Verlof, verzuim en uren
ADP Workforce Now Quinyx koppeling: medewerkers met agreements, posities en verlof in uren in de planning
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Quinyx komt elke medewerker uit ADP in Quinyx, met een rol per positie en een agreement met de contracturen, en wordt goedgekeurd verlof een afwezigheid in het rooster. KoppelHet rekent de standaarduren uit ADP om naar weekuren en boekt verlof in uren als deel van de dienst.
Wat de koppeling doet
Organisaties met ADP Workforce Now als HR- en salarissysteem en Quinyx voor de planning zien vaak dat de agreements in Quinyx niet kloppen met de uren in ADP, en dat iemand met twee posities maar op één plek in het rooster staat.
- HR legt in ADP Workforce Now een indiensttreding of een nieuwe positie vast, met locatie en standaarduren.
- KoppelHet maakt de medewerker in Quinyx aan, met een rol per positie en een agreement met weekuren en voltijduren.
- Goedgekeurd verlof uit ADP wordt een afwezigheid in Quinyx, hele dagen of een deel van de dienst.
- Een geannuleerde aanvraag haalt KoppelHet weg, met de diensten terug op de medewerker.
- Bij het einde van een positie sluit KoppelHet alleen die rol af, niet de hele medewerker.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Quinyx
- ADP Workforce Now legt standaarduren vast met een eenheid: per week, per twee weken, per maand of per jaar, naast een FTE-waarde. Een agreement in Quinyx wil uren per week en de uren van een voltijdweek. KoppelHet zet elke eenheid om naar een week en leidt de voltijdweek af uit uren en FTE, zodat de deeltijdfactor in Quinyx gelijk is aan die in ADP.
- In ADP heeft een medewerker één workerID en per positie een eigen positionID. Quinyx laat een medewerker meer rollen tegelijk hebben, elk in een eigen unit. KoppelHet geeft elke positie een rol op de bijbehorende locatie en maakt de primaire positie de thuisunit, zodat iemand op twee vestigingen op beide te plannen is.
- De status van een medewerker in ADP volgt alleen zijn primaire positie. Eindigt een tweede positie, dan blijft de medewerker actief. KoppelHet zet dan een einddatum op die ene rol in Quinyx, zodat hij op de andere vestiging gewoon ingepland blijft.
- ADP Workforce Now stuurt bij de meeste wijzigingen van een positie geen melding; voor standaarduren en werklocatie zijn er wel aparte meldingen. KoppelHet luistert naar die twee en vergelijkt elke nacht de werkers met Quinyx, zodat een andere afdeling of contracttype niet blijft liggen.
- Of verlof in ADP in uren of in dagen wordt bijgehouden, hangt af van het verlofbeleid. Quinyx boekt een hele afwezigheid of een gedeeltelijke met een percentage van de dienst. KoppelHet boekt een volle dag als hele afwezigheid en een aantal uren als percentage van de geplande dienst.
- ADP geeft de verlofbeleiden alleen per medewerker terug; een lijst van alle beleiden bestaat niet. Elk beleid moet in Quinyx op een afwezigheidstype uitkomen. KoppelHet verzamelt bij de start de beleiden van alle werkers die in Quinyx plannen en legt per beleid het Quinyx-type vast, zodat geen verlofsoort zonder koppeling blijft.
- De verlof-API van ADP geeft aanvragen van de afgelopen 90 dagen en tot twee jaar vooruit. Quinyx weigert een afwezigheid in een periode die al naar de salarisverwerking is overgedragen. KoppelHet vergelijkt elke nacht binnen dat venster en meldt een te late wijziging aan de planner, met de vergrendelde periode erbij.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan uren uit Quinyx terug naar ADP?
Niet in deze koppeling. Uren naar de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Werkt dit ook voor ADP Workforce Now Next Generation?
De worker-API geldt voor beide; welke meldingen in Next Generation bestaan, controleren we bij de start.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $top tot 100 en $skip, $filter op workAssignments/homeWorkLocation of positionID. Meldingen worker.hire, worker.rehire, worker.terminate, worker.workAssignment.standardHours.change en worker.workAssignment.homeWorkLocation.change. OAuth 2.0 client credentials met clientcertificaat.
- Verlof via de Time Off Request API: GET /time/v2/workers/{aoid}/time-off-details/time-off-requests (90 dagen terug, tot twee jaar vooruit), beleiden via /time-off-details/time-off-configurations per werker, meldingen timeOffRequest.review en timeOffRequest.cancel. Velden paidTimeOffPolicy en totalQuantity met unitTimeCode.
- Naar Quinyx via de Employees API v3 (POST /hr/v3/employees met badgeNumber, homeGroupId en employmentStartDate) en POST /hr/v3/role-assignments (employeeId, groupId, roleId, startDate, endDate). Afwezigheid via POST /v2/schedule/groups/{groupId}/absences en /absences/part-time (absenceRate, absenceRateDirection), DELETE met reassignBackShifts; foutcodes zoals SALARY_PERIOD_LOCKED en MISSING_AGREEMENT.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
workerID | badgeNumber | |
legalName | personalInformation (firstName, lastName) | |
positionID en homeWorkLocation per positie | role-assignment met groupId | Primaire positie wordt de thuisunit |
standardHours (hoursQuantity, unitCode) | Agreement: uren per week | |
fullTimeEquivalenceRatio | Agreement: uren van een voltijdweek | |
paidTimeOffPolicy | absenceTypeId | Via een tabel per beleid |
totalQuantity (unitTimeCode uren of dagen) | Hele afwezigheid of part-time met absenceRate |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions