HR naar ITSM
AFAS koppelen met Jira Service Management: klanten, Assets en onboardingverzoeken uit AFAS Profit
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Jira Service Management staat elke medewerker uit AFAS als klant in het portaal en als medewerker in Assets, en maakt KoppelHet bij een indiensttreding, overplaatsing of datum uit dienst een verzoek aan van het juiste request type, namens die medewerker. Het onboardingverzoek bevat startdatum, functie en leidinggevende, en na vertrek verliest de medewerker de toegang tot het portaal.
Wat de koppeling doet
Organisaties met medewerkers in AFAS en IT-vragen en apparaten in Jira Service Management en Assets krijgen een klant pas in Jira als iemand voor het eerst een melding doet. Bij een laptop in Assets staat alleen een naam, dus bij vertrek is niet te zien welke spullen iemand nog heeft.
- KoppelHet leest AFAS met een eigen connector die alleen de velden voor Jira Service Management bevat.
- Een nieuwe medewerker wordt klant in het portaal en lid van de organisatie van zijn afdeling, zodat hij de verzoeken van zijn team kan zien als dat zo is ingesteld.
- In Assets komt een medewerkerobject met werkgever, afdeling, functie en leidinggevende. IT koppelt laptops en telefoons aan dat object.
- Bij een overplaatsing verhuist de klant naar de organisatie van de nieuwe afdeling op de begindatum.
- Na de datum uit dienst trekt KoppelHet de portaaltoegang in en zet het medewerkerobject op uit dienst, zodat IT de gekoppelde spullen kan terughalen.
- Valt de startdatum binnen de afgesproken termijn, standaard vier weken, dan maakt KoppelHet een verzoek van het request type voor onboarding aan, namens de nieuwe klant, met startdatum, functie en manager in de velden.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsverzoek op; een week voor de laatste werkdag komt een offboardingverzoek voor laptop en toegang.
Waar je op let bij AFAS Profit en Jira Service Management
- Omdat de klant al bestaat voordat het verzoek komt, dient KoppelHet het onboardingverzoek namens de nieuwe collega in. Die ziet het verzoek op de eerste dag in het portaal en kan erop reageren.
- De laptop die IT voor de onboarding klaarzet, hangt in Assets aan het medewerkerobject uit AFAS. Het offboardingverzoek een week voor de datum uit dienst noemt zo welke spullen terug moeten.
- Het request type bepaalt welke velden een verzoek heeft. KoppelHet leest die velden uit, zodat een veld dat IT later toevoegt, zoals telefoon ja of nee, uit een vrij veld in AFAS gevuld kan worden.
- Jira Service Management maakt klanten normaal aan zodra iemand voor het eerst mailt of het portaal gebruikt. KoppelHet maakt ze vooraf aan uit AFAS, zodat een nieuwe collega op de eerste dag al in de juiste organisatie zit.
- Organisaties bepalen in Jira Service Management wie elkaars verzoeken kan zien. KoppelHet maakt ze aan per organisatorische eenheid of per werkgever uit AFAS, afhankelijk van wat jullie willen delen.
- Assets heeft een eigen importingang voor externe bronnen, met een vast schema en een koppeling van velden. KoppelHet levert de medewerkers uit AFAS daar aan, zodat laptops en telefoons aan echte medewerkers hangen en niet aan een losse naam.
- Na vertrek kan een voormalige medewerker via het portaal nog meldingen doen, tenzij de toegang wordt ingetrokken. KoppelHet trekt de portaaltoegang in op de dag na de datum uit dienst; eerdere verzoeken blijven bewaard.
- Een weergavenaam hoeft in Jira Service Management niet uniek te zijn. KoppelHet herkent medewerkers daarom aan het e-mailadres en in Assets aan het medewerkernummer uit AFAS, zodat twee collega's met dezelfde naam niet worden verward.
- Heeft de organisatie meerdere werkgevers in AFAS, dan staat de werkgever in Assets. Rapporten over uitgegeven hardware en doorbelasting kunnen daardoor per werkgever.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard maakt KoppelHet vier weken voor de datum in dienst een verzoek van jullie request type voor onboarding aan, namens de nieuwe medewerker, en een week voor de datum uit dienst een offboardingverzoek. Een overplaatsing levert een wijzigingsverzoek op.
Krijgen medewerkers hiermee ook een Jira-licentie?
Nee. Klanten in het portaal hebben geen agentlicentie nodig. Accounts voor agents lopen via het Atlassian-beheer, los van deze koppeling.
Moeten we Assets gebruiken?
Nee. Zonder Assets beheert de koppeling alleen klanten en organisaties.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest alleen de velden die Jira Service Management nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum.
- Jira Service Management via de REST API onder /rest/servicedeskapi/ - POST customer (email en displayName), PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access, en organization met POST organization/{organizationId}/user. Assets via de import source-API (schema-and-mapping, executions, data en status) met de scope import:import-configuration:cmdb.
- Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId en requestFieldValues (onder meer summary, startdatum en eigen velden), en raiseOnBehalfOf met het accountId van de klant die de koppeling heeft aangemaakt. De velden per request type haalt KoppelHet op via GET /rest/servicedeskapi/servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field. Een opmerking op een openstaand verzoek via POST /rest/servicedeskapi/request/{issueIdOrKey}/comment.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
Roepnaam en voorvoegsel + achternaam | Klant: displayName | |
E-mail werk | Klant: email | |
Organisatorische eenheid | Organisatie (lidmaatschap) | |
Medewerkernummer | Assets: Medewerkernummer (sleutel) | |
Werkgever | Assets: Werkgever | |
Functie | Assets: Functie | |
Leidinggevende | Assets: Leidinggevende (verwijzing) | |
Kostenplaats | Assets: Kostenplaats | |
Datum uit dienst | Assets: status en portaaltoegang intrekken | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | requestTypeId | Request type voor onboarding, wijziging of offboarding |
Klant die de koppeling aanmaakte | raiseOnBehalfOf (accountId) | Het verzoek staat op naam van de medewerker |
Datum in dienst of datum uit dienst | requestFieldValues: startdatum of laatste werkdag | |
Functie en leidinggevende | requestFieldValues: functie en manager | |
Afdeling of locatie | Servicedesk en queue van het request type |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit