HR naar ITSM
AFAS koppelen met BMC Helix ITSM: personen in CTM:People en incidenten voor in- en uitdienst
Met een koppeling tussen AFAS Profit en BMC Helix ITSM staat elke medewerker uit AFAS als persoon in het People-formulier van BMC Helix, met bedrijf, organisatie, afdeling en site, en maakt KoppelHet bij een indiensttreding of datum uit dienst een incident aan voor de supportgroep die werkplek en accounts regelt. De structuur van werkgevers en organisatorische eenheden gaat eerst mee, zodat elke persoon aan een bestaande afdeling hangt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in AFAS hun personeel beheren en BMC Helix ITSM als servicedesk gebruiken, houden het People-formulier vaak met de hand bij. Nieuwe collega's bellen dan op hun eerste dag naar een servicedesk die ze nog niet kent, en vertrekkers blijven als klant actief.
- KoppelHet leest werkgevers, organisatorische eenheden en medewerkers uit AFAS via eigen GetConnectors.
- Ontbrekende bedrijven, organisaties en afdelingen worden eerst in BMC Helix aangemaakt.
- Daarna maakt of werkt KoppelHet de persoon in CTM:People bij, gezocht op Corporate ID.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum maakt KoppelHet een onboardingincident aan voor de supportgroep.
- Een datum uit dienst levert een offboardingincident op; na die datum gaat het profiel van de persoon op een niet-actieve status.
Waar je op let bij AFAS Profit en BMC Helix ITSM
- BMC Helix laat een persoon alleen hangen aan een bedrijf, organisatie en afdeling die al bestaan. KoppelHet zet daarom eerst de werkgevers en organisatorische eenheden uit AFAS klaar en pas daarna de medewerkers.
- AFAS kent een boom van organisatorische eenheden met willekeurig veel niveaus, BMC Helix maar twee onder het bedrijf: organisatie en afdeling. We spreken af welk niveau uit AFAS de organisatie wordt; de eenheid van de medewerker zelf wordt de afdeling.
- Voor een nieuwe persoon vraagt BMC Helix een site voor wie op kantoor werkt, of een thuisadres voor wie thuis werkt. KoppelHet vult de site uit de vestiging in AFAS, zodat het privéadres uit AFAS niet in de servicedesk terechtkomt.
- Werkgevers in AFAS worden bedrijven in BMC Helix. Een holding met meerdere werkgevers krijgt zo per werkmaatschappij een eigen bedrijf, waarop supportgroepen en rechten in Helix al per bedrijf zijn ingericht.
- Het onboardingincident loopt via het interfaceformulier HPD:IncidentInterface_Create. Dat vraagt naam, status, servicetype, impact, urgentie, gemelde bron en een omschrijving; met Corporate_ID vindt Helix de nieuwe persoon als klant van het incident.
- Wie in AFAS een nieuwe medewerker ruim voor de begindatum invoert, krijgt het incident pas binnen de afgesproken termijn. Het staat daarbij direct op de supportgroep, omdat Helix een toegewezen groep verplicht stelt zodra de status op toegewezen of verder staat.
- KoppelHet leest AFAS met een eigen app connector die alleen naam, nummer, werkmail, functie, eenheid, vestiging en datums bevat. BSN, salaris en privéadres zitten niet in die connector.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet de organisatiestructuur in BMC Helix al kloppen?
Nee. KoppelHet maakt ontbrekende bedrijven, organisaties en afdelingen aan uit AFAS. Bestaande onderdelen koppelen we bij de start op naam.
Kan een incidentsjabloon worden gebruikt?
Ja. Het interfaceformulier accepteert een TemplateID, zodat categorie en supportgroep uit jullie sjabloon komen.
Worden supportmedewerkers ook aangemaakt?
Nee. De koppeling maakt gewone personen aan. Supportmedewerkers hebben in Helix een login, licentie en supportgroep nodig; dat blijft beheer in Helix.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met eigen GetConnectors (medewerkers met functieregels, organisatorische eenheden, werkgevers) onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum. Het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
- BMC Helix via de platform-REST API: POST /api/jwt/login (form-encoded) levert een token dat één uur geldig is en in de header Authorization: AR-JWT meegaat. Personen via POST /api/arsys/v1/entry/CTM:People en PUT /api/arsys/v1/entry/CTM:People/{entryId}; afmelden met POST /api/jwt/logout.
- Incidenten via POST /api/arsys/v1/entry/HPD:IncidentInterface_Create met First_Name, Last_Name, Corporate_ID, z1D_Action CREATE, Status, Service_Type, Impact, Urgency, Reported_Source, Description en Assigned_Group, en desgewenst een TemplateID. KoppelHet bewaart per medewerker het incidentnummer per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in BMC Helix ITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | Corporate ID | Sleutel voor bijwerken |
Roepnaam | First Name | |
Voorvoegsel + Achternaam | Last Name | |
E-mail werk | Internet E-mail | |
Werkgever | Company | |
Bovenliggende organisatorische eenheid | Organization | |
Organisatorische eenheid | Department | |
Vestiging | Site | Verplicht voor wie op kantoor werkt |
Datum uit dienst | Profile Status | Na de datum op niet-actief |
Indiensttreding of vertrek | HPD:IncidentInterface_Create: Description, Assigned_Group en categorie | |
Medewerker | First_Name, Last_Name en Corporate_ID van de klant |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit