HR naar ITSM
AFAS koppelen met SysAid: eindgebruikers, managers en service records voor nieuwe en vertrekkende medewerkers
Met een koppeling tussen AFAS Profit en SysAid staat elke medewerker uit AFAS als eindgebruiker in SysAid, met bedrijf, afdeling, functie en manager, en maakt KoppelHet bij een indiensttreding of datum uit dienst een service record van het type verzoek aan op naam van die medewerker. Na de datum uit dienst zet de koppeling de eindgebruiker op uitgeschakeld, zodat eerdere verzoeken bewaard blijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AFAS als HR-systeem hebben en SysAid voor IT-meldingen gebruiken, voeren nieuwe collega's in SysAid vaak pas in als die voor het eerst bellen. Een manager die vertrekt blijft dan in SysAid staan als leidinggevende van zijn oude team.
- KoppelHet leest medewerkers, werkgevers en organisatorische eenheden uit AFAS op wijzigingsdatum.
- Elke werkgever wordt een company in SysAid, als die nog niet bestaat.
- KoppelHet zoekt de eindgebruiker op gebruikersnaam en maakt hem aan of werkt hem bij, met afdeling, locatie en manager.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum volgt een verzoek voor laptop en toegang, op naam van de nieuwe medewerker.
- Een datum uit dienst levert een offboardingverzoek op; na die datum schakelt KoppelHet de eindgebruiker uit.
Waar je op let bij AFAS Profit en SysAid
- SysAid heeft op een eindgebruiker geen veld voor een personeelsnummer. KoppelHet bewaart daarom zelf welk SysAid-ID bij welk AFAS-medewerkernummer hoort, zodat een naamswijziging in AFAS geen tweede eindgebruiker oplevert.
- De SysAid-API heeft endpoints voor companies, maar niet voor afdelingen. Afdelingen die AFAS als organisatorische eenheid kent, moeten in SysAid bestaan; KoppelHet vertaalt de eenheid naar het departmentId en meldt het als een eenheid nog ontbreekt.
- Een eindgebruiker in SysAid bijwerken lukt alleen met het actuele versienummer van dat record. KoppelHet leest de eindgebruiker eerst op en stuurt de versie mee, zodat een wijziging door een servicedeskmedewerker in de tussentijd niet stil wordt overschreven.
- Verwijderen van een eindgebruiker in SysAid is definitief. KoppelHet zet na de datum uit dienst daarom isDisabled op true: de gebruiker verliest de toegang, maar blijft bestaan met zijn service records.
- Werkgevers in AFAS worden companies in SysAid. Zo kan een groep met meerdere werkmaatschappijen in SysAid per company andere SLA's of supportgroepen gebruiken.
- SysAid telt eindgebruikers tegen een quotum en weigert nieuwe met de melding End user quota exceeded. KoppelHet vangt die weigering op en meldt hem aan de beheerder, in plaats van de nieuwe medewerker over te slaan.
- SysAid staat 1.000 aanroepen per vijf minuten per account toe. Bij de eerste levering van alle AFAS-medewerkers verdeelt KoppelHet de aanroepen over die vensters, zodat de servicedesk zelf de API kan blijven gebruiken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen nieuwe medewerkers een wachtwoordmail van SysAid?
Alleen als jullie dat willen. Bij het aanmaken kan de koppeling die melding aan- of uitzetten; met single sign-on is hij meestal niet nodig.
Kunnen we een eigen sjabloon voor het onboardingverzoek gebruiken?
Ja. KoppelHet geeft het templateId van jullie sjabloon mee, zodat categorie en vaste teksten uit SysAid komen.
Werkt dit met SysAid on-premise?
Deze API hoort bij SysAid in de cloud op het Spaces-platform. Voor andere installaties kijken we eerst welke API beschikbaar is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met eigen GetConnectors (medewerkers, werkgevers, organisatorische eenheden) onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum. Geen BSN, salaris of privégegevens.
- SysAid via https://{account}.sysaidit.com/connect/v1 met een bearer-token: een applicatiesleutel (POST v1/application-keys, clientId en clientSecret) en daarmee een access token via POST /v1/access-tokens, standaard 24 uur geldig. Eindgebruikers met GET /end-users (query, limit tot 500), POST /end-users en PATCH /end-users/{id} met version; groepen via POST /end-users/{id}/groups; companies via /companies.
- Verzoeken via POST /service-records met type request en in data onder meer title, description, requestUser (gebruikersnaam van de medewerker), assignedGroup, primaryCategory en dueDate, eventueel met een templateId. Limiet 1.000 aanroepen per vijf minuten; bij 429 wacht KoppelHet op X-RateLimit-Reset.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in SysAid | Toelichting |
|---|---|---|
E-mail werk | userName | Sleutel, gelijk aan de login |
Roepnaam | firstName | |
Voorvoegsel + Achternaam | lastName | |
E-mail werk | userEmail | |
Functie | jobTitle | |
Werkgever | companyId | Via /companies |
Organisatorische eenheid | departmentId | Vertaaltabel naar bestaande afdelingen |
Leidinggevende | managerId | |
Datum uit dienst | isDisabled = true | |
Medewerkernummer | custom veld of opgeslagen in KoppelHet | SysAid heeft geen veld voor personeelsnummer |
Indiensttreding of vertrek | Service record type request, met templateId | |
Begindatum of datum uit dienst | dueDate |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit