Identity en access management
ADP Workforce Now Ping Identity koppeling: PingOne-gebruikers vanuit Workforce Now, met de juiste vertrekdatum
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Ping Identity krijgt elke medewerker uit Workforce Now een PingOne-gebruiker in de populatie van zijn bedrijf of land, met functie en leidinggevende, en wordt hij uitgeschakeld op de laatste werkdag. PingOne heeft geen ADP-bron; KoppelHet verwerkt de meldingen van ADP, schrijft via de SCIM-API van PingOne en zet het e-mailadres terug in ADP.
Wat de koppeling doet
Organisaties met ADP Workforce Now voor HR en PingOne voor aanmelden en MFA laden gebruikers vaak met een CSV-bestand uit ADP. Een vertrek dat HR vooruit invoert, sluit de collega dan te vroeg buiten, en bij een herindiensttreding moet hij MFA opnieuw registreren.
- Via ADP krijgt KoppelHet toegang tot de Worker API en de meldingen, beperkt met People Access.
- In PingOne komt een Worker-app met de rol Identity Data Admin en een eigen attribuut voor de leidinggevende.
- Met jullie leggen we vast welke bedrijven of landen naar welke populatie gaan en wat verlof doet.
- Bij livegang koppelen we bestaande PingOne-gebruikers aan hun associateOID.
- Daarna verwerkt KoppelHet elke melding en zet het PingOne-adres als zakelijk e-mailadres in ADP.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Ping Identity
- PingOne kent als inkomende bron alleen een LDAP-gateway, SCIM en Workday, en raadt voor import de SCIM Users-API aan. KoppelHet gebruikt die API voor Workforce Now en zet daarnaast een terugweg naar ADP op, omdat SCIM in PingOne niets terugstuurt naar de bron.
- Bij een vertrek met een toekomstige datum zet ADP de positie direct op beëindigd, terwijl de medewerker actief blijft tot de datum zelf. KoppelHet kijkt naar de datum en schakelt de PingOne-gebruiker pas op de laatste werkdag uit, zodat de collega tot die dag kan inloggen.
- ADP stuurt een eigen melding bij een herindiensttreding, en de associateOID blijft bij de persoon. KoppelHet zoekt in PingOne op externalId en schakelt de bestaande gebruiker weer in, zodat de terugkerende collega zijn MFA-registratie houdt.
- Workforce Now meldt verlof apart, en PingOne kent alleen ingeschakeld of uitgeschakeld. Met jullie spreken we af of langdurig verlof de gebruiker uitschakelt; KoppelHet voert die keuze uit bij de verlofmelding en draait hem terug bij de terugkeer.
- PingOne accepteert per gebruiker één e-mailadres, en gebruikt het ook voor meldingen. ADP kan een zakelijk adres via de API toevoegen en wijzigen. KoppelHet zet het PingOne-adres terug als zakelijk adres in ADP, zodat beide systemen hetzelfde adres hebben en er nooit een privéadres in PingOne komt.
- Welke medewerkers de koppeling ziet, bepaalt ADP met People Access op het profiel voor Marketplace-toepassingen. Draaien in Workforce Now meerdere bedrijven, dan beperkt de beheerder daar de toegang tot de bedrijven die in deze PingOne-omgeving horen, en kiest KoppelHet per bedrijf de populatie.
- PingOne geeft via SCIM hooguit tweehonderd gebruikers terug zonder volgende pagina, en ADP geeft standaard vijftig medewerkers per opvraag. KoppelHet vergelijkt daarom dagelijks per medewerker op externalId, zodat geen vertrekker buiten de vergelijking valt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wanneer wordt een vertrekker uitgeschakeld?
Op de laatste werkdag uit ADP, ook als HR het vertrek weken eerder invoerde.
Wordt een vertrekker verwijderd uit PingOne?
Nee, de gebruiker wordt uitgeschakeld. Verwijderen blijft een keuze van IT.
Wat zet de koppeling terug in ADP?
Alleen het zakelijke e-mailadres. Meer velden kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now Worker Management API: GET /hr/v2/workers ($top standaard 50, $skip, $filter), meldingen worker.hire, worker.rehire, worker.onLeave, worker.terminate en worker.workAssignment.modify; terugschrijven met /events/hr/v1/worker.business-communication.email.add en .email.change; People Access op het Marketplace-profiel.
- PingOne via een Worker-app met de rol Identity Data Admin: SCIM /v2/Users met externalId, userName, één e-mailwaarde, nickName, title, active en population.id in de PingOneUser-extensie; lijsten tot 200 zonder paginering; leidinggevende als eigen attribuut van het type string.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Ping Identity | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | externalId | |
person.legalName | name.givenName, name.familyName | |
person.preferredName | nickName | |
Naamgevingsregel | userName en emails (één waarde) | |
workAssignments (primair): jobTitle | title | |
Bedrijf of homeWorkLocation | population.id | |
workAssignments (primair): reportsTo | Manager (eigen attribuut) | |
hireDate, terminationDate, verlof | active (enabled) | |
emails (PingOne) | businessCommunication.email (ADP) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions