HR naar ITSM

AFAS koppelen met ServiceNow: medewerkers, kostenplaatsen en onboardingverzoeken uit AFAS Profit

Met een koppeling tussen AFAS Profit en ServiceNow staan alle medewerkers uit AFAS als gebruiker in ServiceNow, met afdeling, werkgever, kostenplaats en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een indiensttreding, overplaatsing of uitdiensttreding in AFAS een verzoek aan in de servicecatalogus van ServiceNow. Het verzoek staat op naam van de medewerker, met begindatum, functie, leidinggevende en werkgever, en de gebruiker gaat na de datum uit dienst op inactief.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Wie medewerkers in AFAS beheert en ServiceNow voor IT en facilitaire dienstverlening gebruikt, heeft afdelingen en kostenplaatsen vaak ooit met de hand overgenomen. Die lopen achter op AFAS, dus aanvragen worden op verouderde kostenplaatsen geboekt en komen bij vertrokken managers ter goedkeuring.

KoppelHet leest AFAS met een eigen connector die alleen de velden voor ServiceNow bevat, op wijzigingsdatum.
Werkgevers, organisatorische eenheden en kostenplaatsen gaan eerst naar ServiceNow, met hun onderlinge structuur.
Daarna volgen de medewerkers. ServiceNow werkt bestaande gebruikers bij op medewerkernummer en maakt nieuwe aan.
Een overplaatsing of nieuwe leidinggevende gaat in op de begindatum die HR in AFAS heeft ingevoerd.
Na de datum uit dienst wordt de gebruiker inactief; tickets en historie blijven bewaard.
Valt de begindatum van een nieuwe medewerker binnen de afgesproken termijn, dan bestelt KoppelHet het onboardingitem uit de servicecatalogus, met de nieuwe gebruiker als aanvrager.
Een overplaatsing levert een wijzigingsverzoek op met de oude en nieuwe afdeling; een datum uit dienst een offboardingverzoek voor de laatste werkdag.

Heen: Gebruiker met medewerkernummer en e-mailadres · Afdelingen met hun plek in de structuur · Werkgever als bedrijf · Kostenplaats · Leidinggevende · Onboardingverzoek (REQ/RITM) op naam van de nieuwe medewerker · Wijzigingsverzoek bij overplaatsing, offboardingverzoek bij vertrek

Waar je op let bij AFAS Profit en ServiceNow

HR voert een nieuwe medewerker in AFAS vaak al in zodra het contract rond is, soms maanden voor de begindatum. KoppelHet bestelt het onboardingitem pas binnen de afgesproken termijn, standaard vier weken voor de begindatum, zodat de wachtrij van de servicedesk alleen actuele verzoeken bevat.
AFAS kent vrije velden op de medewerker. Legt HR daar vast of iemand een laptop, telefoon of toegangspas nodig heeft, dan gaan die keuzes mee als variabelen in het verzoek, en maakt de flow in ServiceNow alleen de taken die nodig zijn.
Werkmaatschappijen met een eigen IT-afdeling kunnen elk een eigen catalogusitem of toewijzingsgroep hebben. KoppelHet kiest het item op basis van de werkgever in AFAS.
AFAS houdt kostenplaatsen per werkgever bij, en twee werkgevers kunnen dezelfde code gebruiken. KoppelHet zet de werkgever voor de code, zodat kostenplaats 100 van de ene werkgever in ServiceNow niet samenvalt met 100 van de andere.
De organisatorische eenheden in AFAS vormen een boom. KoppelHet neemt de bovenliggende eenheid mee, zodat rapporten en toewijzingsregels in ServiceNow per cluster of divisie kunnen werken.
Elke werkgever in AFAS wordt een bedrijf in ServiceNow. Servicedesks die per werkgever andere afspraken hebben, bijvoorbeeld over hardware of doorbelasting, kunnen daar hun regels op zetten.
Overplaatsingen staan in AFAS met een begindatum en worden vaak vooruit ingevoerd. KoppelHet levert de nieuwe afdeling en manager pas op die datum, zodat aanvragen tot die dag bij de huidige leidinggevende blijven.
Haalt ServiceNow gebruikers al uit Active Directory, dan hebben die nog geen medewerkernummer. Bij de eerste levering koppelt KoppelHet ze op e-mailadres en vult het nummer aan; daarna is het medewerkernummer de sleutel.
AFAS houdt voorvoegsel en achternaam apart bij, ServiceNow heeft één veld voor de achternaam. KoppelHet voegt ze samen, zodat de naam in ServiceNow toont zoals de medewerker hem schrijft.
KoppelHet leest AFAS met een eigen connector onder een eigen app connector. BSN, salaris en bankgegevens staan niet in die connector en komen dus ook niet in ServiceNow.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja. KoppelHet bestelt bij een nieuwe medewerker het onboardingitem uit jullie servicecatalogus, standaard vier weken voor de begindatum, en bij een datum uit dienst het offboardingitem een week vooraf. Een overplaatsing levert een wijzigingsverzoek op voor rechten en middelen.

Blijft onze LDAP-import uit Active Directory bestaan?

Ja. We spreken per veld af welke bron wint, zodat AFAS en Active Directory elkaar niet overschrijven.

Wat is achteraf terug te zien voor een audit?

Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

AFAS wordt gelezen met eigen GetConnectors (medewerkers met functieregels, organisatorische eenheden, werkgevers, kostenplaatsen) onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum. Het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
Naar ServiceNow schrijven we via de Import Set API (insertMultiple) naar staging tables met transform maps; coalesce op employee_number, bij de eerste levering op email. Met run_after worden core_company, cmn_department en cmn_cost_center vóór sys_user verwerkt. Integratiegebruiker met alleen rollen voor deze tabellen.
Tickets via de Service Catalog API: POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met de catalogusvariabelen in variables en de gebruiker in sysparm_requested_for. Dat levert een request (REQ) met een requested item (RITM) op; de flow van het catalogusitem maakt de catalog tasks (sc_task) per toewijzingsgroep. Een notitie op een openstaand verzoek gaat via de Table API op sc_req_item. KoppelHet bewaart per medewerker het RITM-nummer per gebeurtenis.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in AFAS Profit	Veld in ServiceNow	Toelichting
`Medewerkernummer`	`employee_number`	Sleutel voor bijwerken
`Roepnaam`	`first_name`
`Voorvoegsel + Achternaam`	`last_name`
`E-mail werk`	`email`
`Functie`	`title`
`Organisatorische eenheid`	`department (cmn_department)`	Met bovenliggende eenheid
`Werkgever`	`company (core_company)`
`Kostenplaats`	`cost_center (cmn_cost_center)`	Code met werkgever ervoor
`Leidinggevende`	`manager (sys_user)`
`Datum uit dienst`	`active = false`
`Indiensttreding, wijziging of vertrek`	`Catalogusitem voor onboarding, wijziging of offboarding`	Per gebeurtenis een eigen item, gekozen bij de start
`Gesynchroniseerde gebruiker`	`sysparm_requested_for`	Het verzoek staat op naam van de nieuwe medewerker
`Datum in dienst of datum uit dienst`	`Variabele startdatum of laatste werkdag`
`Leidinggevende`	`Variabele manager (verwijzing naar sys_user)`
`Werkgever of vestiging`	`Variabele locatie (cmn_location)`
`Functie`	`Variabele functie`
`Afdeling of team`	`Toewijzingsgroep van de catalog tasks`	Via de flow van het catalogusitem

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: AFAS Profit → ServiceNow · Eén richting
Wanneer: HR legt in AFAS een nieuwe medewerker, functie- of afdelingswijziging, nieuwe kostenplaats of datum uit dienst vast; een begindatum of datum uit dienst komt binnen de afgesproken termijn
Frequentie: Meerdere keren per dag, met acties op de ingangsdatum
Wat gaat er over: Gebruiker met medewerkernummer en e-mailadres
Afdelingen met hun plek in de structuur
Werkgever als bedrijf
Kostenplaats
Leidinggevende
Onboardingverzoek (REQ/RITM) op naam van de nieuwe medewerker
Wijzigingsverzoek bij overplaatsing, offboardingverzoek bij vertrek
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling