HR naar ITSM
AFAS ServiceDesk Plus koppeling: medewerkers uit AFAS Profit als gebruiker in ManageEngine ServiceDesk Plus, met aanvragen voor in- en uitdienst
Met een koppeling tussen AFAS Profit en ManageEngine ServiceDesk Plus staat elke medewerker uit AFAS als gebruiker (aanvrager) in ServiceDesk Plus, met afdeling, functie, medewerkernummer en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij indiensttreding, overplaatsing of vertrek een aanvraag aan uit jullie sjabloon. Dat werkt voor de cloudversie en voor on-premise vanaf build 11000; de route verschilt alleen in adres, inlog en endpoint.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AFAS gebruiken voor HR en ManageEngine ServiceDesk Plus voor de servicedesk, vullen de aanvragers in ServiceDesk Plus meestal vanuit Active Directory. Een nieuwe collega bestaat daar pas als zijn account er is, dus het verzoek om dat account komt per mail binnen, en wie vertrekt blijft als aanvrager te kiezen.
- HR rondt de workflow voor de nieuwe medewerker af in AFAS, met de keuzes voor laptop en toegang in vrije velden.
- KoppelHet maakt de gebruiker aan in ServiceDesk Plus, in de afdeling van zijn organisatorische eenheid, met de leidinggevende als reporting to.
- Binnen de afgesproken termijn voor de datum in dienst volgt de onboardingaanvraag uit het sjabloon, met de keuzes uit AFAS in eigen velden.
- Een overplaatsing levert een wijzigingsaanvraag op en past afdeling en leidinggevende aan.
- Een datum uit dienst geeft een week vooraf de offboardingaanvraag; daarna wordt de gebruiker afgesloten zoals met jullie afgesproken.
Waar je op let bij AFAS Profit en ManageEngine ServiceDesk Plus
- In de ServiceDesk Plus-API is de status van een gebruiker alleen te lezen. Een vertrekker op inactief zetten kan daar niet; verwijderen wel, maar dan verdwijnt de koppeling met zijn historie. KoppelHet maakt daarom bij vertrek de offboardingaanvraag en zet het afsluiten van de gebruiker als taak daarin, tenzij jullie verwijderen na een vaste termijn willen.
- Een afdeling hoort in ServiceDesk Plus bij een site. Een AFAS-omgeving met meerdere werkgevers krijgt per werkgever een site, met de organisatorische eenheden van die werkgever eronder, zodat twee werkgevers elk een eigen afdeling Financiën kunnen hebben.
- De leidinggevende verwijst in ServiceDesk Plus naar een andere gebruiker. Komen een nieuwe medewerker en zijn nieuwe leidinggevende tegelijk uit AFAS, dan maakt KoppelHet eerst de leidinggevende aan, zodat de verwijzing klopt en goedkeuringen meteen werken.
- Vrije velden in AFAS, zoals laptop of telefoon, gaan naar eigen velden van de aanvraag in ServiceDesk Plus. Het sjabloon van de servicedesk kan daar taken en goedkeuringen op laten volgen, zonder dat iemand de tekst van een mail hoeft te lezen.
- Draait ServiceDesk Plus on-premise op een build van voor 11000, dan werken de oude koppelvormen voor aanvragers na de upgrade niet meer. KoppelHet bouwt daarom op de versie 3-API en controleert vooraf welke build jullie draaien.
- Een gebruiker die al in ServiceDesk Plus staat vanuit een import uit Active Directory, koppelt KoppelHet bij de start op werkadres. Daarna is het AFAS-medewerkernummer in employee_id de sleutel, zodat een naamswijziging of nieuw mailadres geen tweede gebruiker oplevert.
- Bij de cloudversie in het Europese datacenter loopt de koppeling via het adres en de inlog van Zoho voor de EU. KoppelHet vraagt alleen de rechten voor aanvragers en aanvragen, niet voor de rest van de beheeromgeving.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met de cloudversie en met on-premise?
Ja, als on-premise op build 11000 of hoger draait. Adres, inlog en het endpoint voor gebruikers verschillen; de logica van de koppeling is dezelfde.
Blijft de import uit Active Directory nodig?
Voor medewerkers niet meer. Gebruikt ServiceDesk Plus AD ook voor inloggen, dan spreken we af welke velden uit AD komen en welke uit AFAS.
Gaan er salarisgegevens naar ServiceDesk Plus?
Nee. De AFAS-connector bevat geen salaris, BSN of privéadres.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met eigen GetConnectors (medewerkers met dienstverband en vrije velden, organisatorische eenheden, werkgevers) onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum. Het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
- ServiceDesk Plus Cloud: OAuth 2.0 via Zoho Accounts (scopes in de vorm SDPOnDemand.{module}.{operatie}, het api_domain uit het tokenantwoord, EU op sdpondemand.manageengine.eu); aanvragers via /api/v3/requesters (aanmaken, wijzigen, opvragen, verwijderen; /api/v3/users is daar alleen lezen). On-premise vanaf build 11000: /api/v3/users met de header authtoken; velden onder meer name (verplicht), employee_id, email_id, login_name, jobtitle, department (met site), reporting_to en user_udf_fields; status is alleen-lezen. De v1/v2-API's voor aanvragers werken na 11000 niet meer.
- Aanvragen via POST /api/v3/requests met input_data als formulierparameter (JSON) en de header Accept: application/vnd.manageengine.sdp.v3+json; alleen subject is verplicht. requester op email_id, template, group, site, due_by_time in milliseconden en udf_fields. Lijsten bladeren met row_count en start_index.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | employee_id | Vaste sleutel |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | first_name, middle_name, last_name en name | name is het enige verplichte veld |
E-mail werk | email_id en login_name | |
Functie | jobtitle | |
Organisatorische eenheid | department (binnen de site van de werkgever) | |
Leidinggevende | reporting_to | |
Indiensttreding, overplaatsing of vertrek | Aanvraag met template, group en subject | |
Datum in dienst of uit dienst | due_by_time (milliseconden sinds 1970) | |
Vrije velden laptop, telefoon en toegang | udf_fields van de aanvraag |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit