Payroll naar finance
AFAS SAP Concur koppeling: declaranten uit AFAS, goedgekeurde declaraties terug naar de salarisrun
Met een koppeling tussen AFAS Profit en SAP Concur staat elke medewerker uit AFAS automatisch als declarant in Concur, met personeelsnummer, kostenplaats en manager, en worden goedgekeurde declaraties uit Concur in de eerstvolgende salarisrun van AFAS uitbetaald. Na de run hoort Concur dat de betaling is gedaan, zodat de declarant de status ziet zonder dat finance iets hoeft bij te werken.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salarissen in AFAS Profit verwerken en declaraties in SAP Concur laten indienen, maken nieuwe medewerkers met de hand aan in Concur en tikken goedgekeurde declaraties elke maand over als mutatie in AFAS. Vertrekkers blijven intussen actief in Concur, en de declarant ziet niet wanneer er betaald is.
- Een nieuwe medewerker in AFAS wordt een Concur-gebruiker met werkmail, personeelsnummer, kostenplaats en de juiste uitbetalingsroute.
- Een andere kostenplaats of manager in AFAS werkt door in Concur; na de laatste werkdag wordt de gebruiker inactief.
- Tot de afsluitdatum van de salarisperiode haalt KoppelHet de goedgekeurde declaraties op en bevestigt meteen dat ze binnen zijn.
- Per medewerker gaat het totaal als looncomponent voor de onkostenvergoeding naar AFAS, in de lopende periode.
- Na de salarisrun krijgt Concur per declaratie een betaalbevestiging.
Terug: Goedgekeurde declaraties gaan als looncomponent naar AFAS · Na de salarisrun krijgt Concur een betaalbevestiging
Waar je op let bij AFAS Profit en SAP Concur
- Een gebruikersnaam in Concur moet uniek zijn over alle producten van SAP Concur heen, niet alleen binnen jullie omgeving. KoppelHet neemt daarom het zakelijke e-mailadres uit AFAS, en meldt een dubbel adres in AFAS voordat Concur de aanmaak weigert.
- Concur verwerkt nieuwe en gewijzigde gebruikers asynchroon, in batches van hoogstens honderd bewerkingen. Pas de status van de verwerking zegt of een nieuwe medewerker echt kan declareren. KoppelHet volgt elke batch tot ze klaar is en zet mislukte regels als taak klaar.
- Concur kent per declarant een uitbetalingsroute, met onder meer crediteuren, ADP-payroll en Concur Pay. Voor uitbetaling via de AFAS-salarisrun kiezen we bij de start de route die Concur niet zelf laat betalen, zodat er geen dubbele uitbetaling ontstaat.
- Een vertrekker wordt in Concur inactief en niet verwijderd. Volgens Concur is verwijderen alleen bedoeld voor gebruikers zonder transacties, en een oud-medewerker heeft vrijwel altijd declaraties. Een declaratie die nog in behandeling is, kan zo na vertrek gewoon worden afgerond en uitbetaald.
- Concur zet goedgekeurde declaraties klaar in een wachtrij en verwacht dat het ophalende systeem direct bevestigt wat het heeft ontvangen. KoppelHet doet dat meteen na het ophalen, zodat een declaratie nooit twee keer in AFAS terechtkomt.
- Pas na de AFAS-salarisrun stuurt KoppelHet Concur een betaalbevestiging. Daarmee gaat de declaratie in Concur van verzonden voor betaling naar betaling bevestigd, en ziet de declarant dat het geld in de salarisstrook zit.
- De manager in Concur verwijst naar de interne ID van een Concur-gebruiker, niet naar een personeelsnummer. KoppelHet bewaart die ID bij elke AFAS-medewerker en maakt een nieuwe manager eerst aan, zodat de goedkeuringsroute in Concur meteen klopt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen de declaraties ook in het grootboek?
Via het loonjournaal van AFAS, als onderdeel van de salarisrun. Een aparte boeking per declaratie in de financiële administratie kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met een declaratie die na de afsluitdatum wordt goedgekeurd?
Die blijft in de wachtrij van Concur staan en gaat mee met de volgende salarisperiode.
Kan een vertrokken medewerker nog declareren?
Nieuwe declaraties niet; de gebruiker is inactief. Een declaratie die al liep, kan nog worden afgerond.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een GetConnector op medewerkers en dienstverbanden, gefilterd op wijzigingsdatum. Onkostenvergoedingen gaan naar AFAS via de UpdateConnector HrCompMut, als looncomponent in de lopende periode.
- Naar Concur via de User Provisioning Service v4 (SCIM 2.0) met POST /Users, PATCH /Users/{id} en POST /Bulk (hoogstens 100 bewerkingen of 400 KB), en de status via GET /provisions/{provisionId}/status. Enterprise-extensie met companyId (verplicht), employeeNumber, costCenter, manager en terminationDate; spend-extensie met reimbursementCurrency en reimbursementType (ACCOUNTS_PAYABLE, ADP_PAYROLL, CONCUR_PAY of OTHER). Company-level access token.
- Declaraties via de Financial Integration Service v4 (/financialintegration/fi/v4/companies/transactiontypes/expense/transactions), daarna POST .../acknowledgements, .../postingconfirmations en .../paymentconfirmations met verwerkingsstatus CP. Scope FISVC.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in SAP Concur | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | employeeNumber (enterprise-extensie) | |
E-mail werk | userName en emails | Uniek over alle Concur-producten |
Kostenplaats | costCenter (enterprise-extensie) | |
Leidinggevende | manager.value | De Concur-ID van de manager, niet het AFAS-nummer |
Datum uit dienst | terminationDate en active = false | |
Vaste waarde EUR | reimbursementCurrency (spend-extensie) | |
employeeId en goedgekeurd bedrag uit Concur | Looncomponent onkostenvergoeding (HrCompMut) | Per medewerker en periode |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit