HaHR naar ITSM
AFAS HaloITSM koppeling: medewerkers als Halo-gebruiker en tickets na de AFAS-workflow
Met een koppeling tussen AFAS Profit en HaloITSM wordt elke medewerker uit AFAS een gebruiker in Halo, op de site van zijn standplaats en met zijn organisatorische eenheid als afdeling, en komt er na een afgeronde indiensttreding een onboardingticket met wat HR in AFAS heeft aangevinkt. Bij uitdiensttreding volgt een offboardingticket en wordt de gebruiker na de laatste werkdag inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR en salaris in AFAS Profit en een IT-servicedesk in HaloITSM leggen in AFAS al vast of iemand een laptop, telefoon of auto krijgt, maar IT hoort dat via een mail van de teamleider. Medewerkers die uit dienst zijn, staan in Halo nog als actieve gebruiker.
- HR voert een nieuwe medewerker in AFAS in en rondt de workflow voor indiensttreding af.
- KoppelHet maakt de gebruiker aan in Halo, op de site van de standplaats, met functie en afdeling.
- Er komt een onboardingticket op naam van de nieuwe gebruiker, met de startdatum, de leidinggevende en de middelen die HR heeft aangevinkt.
- Wijzigen functie, afdeling of standplaats, dan werkt KoppelHet de gebruiker bij.
- Bij een einddatum komt er een offboardingticket. Na de laatste werkdag zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij AFAS Profit en HaloITSM
- AFAS start een indiensttreding met een workflow die HR afrondt. KoppelHet maakt de Halo-gebruiker en het onboardingticket pas daarna aan. Een aanname die HR in de workflow afbreekt, levert zo geen ticket op dat IT later weer moet sluiten.
- Vrije velden in AFAS, zoals laptop, telefoon of toegangspas ja of nee, komen in eigen velden van het Halo-ticket. Het team in Halo kan daarop filteren en hoeft niet in de tekst te zoeken.
- Een Halo-gebruiker kent ook velden voor privételefoon en andere persoonsgegevens. KoppelHet leest AFAS met een eigen app connector zonder privéadres, BSN of salaris, dus die velden blijven in Halo leeg.
- Een medewerker kan in AFAS meerdere dienstverbanden hebben, bijvoorbeeld twee contracten bij twee werkmaatschappijen. In Halo is dat één gebruiker. Pas als het laatste dienstverband eindigt, komt er een offboardingticket.
- Collega's van IT staan in AFAS als medewerker en in Halo ook als behandelaar. KoppelHet werkt alleen hun gebruiker bij en laat de behandelaarsrechten in Halo met rust.
- Een reorganisatie in AFAS wijzigt in één keer de afdeling van honderden medewerkers. Halo accepteert meerdere gebruikers per aanroep maar begrenst het aantal aanroepen per vijf minuten. KoppelHet bundelt de wijzigingen, zodat de servicedesk tijdens de ronde gewoon blijft werken.
- Een vertrekker zet KoppelHet op inactief en verwijdert hem niet. Verwijderen haalt in Halo ook de gekoppelde gegevens weg, en dan weet IT niet meer welke laptop nog terug moet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat er ook iets terug van Halo naar AFAS?
Nee, deze koppeling schrijft alleen naar Halo. Wil je bijvoorbeeld uitgegeven laptops in het AFAS-dossier zien, dan kan dat later als uitbreiding.
Wat als HR de startdatum verschuift?
Dan zet KoppelHet een notitie op het bestaande onboardingticket met de nieuwe datum. Er komt geen tweede ticket.
Welke rechten krijgt de koppeling in Halo?
Alleen gebruikers lezen en wijzigen en tickets aanmaken. De API-applicatie richten jullie in Halo in onder de instellingen voor de Halo API.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen app connector met GetConnectors voor medewerkers, dienstverbanden en organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum, plus een webhook op de workflow voor indiensttreding. Geen BSN, salaris of privéadres.
- Naar Halo schrijven we via de Halo REST API met een API-applicatie (client credentials). POST /Users en POST /Tickets met een array van records; met id wordt bijgewerkt, zonder id aangemaakt. Tickets met tickettype_id, user_id, site_id, summary, details en customfields. Gebruikers zetten we op inactive; DELETE /Users/{id} gebruiken we niet. Ratelimiet 700 aanroepen per 300 seconden per tenant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | Eigen veld personeelsnummer (customfields) | Sleutel om de Halo-gebruiker terug te vinden |
Roepnaam en achternaam met voorvoegsel | firstname en surname | |
E-mail werk | emailaddress | |
Functie | title | |
Organisatorische eenheid | department | |
Standplaats | site_id | Via een tabel van standplaats naar site |
Vrije velden zoals laptop of telefoon | customfields van het onboardingticket | |
Datum in dienst en leidinggevende | Onboardingticket: tickettype_id, user_id, summary, details | |
Einddatum contract | Offboardingticket, daarna inactive = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit