Identity en access management
AFAS koppelen met Google Workspace: Google-accounts vanuit HR
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker in AFAS automatisch een Google-account, in de juiste afdeling en groepen en met de licentie die bij de functie hoort. Bij vertrek wordt het account geschorst, zodat mail en Drive-bestanden bewaard blijven tot ze zijn overgedragen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in AFAS die in Gmail, Drive en Meet werken, maken elk Google-account met de hand aan in de Admin console en kiezen de organisatie-eenheid op gevoel. Wie vertrekt, blijft vaak in gedeelde Drives en groepen staan.
- HR voert de nieuwe medewerker in in AFAS met datum in dienst, functie en afdeling.
- KoppelHet bedenkt het e-mailadres met de afgesproken naamgevingsregels, ook als er al iemand met dezelfde naam is.
- Voor de eerste werkdag staat het Google-account klaar in de juiste organisatie-eenheid, met een startwachtwoord dat bij de eerste keer inloggen moet worden gewijzigd.
- De medewerker komt in de Google-groepen van afdeling en functie en krijgt de licentie die bij de functie hoort.
- Op de datum uit dienst wordt het account geschorst en uit de groepen gehaald. Verwijderen volgt na een termijn die jullie kiezen.
Waar je op let bij AFAS Profit en Google Workspace
- Google accepteert geen nieuw account zonder wachtwoord. KoppelHet zet een willekeurig startwachtwoord dat bij de eerste aanmelding moet worden gewijzigd, of laat de aanmelding via single sign-on lopen als jullie dat gebruiken.
- Wijzigt iemand in AFAS van naamgebruik, bijvoorbeeld na een huwelijk, dan past KoppelHet het e-mailadres aan. Google houdt het oude adres als alias, dus mail naar de oude naam komt nog aan.
- De afdelingsstructuur in AFAS is meestal fijner dan je in Google wilt. We vertalen hem naar een paar Google-organisatie-eenheden, omdat die in Google bepalen welke apps en welk beleid gelden.
- Een verwijderd Google-account is maar twintig dagen terug te zetten. Daarom schorsen we eerst en verwijderen we pas als de gegevens zijn overgedragen.
- Google Workspace heeft geen apart veld voor het personeelsnummer. KoppelHet bewaart het AFAS-nummer in een extern kenmerk, zodat het account bij een naamswijziging aan dezelfde medewerker gekoppeld blijft.
- Licenties regelt Google apart van de accounts. De functie in AFAS bepaalt welke Google Workspace-editie een medewerker krijgt.
- De koppeling krijgt in Google alleen rechten op gebruikers, groepen en licenties, en in AFAS alleen leesrechten op de gegevens die Google nodig heeft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we Google-groepen automatisch laten vullen?
Ja. Per afdeling, functie of vestiging in AFAS spreken we af in welke groepen iemand hoort. Bij een functiewissel past de koppeling het lidmaatschap aan.
Wat gebeurt er met de Drive-bestanden van een vertrekker?
De koppeling schorst het account, zodat de bestanden blijven bestaan. Overdragen aan een collega doet de beheerder in de Admin console voordat het account na de afgesproken termijn wordt verwijderd.
Werkt dit ook voor scholen met Google Workspace for Education?
Voor medewerkers wel, op dezelfde manier. Leerlingaccounts komen niet uit AFAS en vallen buiten deze koppeling.
We gebruiken zowel Microsoft 365 als Google. Kan dat?
Ja. Dezelfde AFAS-gegevens kunnen naar Entra ID en Google Workspace. Per systeem spreken we af wie welk account en welke licentie krijgt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (users, groups) en de Enterprise License Manager API (product en SKU).
- Toegang via een service account met domain-wide delegation, beperkt tot de scopes voor gebruikers, groepen en licenties.
- Nieuw account met willekeurig wachtwoord en changePasswordAtNextLogin; bij vertrek suspended = true.
- Het AFAS-nummer gaat in externalIds met type organization; organisatie-eenheid via orgUnitPath.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | externalIds (type organization) | Google heeft geen apart veld voor het personeelsnummer |
Roepnaam | name.givenName | |
Voorvoegsel + Achternaam | name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
Functie | organizations.title | |
Organisatorische eenheid | organizations.department | |
Kostenplaats | organizations.costCenter | |
Organisatorische eenheid of werkgever | orgUnitPath | Via een vertaaltabel naar een beperkt aantal Google-OU's |
Leidinggevende | relations (type manager) | |
Datum uit dienst | suspended = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit