HR naar ITSM
AFAS koppelen met EasyVista: medewerkers in AM_EMPLOYEE en onboardingtickets uit de catalogus
Met een koppeling tussen AFAS Profit en EasyVista Service Manager staat elke medewerker uit AFAS als employee in EasyVista, met personeelsnummer, afdeling, locatie en begindatum, en maakt KoppelHet bij een indiensttreding of vertrek een ticket aan uit de catalogusrubriek die jullie daarvoor gebruiken. Het ticket staat op naam van de medewerker, zodat IT werkplek en toegang klaarzet of terughaalt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AFAS gebruiken en hun IT- en facilitaire verzoeken in EasyVista afhandelen, houden de medewerkerslijst in EasyVista vaak bij met een periodieke export. Tussen twee exports bestaat een nieuwe collega niet als aanvrager, en lopen afdelingen achter op AFAS.
- KoppelHet leest medewerkers en organisatorische eenheden uit AFAS op wijzigingsdatum.
- Nieuwe eenheden worden afdelingen in EasyVista, met hun pad in de boom.
- KoppelHet zoekt de employee op identification en maakt hem aan of werkt hem bij.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum maakt KoppelHet een ticket uit de onboardingrubriek, met de nieuwe medewerker als begunstigde.
- Een datum uit dienst komt op de employee en levert een offboardingticket op.
Waar je op let bij AFAS Profit en EasyVista
- EasyVista bewaart afdelingen als een boom met een pad, zoals Organisatie/Divisie/Team. KoppelHet bouwt dat pad uit de bovenliggende eenheden in AFAS, zodat de structuur in EasyVista die van AFAS volgt.
- Afdelingen en locaties aanmaken via de REST API kan pas vanaf EasyVista 2025.2. Draait een oudere versie, dan beheert IT nieuwe afdelingen zelf en geeft KoppelHet een melding als een AFAS-eenheid nog geen afdeling heeft.
- Bij het aanmaken van een employee accepteert EasyVista geen afdelingscode of afdelingspad. KoppelHet zoekt daarom eerst het ID van de afdeling op en zet dat op de medewerker.
- Het AFAS-medewerkernummer wordt het veld identification in EasyVista. KoppelHet zoekt daarop met search=identification, zodat een nieuwe achternaam na een huwelijk dezelfde employee bijwerkt.
- Een ticket maakt EasyVista alleen aan als aanvrager en begunstigde al bestaan binnen de domeinen van de API-gebruiker; anders volgt een 406. KoppelHet maakt de employee dus altijd eerst aan en daarna pas het onboardingticket.
- Vrije velden in AFAS, bijvoorbeeld of iemand een laptop of telefoon krijgt, kunnen mee naar eigen velden met het voorvoegsel e_ op het ticket. De afhandelaar ziet dan direct wat er klaargezet moet worden.
- Elke aanroep op de EasyVista-API gebruikt een gebruikerslicentie van Service Manager. KoppelHet werkt daarom met één vaste API-gebruiker en een access token, en vraagt alleen de medewerkers op die in AFAS gewijzigd zijn.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke catalogusrubriek gebruikt het ticket?
Die van jullie. KoppelHet gebruikt de catalog_guid van de rubriek voor onboarding of offboarding, zodat workflow en taken uit EasyVista komen.
Wat als onze EasyVista-versie ouder is dan 2025.2?
Dan werkt de koppeling met de afdelingen die al bestaan. Een nieuwe eenheid in AFAS geeft een melding aan IT om de afdeling aan te maken.
Gaan er privégegevens uit AFAS naar EasyVista?
Nee. De connector bevat geen BSN, salaris of privéadres.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met eigen GetConnectors (medewerkers met functieregels, organisatorische eenheden, vestigingen) onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum. Het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
- EasyVista via https://{server}/api/v1/{account}/ met een access token als bearer-token (Administration > Access Management > Access Tokens). Employees met GET /employees?search=identification:..., POST /employees (in een employees-array) en PUT /employees/{employee_id}; velden volgens AM_EMPLOYEE, eigen velden met e_. Afdelingen met POST /departments (department_path verplicht, vanaf 2025.2). Standaard time-out 60 seconden.
- Tickets via POST /requests met catalog_guid (of catalog_code), title, description, recipient_identification, requestor_mail, submit_date en external_reference. Het antwoord bevat een HREF met het ticketnummer; KoppelHet bewaart dat per medewerker per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in EasyVista | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | identification | Sleutel voor zoeken en bijwerken |
Achternaam, roepnaam | last_name | In de vorm die EasyVista gebruikt |
E-mail werk | e_mail | |
Organisatorische eenheid | department_id | Afdeling eerst aangemaakt met department_path |
Vestiging | location_id | |
Datum in dienst | begin_of_contract | |
Datum uit dienst | Vertrekdatum op de employee | Veld per inrichting |
Indiensttreding of vertrek | catalog_guid van de onboarding- of offboardingrubriek | |
Medewerker | recipient_identification | |
Leidinggevende | requestor_mail | Manager als aanvrager |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit