Payroll koppeling
ADP Workforce Now Sage Payroll koppeling: Britse starters, loon en afdelingen uit ADP als importbestand voor Sage 50 Payroll
Een koppeling tussen ADP Workforce Now en Sage Payroll zet Britse starters, loonwijzigingen en nieuwe afdelingen uit ADP Workforce Now elke werkdag klaar als CSV-bestanden voor de Data Import van Sage 50 Payroll. Sage 50 Payroll heeft geen open API: de salarisadministratie maakt een back-up en start de import, maar overtypen uit ADP is niet meer nodig.
Wat de koppeling doet
Organisaties die ADP Workforce Now in de VS gebruiken en hun Britse dochter in Sage 50 Payroll verlonen, sturen Britse starters en loonsverhogingen per mail naar payroll of een bureau. Wie het salaris uit ADP als jaarbedrag overneemt, rekent soms anders dan ADP zelf.
- KoppelHet verzamelt de gebeurtenissen en vraagt dagelijks de workers van de Britse payrollgroep op.
- KoppelHet haalt NI-nummer en loon onversleuteld op en vergelijkt met het vorige bestand.
- Nieuwe afdelingen gaan in een eigen bestand dat payroll als eerste inleest.
- Payroll maakt een back-up en leest daarna het Employee Details-bestand in.
- Vertrekkers en herintreders staan op een lijst voor de salarisadministratie.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Sage Payroll
- ADP slaat salaris op als bedrag per periode, per uur of per dag; het jaarbedrag is altijd een berekening van Workforce Now. KoppelHet neemt het periodebedrag of uurloon over zoals ADP het bewaart en rekent zelf geen jaarbedrag terug, zodat Sage hetzelfde bedrag per periode betaalt als in ADP staat.
- NI-nummer, geboortedatum en loonbedragen komen standaard gemaskeerd uit de workers-API. Voor het Sage-bestand vraagt KoppelHet onversleutelde data op, nadat de klant de gevoelige velden voor het API Central-project heeft vrijgegeven onder Manage Profiles.
- ADP maakt alleen een gebeurtenis als iemand in Workforce Now zelf iets wijzigt, niet bij wijzigingen via de API. Omdat andere koppelingen ook in ADP kunnen schrijven, vraagt KoppelHet dagelijks de Britse payrollgroep op met de payrollGroupCode-filter, in pagina's van maximaal honderd workers.
- Het RTI Payroll ID is in Sage niet meer te wijzigen na de import. Bij een nieuwe starter laat KoppelHet het leeg, zodat Sage het maakt. Bij een worker.rehire-gebeurtenis vult KoppelHet niets in, maar zet de herintreder op de lijst: Sage vraagt dan per geval een bekend vorig ID met status 1 of een leeg ID met status 0.
- Sage 50 Payroll leest afdelingen en kostenplaatsen in met een import op bedrijfsniveau. Een nieuwe organisatie-eenheid uit ADP komt daarom eerst in een eigen bestand, vóór de medewerkers die ernaar verwijzen.
- Een medewerker met meerdere posities heeft in ADP één workerID en een positionID per positie, en de workerStatus volgt de primaire positie. KoppelHet bouwt de Sage-regel op die primaire positie, zodat een tweede rol in de VS geen tweede Britse medewerker oplevert.
- Bij een worker.terminate-gebeurtenis komt de vertrekker met datum op de lijst bij het bestand. Payroll legt de leaver in Sage vast en maakt de P45; de koppeling zet geen vertrek in het importbestand.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet ADP voor de Britse lonen?
Deze koppeling is voor organisaties die de Britse lonen in Sage 50 Payroll houden, intern of bij een bureau. Of een andere opzet beter past, bespreken we bij de intake.
Kan het inlezen ook automatisch?
Alleen met de SDK uit het Sage Developers Programme, waarvoor een abonnement nodig is. Dat kan later als uitbreiding; de eerste versie levert bestanden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: events worker.hire, worker.rehire en worker.terminate, en GET /hr/v2/workers met $filter=workers/workAssignments/payrollGroupCode eq '{code}', $top (maximaal 100) en $skip, Accept application/json;masked=false na vrijgave in Manage Profiles.
- Sage 50 Payroll via File > Data Import met de CSV-sjablonen Employee Details en de bedrijfsimport voor afdelingen en kostenplaatsen, met een back-up vóór elke import. Automatisch inlezen kan alleen met de .NET SDK uit het betaalde Sage Developers Programme.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
workerID | Employee Reference | Uniek per klant; nooit in het RTI Payroll ID |
person/legalName | Forename, Surname | |
person/governmentIDs (NI) | NI Number | Alleen onversleuteld |
workAssignments (hireDate) | Start Date | |
homeOrganizationalUnits | Department of Cost Centre | Moet in Sage bestaan |
baseRemuneration (payPeriodRateAmount of hourlyRateAmount) | Salary of uurtarief |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions