Payroll koppeling
ADP Workforce Now PayFit koppeling: Franse aannames uit ADP Workforce Now als collaborator in PayFit
Een koppeling tussen ADP Workforce Now en PayFit maakt van een nieuwe medewerker met een Franse werklocatie in ADP Workforce Now een collaborator met basiscontract in PayFit, met privé-e-mail, wettelijk adres en sociaalzekerheidsnummer. Omdat de PayFit-API een lopend contract niet wijzigt, komen latere loonwijzigingen en vertrek uit ADP als taak bij de Franse payrollbeheerder.
Wat de koppeling doet
Organisaties die ADP Workforce Now voor HR en Amerikaanse lonen gebruiken en hun Franse vestiging in PayFit verlonen, voeren Franse starters twee keer in. Het sociaalzekerheidsnummer neemt HR dan over uit een document, met tikfouten die pas bij de DSN opvallen.
- HR legt in ADP Workforce Now een aanname vast met een Franse werklocatie.
- KoppelHet ontvangt de gebeurtenis en haalt de worker onversleuteld op via de workers-API.
- KoppelHet maakt in PayFit de collaborator aan en daarna het basiscontract.
- De payrollbeheerder vult werktijd, mutuelle en overige contractgegevens in PayFit aan.
- Loonwijzigingen en vertrek uit ADP komen als taak met datum bij payroll.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en PayFit
- De workers-API van ADP geeft overheidsnummers standaard versleuteld terug, op de laatste cijfers na. PayFit heeft het volledige Franse sociaalzekerheidsnummer van vijftien tekens nodig. KoppelHet vraagt daarom onversleutelde data op, en de klant zet in Workforce Now onder Manage Profiles de gevoelige velden voor het API Central-project open.
- Op Workforce Now Next Generation bestaat de gebeurtenis worker.hire niet; daar loopt een aanname via Applicant Onboard. KoppelHet vraagt bij die klanten dagelijks de workers met een Franse werklocatie op en maakt alleen voor nieuwe associateOID's een collaborator.
- ADP kan workers filteren op werklocatie of payrollgroep. KoppelHet filtert op de Franse locatie, omdat PayFit via de API alleen voor Franse bedrijven een contract kan aanmaken; een Amerikaanse collega komt zo nooit in PayFit.
- Een medewerker met meerdere posities heeft in ADP één associateOID en per positie een positionID. PayFit raadt af om bij de start meerdere contracten voor één collaborator te maken. KoppelHet gebruikt alleen de primaire werkopdracht voor het contract.
- Bij een worker.rehire-gebeurtenis zoekt KoppelHet de collaborator op die al bij het associateOID hoort. In plaats van een tweede contract krijgt payroll een taak om in PayFit een nieuw contract te beoordelen.
- Salaris staat in ADP als bedrag per periode, per uur of per dag; het jaarbedrag rekent Workforce Now zelf uit. Een wijziging daarin kan PayFit via de API niet op het lopende contract zetten, dus KoppelHet meldt het nieuwe bedrag met ingangsdatum aan payroll.
- PayFit eist een privé-e-mailadres en een volledig privéadres. ADP onderscheidt persoonlijke van zakelijke communicatie en een wettelijk adres van andere adressen. KoppelHet neemt alleen het persoonlijke e-mailadres en het wettelijke adres, en houdt een starter zonder een van beide tegen met een melding aan HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we eerst in een testomgeving van ADP werken?
Een UAT-omgeving staat bij ADP niet standaard klaar; de klant vraagt die aan via Service Connect. Voor Next Generation en TotalSource is er volgens ADP geen UAT.
Gaat verlof uit ADP naar PayFit?
Niet in de eerste versie. PayFit neemt afwezigheden via de API aan als goedgekeurd; een verlofstroom kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: events worker.hire, worker.rehire en worker.terminate, en GET /hr/v2/workers met $filter=workers/workAssignments/homeWorkLocation, $top (maximaal 100) en $skip, en Accept application/json;masked=false na vrijgave in Manage Profiles.
- PayFit via partner-api.payfit.com met een API-key van de klant: POST collaborators en POST contracts (alleen Frankrijk, 201 zonder data, beschikbaar na twee tot vijf minuten).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | Bewaard naast het PayFit collaborator-ID | Uniek binnen heel ADP |
person/legalName (givenName, familyName1) | firstName, lastName | Verplicht |
personalCommunication (e-mail) | personalEmail | Verplicht |
person/legalAddress | personalAddress (streetNumber, addressFirstLine, city, postCode, country) | |
person/governmentIDs (Frans) | socialSecurityNumber | Alleen onversleuteld; vijftien tekens |
workAssignments (primair, jobTitle) | jobTitle (contract) | |
workAssignments (hireDate) | startDate (contract) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions