HR naar ERP
ADP Workforce Now Unit4 koppeling: workers uit ADP als medewerkers in Unit4 ERP, met kostenplaats en leidinggevende
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Unit4 ERP staat elke worker uit ADP automatisch als medewerker in Unit4, bij het juiste bedrijf, met kostenplaats uit de home cost number en leidinggevende uit de reports-to. Na een termination in Workforce Now zet de koppeling de medewerker in Unit4 op beëindigd.
Wat de koppeling doet
Organisaties met mensen in de Verenigde Staten of Canada in ADP Workforce Now en een Unit4-administratie voor de groep, zetten die medewerkers met de hand in Unit4 voor uren, projecten en declaraties. Een nieuwe kostenplaats of leidinggevende in ADP komt in Unit4 vaak pas na een vraag van finance.
- Workforce Now meldt een hire, wijziging of termination met een event; KoppelHet haalt de worker op.
- KoppelHet zoekt de leidinggevende op via de positie in de reports-to en vertaalt home cost number naar een Unit4-kostenplaats.
- KoppelHet laat Unit4 de medewerker eerst valideren en schrijft hem daarna, per bedrijf in één batch.
- Staat in Unit4 een workflow aan, dan wacht de wijziging op goedkeuring; KoppelHet volgt die en meldt wat blijft hangen.
- Na een termination zet KoppelHet de medewerker in Unit4 op beëindigd.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Unit4 ERP
- Workforce Now maakt alleen een event als een wijziging in Workforce Now zelf wordt gedaan, niet als een ander systeem via de API iets aanpast. Daarom vergelijkt KoppelHet naast de events ook dagelijks de workers met Unit4, zodat een wijziging uit een andere koppeling niet wordt gemist.
- De reports-to in Workforce Now verwijst naar een positie, niet naar een persoon. KoppelHet zoekt bij elke wijziging op welke worker die positie heeft, en zet die als leidinggevende in Unit4. Staat de positie leeg, dan blijft de vorige leidinggevende staan en krijgt HR een melding.
- Unit4 accepteert per batch hoogstens 200 medewerkers en maar één bedrijf. KoppelHet groepeert de workers uit Workforce Now per bedrijf, zodat een batch met mensen uit de Amerikaanse en de Canadese entiteit niet in zijn geheel wordt geweigerd.
- Een worker met meerdere posities heeft in Workforce Now één worker ID en per positie een eigen positie-ID; de status volgt de primaire positie. KoppelHet maakt in Unit4 één medewerker met het dienstverband van de primaire positie.
- Unit4 kan een nieuwe of gewijzigde medewerker eerst laten valideren zonder te schrijven. KoppelHet doet die controle bij elke run, zodat een onbekende kostenplaats uit Workforce Now als melding bij finance komt en niet als halve medewerker in Unit4.
- Staat in Unit4 een workflow op medewerkers aan, dan antwoordt Unit4 dat de wijziging op goedkeuring wacht. KoppelHet houdt die wijzigingen bij en meldt ze als ze na een afgesproken termijn nog niet zijn goedgekeurd, zodat een nieuwe collega niet ongemerkt blijft wachten.
- Persoonsgegevens zoals geboortedatum en tax ID zijn in de Workforce Now-API standaard gemaskeerd. Unit4 heeft ze voor deze koppeling niet nodig, dus KoppelHet vraagt ze ongemaskeerd niet op.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het loonjournaal uit ADP ook naar Unit4?
Niet in deze koppeling. Het journaal is een aparte koppeling van payroll naar finance, die later als uitbreiding kan.
Wat gebeurt er bij verlof?
Standaard blijft de medewerker actief in Unit4. Of verlof een andere status in Unit4 krijgt, spreken we per klant af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers ($top maximaal 100, $skip, asOfDate in MM/DD/YYYY, standaard gemaskeerd) en events worker.hire, worker.rehire, worker.terminate, worker.onLeave, worker.reportsTo.modify en worker.workAssignment.homeOrganizationalUnits.modify (Home Department, Home Cost Number, Business Unit).
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en secret: POST/PATCH /v1/employees/validate, POST /v1/employees/batch (hoogstens 200, één companyId), PATCH /v1/employees/batch op relatedValues en employments, DELETE /v1/employees/{personId} voor de status Terminate; 202 bij een actieve workflow.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
workers/workerID/idValue | personId | Uniek per ADP-klant |
legalName (givenName, familyName1) | nameInformation | |
Werk-e-mail | contactPoints | |
Company / payroll group | companyId | Via een tabel |
homeOrganizationalUnits (Home Cost Number) | relatedValues (kostenplaats) | Via een tabel die finance beheert |
homeOrganizationalUnits (Home Department) | relatedValues (afdeling) | |
reportsTo/positionID | Leidinggevende | Positie omgezet naar worker |
hireDate en terminationDate | employments dateFrom en dateTo |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions