Lease en mobiliteit
AFAS Shuttel koppeling: in- en uitstroom uit AFAS Profit direct in Shuttel
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Shuttel staat elke nieuwe medewerker uit AFAS automatisch in Shuttel, bij de juiste werkgever en in de gebruikersgroep van zijn regeling, en wordt een vertrekker op de datum uit dienst afgemeld. Shuttel koppelt zelf al met AFAS om reiskosten- en thuiswerkvergoedingen in het salaris te krijgen; KoppelHet regelt de andere kant, wie er in Shuttel staat.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die een Shuttel-kaart aanbieden, krijgen de vergoedingen via de koppeling van Shuttel al in AFAS. Nieuwe collega's zet de salarisadministratie nog met de hand in Shuttel, en bij een verlengd tijdelijk contract of een overstap naar een andere werkgever in dezelfde AFAS-omgeving gaat het vaak mis.
- HR voert de nieuwe medewerker in AFAS in, bij de werkgever waar hij in dienst komt.
- KoppelHet leest de medewerker via een eigen GetConnector en bepaalt de Shuttel-groep uit een vrij veld of uit functie en organisatorische eenheid.
- De medewerker staat in Shuttel met medewerkernummer, naam, zakelijk e-mailadres, werkgever en groep.
- Bij een wijziging van functie, eenheid of werkgever verhuist de medewerker mee naar de juiste groep.
- Op de datum uit dienst, zonder aansluitend nieuw contract, wordt de medewerker in Shuttel afgemeld.
Waar je op let bij AFAS Profit en Shuttel
- Shuttel noemt AFAS als een van de salarissystemen waarmee het koppelt om vergoedingen in het salaris te verwerken. Die vergoedingen komen bij het medewerkernummer in AFAS terug. KoppelHet gebruikt hetzelfde nummer als sleutel in Shuttel, zodat beide koppelingen over dezelfde persoon gaan.
- Een AFAS-omgeving kan meerdere werkgevers bevatten, elk met een eigen salarisadministratie. Stapt een medewerker over naar een andere werkgever binnen de groep, dan verhuist hij in Shuttel mee, zodat zijn vergoedingen bij de nieuwe werkgever in AFAS terechtkomen.
- Een verlengd tijdelijk contract is in AFAS een nieuwe contractregel. KoppelHet meldt pas af als er na de einddatum geen aansluitend contract is, zodat een verlenging geen gat in het gebruik van de kaart geeft.
- HR kan de mobiliteitsregeling per medewerker vastleggen in een vrij veld in AFAS. KoppelHet leest dat veld en zet de medewerker in de Shuttel-groep met dezelfde naam. Zonder vrij veld leiden we de groep af uit functie en organisatorische eenheid.
- De GetConnector voor deze koppeling bevat alleen naam, nummers, e-mail, werkgever, regeling en datums. Salaris, BSN en woonadres blijven in AFAS, tenzij de regeling het adres nodig heeft.
- AFAS kan bij een workflowstap een webhook sturen. Rondt HR de workflow voor uitdiensttreding af bij een ontslag op staande voet, dan meldt KoppelHet meteen af in plaats van bij de volgende ronde.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet alleen de koppeling van Shuttel met AFAS?
Die is bedoeld om vergoedingen in het salaris te krijgen. Of hij ook medewerkers aan- en afmeldt, staat niet in de openbare documentatie van Shuttel. Doet hij dat voor jullie wel, dan is deze koppeling niet nodig.
Gaat het woonadres ook naar Shuttel?
Alleen als de regeling het nodig heeft. Standaard staat het adres niet in de GetConnector van deze koppeling.
Wat gebeurt er bij een medewerker die tijdelijk op nul uur staat?
Zolang het contract in AFAS loopt, blijft de medewerker in Shuttel. Wil HR zo iemand in een andere groep, dan kan dat via het vrije veld.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS Profit wordt gelezen via de REST API met een eigen app connector en een GetConnector met alleen de benodigde velden, op mutatiedatum. Authenticatie met OAuth (client credentials) of classic token; het classic token vervalt per 31 augustus 2027. Optioneel een webhook op de workflow voor uitdiensttreding.
- Shuttel publiceert geen openbare API-documentatie; de aansluiting aan de Shuttel-kant spreken we per klant af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Shuttel | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | Personeelsnummer | Dezelfde sleutel als in de vergoedingenkoppeling van Shuttel |
Roepnaam of voornaam | Voornaam | |
Voorvoegsel en achternaam | Achternaam | |
E-mail werk | E-mailadres | Voor de uitnodiging voor de app en Mijn Shuttel |
Werkgever | Werkgever | Per werkgever een eigen groep of administratie in Shuttel |
Vrij veld mobiliteitsregeling | Gebruikersgroep | Als HR de regeling per medewerker in AFAS vastlegt |
Functie en organisatorische eenheid | Gebruikersgroep | Via een vertaaltabel als er geen vrij veld is |
Begindatum contract | Startdatum | |
Datum uit dienst | Afmelden |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit