Leren en certificaten
AFAS Docebo koppeling: medewerkers in de branch van hun eenheid, afgeronde cursussen in AFAS
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Docebo wordt elke medewerker uit AFAS automatisch Docebo-gebruiker, in de branch van zijn organisatorische eenheid, met zijn leidinggevende en met functie en werkgever als extra velden. Afgeronde verplichte cursussen komen terug in AFAS als cursus bij de medewerker, en na de datum uit dienst wordt de gebruiker in Docebo gedeactiveerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in AFAS Profit doen en Docebo inzetten voor onboarding en verplichte cursussen, houden de branches in Docebo met de hand bij. Na een reorganisatie in AFAS kloppen de automatische inschrijvingen niet meer, en wie zijn verplichte cursus heeft gehaald, staat alleen in een Docebo-rapport.
- HR voert de nieuwe medewerker in AFAS in, met functie, eenheid en datum in dienst.
- KoppelHet brengt eerst de branches in Docebo in lijn met de eenheden in AFAS, één voor één en van boven naar beneden.
- De medewerker wordt een inactieve Docebo-gebruiker in de branch van zijn eenheid en wordt op de datum in dienst actief; de inschrijfregels van Docebo wijzen dan de cursussen toe.
- Rondt de medewerker een verplichte cursus af, dan zet KoppelHet die als cursus met certificaat bij de medewerker in AFAS.
- Na de datum uit dienst deactiveert KoppelHet de gebruiker; de leerhistorie blijft in Docebo.
Terug: Afgeronde cursussen met datum
Waar je op let bij AFAS Profit en Docebo
- Organisatorische eenheden in AFAS vormen een boom, en Docebo waarschuwt dat aanroepen die branches maken of verplaatsen nooit tegelijk mogen lopen. Na een reorganisatie in AFAS verwerkt KoppelHet de nieuwe en verschoven eenheden daarom een voor een, beginnend bij de hoogste, en verplaatst pas daarna medewerkers.
- In Docebo hoort een gebruiker bij één branch, terwijl AFAS naast de eenheid ook werkgever en functie kent. De eenheid wordt de branch; werkgever en functie gaan mee als extra velden, zodat een inschrijfregel bijvoorbeeld één functie binnen één werkgever kan selecteren.
- Docebo controleert verplichte extra velden niet als een gebruiker via de API wordt aangemaakt of bijgewerkt. Staat in AFAS geen functie bij een nieuwe medewerker, dan mist hij in Docebo stil zijn inschrijfregel. KoppelHet controleert functie en werkgever vooraf en meldt een lege waarde aan HR.
- AFAS kan bij een cursus van een medewerker een certificaat met een geldigheidsperiode vastleggen. De melding van Docebo over een afgeronde cursus bevat geen vervaldatum; die zit alleen in certificaatmeldingen die Docebo Connect vragen. KoppelHet vult de geldigheid daarom met de termijn die HR per cursus opgeeft.
- Met verzamelde meldingen aan stuurt Docebo meerdere afgeronde cursussen in één bericht, in een andere vorm dan een losse melding. KoppelHet verwerkt beide vormen en zet elke afronding als aparte cursusregel in AFAS.
- AFAS kent de datum in dienst vaak weken vooruit. KoppelHet maakt de Docebo-gebruiker dan al aan maar inactief, zodat de manager hem kan zien, en zet hem op de eerste werkdag actief.
- Komt een oud-medewerker terug, dan heeft hij in AFAS hetzelfde medewerkernummer. Omdat dat nummer de gebruikersnaam in Docebo is, zet KoppelHet de bestaande gebruiker weer actief, met zijn eerder behaalde cursussen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan alle cursussen terug naar AFAS?
Nee, alleen cursussen die HR aan een AFAS-cursus heeft gekoppeld. De rest blijft in Docebo.
Gebruiken jullie single sign-on?
Inloggen regelen jullie in Docebo met jullie identity provider. De koppeling zorgt dat de gebruiker en zijn branch er op tijd staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, dienstverbanden en organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum, via een app connector. Afgeronde cursussen gaan terug via de UpdateConnector HrEmpCourse (Certificaat behaald, Geldig van, Geldig tot).
- Naar Docebo via de REST API - /manage/v1/user en /manage/v1/user/batch (advies maximaal 100 per batch, nooit gelijktijdig), /manage/v1/orgchart voor branches (altijd na elkaar). Bij een 429 wacht KoppelHet en probeert opnieuw.
- Afgeronde cursussen via de webhook course.enrollment.completed (user_id, course_id, completion_date); met payload collection als payloads-array.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Docebo | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker | username | Vaste sleutel, ook als het e-mailadres wijzigt |
Roepnaam / Voorvoegsel + Achternaam | firstname, lastname | |
E-mail werk | email | |
Organisatorische eenheid | Branch (code) | Met de bovenliggende eenheid als ouderbranch |
Leidinggevende | manager | |
Functie, Werkgever | Additional fields | |
Datum in dienst / Datum uit dienst | Gebruiker actief of inactief | |
course.enrollment.completed (course_id, completion_date) | Cursussen per medewerker (HrEmpCourse) | Alleen cursussen die aan een AFAS-cursus zijn gekoppeld |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit