Payroll naar finance
AFAS Coupa koppeling: gebruikers met goedkeuringsrechten uit AFAS, onkosten terug naar de salarisrun
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Coupa staat elke medewerker uit AFAS automatisch als gebruiker in Coupa, met personeelsnummer, manager en kostenplaats, en gaan onkostendeclaraties die in Coupa zijn goedgekeurd voor betaling naar de eerstvolgende salarisrun in AFAS. Een vertrekker wordt na de laatste werkdag inactief in Coupa, zodat er geen aanvragen of goedkeuringen meer op die naam lopen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salarissen in AFAS Profit verwerken en inkoop en onkosten in Coupa doen, houden gebruikers en goedkeurders in Coupa met de hand bij. Een managerwissel in AFAS komt in Coupa vaak te laat, waardoor de verkeerde persoon goedkeurt, en goedgekeurde onkosten worden elke maand overgetikt als mutatie in AFAS.
- Een nieuwe medewerker in AFAS wordt een Coupa-gebruiker met login, e-mail, personeelsnummer, manager en standaardkostenplaats, en de licentie voor onkosten.
- Een andere manager of kostenplaats in AFAS werkt door in Coupa. Na de laatste werkdag zet de koppeling de gebruiker op inactief.
- Tot de afsluitdatum van de salarisperiode haalt KoppelHet de declaraties op die zijn goedgekeurd voor betaling en nog niet zijn geëxporteerd.
- Per medewerker gaat het totaal als looncomponent naar AFAS, met het declaratienummer van Coupa erbij; daarna markeert de koppeling de declaratie in Coupa als geëxporteerd.
Terug: Declaraties die zijn goedgekeurd voor betaling gaan als looncomponent naar AFAS
Waar je op let bij AFAS Profit en Coupa
- In Coupa moeten login en e-mail verplicht én uniek zijn, en ook het personeelsnummer is uniek. KoppelHet controleert in AFAS vooraf op dubbele werkmail of een hergebruikt nummer, zodat Coupa een nieuwe medewerker niet stil weigert.
- Coupa werkt met licentievlaggen per gebruiker, voor onkosten, inkoop, facturen en meer. De koppeling zet alleen de onkostenlicentie aan; wie ook inkoopt of facturen goedkeurt, krijgt die rechten via Coupa-beheer, zodat de koppeling geen licenties uitdeelt die niemand bedoelde.
- Goedkeuringslimieten hangen in Coupa aan de gebruiker, apart voor onkosten, aanvragen en facturen. Een functiewissel in AFAS past via een tabel van finance de onkostenlimiet aan, zodat een gepromoveerde manager meteen de juiste bedragen mag goedkeuren.
- Coupa stelt per gebruiker in langs welk kanaal onkosten worden betaald; standaard is dat het ERP, maar het kan ook Coupa Pay zijn. Voor uitbetaling via de AFAS-salarisrun moet het ERP-kanaal blijven, anders betaalt Coupa zelf en krijgt de medewerker het bedrag twee keer.
- Een gebruiker in Coupa is via de API alleen op de eigen Coupa-ID op te halen. KoppelHet bewaart die ID bij elke AFAS-medewerker zodra de gebruiker is aangemaakt, zodat een wijziging of uitdiensttreding altijd bij de juiste gebruiker landt.
- Coupa laat declaraties ophalen die goedgekeurd zijn voor betaling en nog niet zijn geëxporteerd. Na verwerking in AFAS markeert KoppelHet ze als geëxporteerd, en het Coupa-declaratienummer gaat mee als referentie bij de looncomponent, zoals Coupa zelf aanraadt.
- Gebruikt jullie organisatie single sign-on voor Coupa, dan zet de koppeling de inlogmethode op SAML met het SSO-ID uit de identity provider, in plaats van een wachtwoorduitnodiging te laten versturen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan ook inkoopaanvragen en facturen naar AFAS?
Nee. Alleen onkostendeclaraties van medewerkers lopen via de salarisrun. Inkoop en facturen horen in de financiële administratie.
Wie bepaalt de goedkeuringslimiet van een medewerker?
Finance, in een tabel per functie of niveau. De koppeling past de limiet toe zodra de functie in AFAS wijzigt.
Kunnen kostenplaatsen ook van Coupa naar AFAS?
Dat kan later als uitbreiding. In deze koppeling is AFAS de bron voor de standaardkostenplaats van een medewerker.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een GetConnector op medewerkers, dienstverbanden en functies, gefilterd op wijzigingsdatum. Onkostenvergoedingen gaan naar AFAS via de UpdateConnector HrCompMut, als looncomponent in de lopende periode.
- Naar Coupa via de Users API (POST /api/users, PUT /api/users/:id) met login, email, employee_number, firstname, lastname, manager, default_account, expense_user, expense_approval_limit, employee_payment_channel, authentication_method (saml) en sso_identifier, en active voor uitdiensttreding.
- Declaraties via GET /api/expense_reports?status=approved_for_payment&exported=false, daarna markeren als geëxporteerd. Statussen in Coupa onder meer approved_for_payment, scheduled_for_payment en paid.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Coupa | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | employee_number | Uniek in Coupa |
E-mail werk | login en email | Beide verplicht en uniek |
Leidinggevende | manager | |
Kostenplaats | default_account | |
Functie of functieniveau | expense_approval_limit | Via een tabel die finance beheert |
Datum uit dienst | active = false | |
Vaste waarde | expense_user = true en employee_payment_channel = ERP | |
Totaal per declarant uit Coupa | Looncomponent onkostenvergoeding (HrCompMut) | Met het Coupa-declaratienummer als referentie |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit