HR naar ITSM
ADP Workforce Now TOPdesk koppeling: Amerikaanse en Canadese collega's als aanmelder, met on- en offboardingmeldingen
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en TOPdesk staan medewerkers uit ADP Workforce Now als persoon in TOPdesk, met vestiging, afdeling, leidinggevende en taal, en krijgt de servicedesk een onboardingmelding voor de startdatum en een offboardingmelding voor de einddatum. Een vertrek dat in ADP vooruit is vastgelegd, komt zo op tijd in TOPdesk, ook al staat de medewerker in ADP tot die datum nog op actief.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een centrale IT-afdeling in TOPdesk en medewerkers in het buitenland die in ADP Workforce Now staan, missen die mensen in de servicedesk. Nieuwe collega's uit ADP komen pas in TOPdesk als iemand ze overtypt, en vertrek wordt vaak weken later opgemerkt.
- HR in de Verenigde Staten of Canada rondt in ADP Workforce Now een hire af, met positie, afdeling, werklocatie en leidinggevende.
- ADP meldt de nieuwe medewerker. KoppelHet zet de persoon in TOPdesk met de werklocatie als vestiging en Engels als taal.
- Vier weken voor de startdatum komt er een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep die de Amerikaanse of Canadese vestiging bedient.
- Bij een nieuwe positie of afdeling volgt de persoon in TOPdesk en krijgt IT een wijzigingsmelding.
- Een week voor de einddatum komt een offboardingmelding. Na de einddatum wordt de persoon in TOPdesk gearchiveerd.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en TOPdesk
- Legt HR in ADP een vertrek vooruit vast, dan staat de positie al op beëindigd, maar de medewerker zelf blijft tot de einddatum actief. KoppelHet kijkt naar de einddatum van de positie, zodat de offboardingmelding een week vooraf in TOPdesk staat en niet pas op de dag zelf.
- ADP kent drie nummers per medewerker. Het nummer dat binnen heel ADP uniek is, gebruikt KoppelHet als vaste sleutel; het personeelsnummer van de werkgever gaat naar TOPdesk. Het positienummer verandert bij een nieuwe positie en is daarom geen sleutel.
- Iemand kan in ADP meerdere posities tegelijk hebben. In TOPdesk blijft dat één persoon, met vestiging, afdeling en leidinggevende van de hoofdpositie. Stopt een van de posities, dan komt er geen offboardingmelding zolang een andere doorloopt.
- Wordt een leidinggevende in ADP beëindigd, dan kan zijn team daar nog naar hem verwijzen tot HR een nieuwe leidinggevende vastlegt. In TOPdesk zouden die medewerkers dan aan een gearchiveerde manager hangen. KoppelHet meldt dat aan HR en laat de oude manager staan tot ADP een nieuwe heeft.
- TOPdesk kan per persoon een taal vastleggen. Collega's uit ADP krijgen Engels, of Frans voor Franstalig Canada, zodat het zelfbedieningsportaal niet in het Nederlands opent.
- Gearchiveerde oud-medewerkers geeft ADP alleen terug als de koppeling daar uitdrukkelijk om vraagt. KoppelHet doet dat bij de dagelijkse vergelijking, zodat een gemiste melding over een vertrek toch tot archiveren in TOPdesk leidt.
- ADP verbergt gevoelige gegevens zoals het social security number standaard. De servicedesk heeft die niet nodig, dus KoppelHet vraagt ze niet op.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet een CSV-export uit ADP naar TOPdesk?
Dat kan, maar dan draait iemand die export en komen vertrekkers die vooruit zijn vastgelegd pas door als ze in ADP echt inactief zijn. De koppeling reageert op de einddatum van de positie en maakt zelf de meldingen aan.
Wat moet er in ADP worden geregeld?
Een geregistreerde koppeling met leesrechten op medewerkers en de bijbehorende event notifications. ADP regelt die toegang per organisatie.
Kunnen Nederlandse medewerkers uit een ander HR-systeem erbij?
Ja. TOPdesk kan personen uit meerdere bronnen hebben. Per bron leggen we vast welke vestigingen erbij horen, zodat de bronnen elkaar niet overschrijven.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now wordt gelezen via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers) met OData-paginering ($top en $skip) en filters op associateOID of workerID, en via event notifications zoals worker.terminate. Toegang via OAuth 2.0 client credentials met een clientcertificaat, per geregistreerde koppeling. Gearchiveerde medewerkers alleen met de daarvoor bedoelde header.
- Bij een toekomstige terminationDate zet ADP de work assignment op Terminated en de worker pas op de einddatum. Beëindigen van een manager wijst geen nieuwe manager toe (bekende beperking US1401391).
- Naar TOPdesk via de REST API: personen (employeeNumber maximaal 20 tekens, branch, department, manager, language, jobTitle), archiveren na de einddatum, en meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, operatorGroup, category, targetDate, externalNumber).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
workerID (idValue) | employeeNumber | Maximaal 20 tekens in TOPdesk |
associateOID | Sleutel in het KoppelHet-platform | Uniek binnen heel ADP |
Voornaam of preferred name | firstName | |
Achternaam | surName | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Work assignment: positie | jobTitle | |
Work assignment: organisatie-eenheid | department | |
Work assignment: werklocatie | branch | |
Work assignment: reportsTo | manager | |
Land van de werklocatie | language | Engels voor de Verenigde Staten, Engels of Frans voor Canada |
terminationDate van de work assignment | employmentTerminationDate (contract) en archiveren |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions