HR naar ITSM
AFAS Ivanti koppeling: medewerkers uit AFAS Profit als employee in Ivanti Neurons for ITSM, met serviceverzoeken voor in- en uitdienst
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Ivanti Neurons for ITSM staat elke medewerker uit AFAS als employee in Ivanti, met afdeling, functie, werkgever en leidinggevende, en dient KoppelHet bij indiensttreding, overplaatsing of vertrek een serviceverzoek in uit jullie gepubliceerde sjabloon. De keuzes die HR in AFAS vastlegt, zoals laptop of alleen een account, staan als ingevulde vragen in dat verzoek.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in AFAS doen en hun servicedesk in Ivanti Neurons for ITSM hebben, houden de employees in Ivanti vaak bij met een import uit Active Directory of met de hand. Een nieuwe collega bestaat in Ivanti dan pas als IT zijn account al heeft gemaakt, terwijl juist dat account het eerste verzoek is.
- HR rondt in AFAS de workflow voor de nieuwe medewerker af, met de keuzes voor laptop, telefoon en toegang in vrije velden.
- KoppelHet leest de medewerker met een eigen connector en maakt in Ivanti de employee aan, of werkt hem bij op medewerkernummer.
- Binnen de afgesproken termijn voor de datum in dienst dient KoppelHet het onboardingverzoek in, op naam van de nieuwe employee.
- Een andere afdeling of functie levert een wijzigingsverzoek op; een datum uit dienst een offboardingverzoek een week vooraf.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de employee in Ivanti op inactief.
Waar je op let bij AFAS Profit en Ivanti
- Ivanti maakt een serviceverzoek alleen aan voor een employee die al bestaat, want het verzoek vraagt de RecID van de klant en een sjabloon dat voor die persoon beschikbaar is. KoppelHet zet daarom eerst de employee neer zodra de AFAS-workflow is afgerond, en dient het onboardingverzoek pas daarna in.
- Vrije velden in AFAS zoals laptop of telefoon worden in Ivanti antwoorden op vragen van het sjabloon. Is zo'n vraag een keuzelijst, dan verwacht Ivanti de interne code van de gekozen waarde. KoppelHet legt per vrij veld vast welke waarde in de Ivanti-lijst erbij hoort, en meldt een AFAS-waarde die daar ontbreekt.
- AFAS ordent organisatorische eenheden als boom. De afdeling op een employee in Ivanti is een waarde uit een validatielijst. KoppelHet kiest per medewerker de eenheid op het niveau dat jullie servicedesk gebruikt, en meldt een nieuwe eenheid uit AFAS die in Ivanti nog niet als waarde bestaat.
- Een AFAS-omgeving met meerdere werkgevers kan hetzelfde medewerkernummer bij twee werkgevers hebben als de nummering per werkgever loopt. KoppelHet zet dan de werkgever voor het nummer, zodat Ivanti twee verschillende employees houdt.
- Sluit een nieuw dienstverband in AFAS direct aan op het vorige, dan blijft de employee in Ivanti actief en volgt er geen offboardingverzoek. Alleen als afdeling of functie anders wordt, komt er een wijzigingsverzoek.
- Ivanti geeft per opvraging hoogstens honderd records terug. Bij de eerste ronde vergelijkt KoppelHet het AFAS-bestand daarom in blokken met de employees in Ivanti, en koppelt bestaande employees eenmalig op werkadres voordat het medewerkernummer de sleutel wordt.
- AFAS-datums gelden voor een Nederlandse kalenderdag. Ivanti vraagt bij een serviceverzoek de afwijking ten opzichte van UTC in minuten. KoppelHet geeft die per verzoek mee, ook rond de overgang naar zomertijd, zodat een datum in dienst niet een dag verschuift.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er salarisgegevens of BSN naar Ivanti?
Nee. De AFAS-connector bevat alleen de velden die de servicedesk nodig heeft.
Moeten we in Ivanti iets inrichten?
Ja: een gepubliceerd sjabloon voor onboarding, wijziging en offboarding, en een REST API-key voor een integratiegebruiker met alleen de rechten op employees en serviceverzoeken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met eigen GetConnectors (medewerkers met dienstverband en vrije velden, organisatorische eenheden, werkgevers) onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum. Geen BSN, salaris of privéadres. Het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
- Naar Ivanti via de OData REST API op /api/odata/businessobject/employees: POST om aan te maken, PATCH op de RecID om bij te werken, $filter en $top (standaard 25, maximaal 100) om te zoeken. Gevalideerde velden hebben een bijbehorend _Valid-veld met de RecID van de lijstwaarde. Autorisatie met een REST API-key in de header Authorization (rest_api_key=…), aangemaakt in een eigen key group op naam van een integratiegebruiker met een eigen rol.
- Serviceverzoeken via POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId (uit api/rest/Template/{RecID van de employee}/_All_), strUserId en strCustomerLocation, parameters met sleutels par-{RecID} (keuzelijsten ook met -recId uit de ValidationList) en localOffset in minuten. Alle velden uit het voorbeeld zijn verplicht. KoppelHet bewaart per medewerker welk verzoek per gebeurtenis is ingediend.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | Personeelsnummer op de employee | Vaste sleutel; KoppelHet bewaart de RecID van Ivanti erbij |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | Voornaam en achternaam van de employee | |
E-mail werk | E-mailadres en loginnaam | |
Functie | Functietitel | |
Organisatorische eenheid | Afdeling | Waarde uit de validatielijst van Ivanti |
Werkgever | Locatie of eigen veld voor de werkgever | |
Leidinggevende | Manager van de employee | |
Datum uit dienst | Status inactief na de laatste werkdag | |
Indiensttreding, overplaatsing of vertrek | Serviceverzoek uit het sjabloon (subscriptionId) | |
Vrije velden laptop, telefoon en toegang | Parameters van het sjabloon (par-…) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit