmentStatus/statusCode, workerID, positionID, homeWorkLocation); geen $orderby (US1102423); Content-Type application/json;archived=true voor gearchiveerde medewerkers; People Access op het Marketplace-profiel. Token via accounts.adp.com met OAuth 2.0 Client Credentials en mutual TLS (certificaat twee jaar geldig).
- Omada REST-collector (Content: Identity data): OAuth2 Client Credentials met Include certificate (PEM-certificaat en privésleutel), Headers als JSON, paginering URL parameters zonder Total, alias mappings met JSONPath-voorwaarde op de primaire positie, filterexpressie per regel; verplichte identiteitsmapping Business key, Unique ID, Name en Status; drempels per import.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Omada | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | Business key en Unique ID | |
workerID | EmployeeNumber (extensieattribuut) | |
person.legalName (of preferredName) | Name, FirstName, LastName | |
businessCommunication.email | Email | |
workAssignments (primair): assignmentStatus | Status | |
workAssignments: hireDate, terminationDate | ValidFrom, ValidTo | |
workAssignments (primair): homeOrganizationalUnits | Context (afdeling) en context assignment | |
workAssignments (primair): reportsTo | Identity owner |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions