HR naar ITSM
AFAS Zendesk koppeling: medewerkers uit AFAS Profit in de interne servicedesk, met een taak voor in- en uitdienst
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Zendesk staat elke medewerker uit AFAS als eindgebruiker in jullie interne Zendesk, bij de organisatie van zijn werkgever en met afdeling en leidinggevende, en krijgt IT bij elke indiensttreding en uitdiensttreding een taak met een vervaldatum. Wie al eens naar de servicedesk mailde, krijgt geen tweede account maar wordt aan zijn AFAS-gegevens gekoppeld.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Zendesk gebruiken voor interne vragen aan IT en facilitair, zien daar alleen wie ooit een mail stuurde, zonder afdeling of werkgever uit AFAS. Rapporteren per afdeling of vestiging lukt dan niet, en een nieuwe collega staat pas in Zendesk na zijn eerste vraag.
- HR rondt de workflow voor indiensttreding in AFAS af.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers op en zoekt in Zendesk eerst naar een bestaande gebruiker met hetzelfde werkadres.
- De medewerker komt als eindgebruiker bij de organisatie van zijn werkgever, met eenheid, functie en leidinggevende.
- Voor de datum in dienst krijgt de IT-groep een onboardingtaak met wat er klaar moet staan.
- Bij een uitdiensttreding komt een offboardingtaak, en na de laatste werkdag wordt de gebruiker opgeschort.
Waar je op let bij AFAS Profit en Zendesk
- Veel medewerkers staan al in Zendesk omdat ze eerder hebben gemaild. Zendesk vindt een bestaande gebruiker op e-mailadres, dus KoppelHet hangt het AFAS-nummer aan die gebruiker en maakt geen tweede account. Wie met een privéadres mailde, komt op een lijst voor de servicedesk.
- Elke werkgever in AFAS wordt een organisatie in Zendesk. Delen de werkgevers één e-maildomein, dan zou de automatische indeling op domein iedereen bij dezelfde organisatie zetten. KoppelHet laat het domein daarom leeg en deelt per medewerker in.
- Voor de eerste vulling van alle medewerkers moet Zendesk bulkimport aanzetten; dat staat standaard uit en vraagt een verzoek van jullie beheerder bij Zendesk. Dat regelen we voor de livegang, anders gaat de eerste ronde per medewerker en duurt die uren.
- AFAS start een indiensttreding met een workflow die HR afrondt. De onboardingtaak komt pas daarna, en op zijn vroegst vier weken voor de datum in dienst, zodat een ingetrokken aanname geen taak voor IT oplevert.
- Organisatorische eenheden in AFAS komen als keuzelijst in Zendesk. Zendesk vervangt die lijst bij elke wijziging in zijn geheel, dus KoppelHet stuurt na een nieuwe eenheid in AFAS altijd alle eenheden mee, zodat bestaande gebruikers hun afdeling houden.
- Een aansluitend nieuw dienstverband in AFAS is geen vertrek. KoppelHet kijkt naar het laatste dienstverband en maakt dan geen offboardingtaak en schort de gebruiker niet op.
- Een opgeschorte gebruiker kan in Zendesk geen gewone tickets meer starten; zijn mails komen bij de opgeschorte tickets. Oude tickets van de vertrekker blijven gewoon zichtbaar, omdat KoppelHet niet verwijdert.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met medewerkers die al in Zendesk staan?
Die worden op werkadres gevonden en aangevuld met hun AFAS-gegevens. Hun eerdere tickets blijven bij hen staan.
Kunnen we per werkgever of afdeling rapporteren?
Ja. De werkgever is de organisatie in Zendesk en de eenheid staat in een gebruikersveld, dus beide zijn bruikbaar in rapporten en regels.
Krijgen we dubbele taken als een datum in dienst verschuift?
Nee. KoppelHet onthoudt per indiensttreding welke taak er is en past de vervaldatum aan in plaats van een tweede taak te maken.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Naar Zendesk gaan alleen gegevens die de servicedesk nodig heeft, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen app connector met GetConnectors voor medewerkers en organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum. Geen BSN, salaris of privéadres.
- Naar Zendesk schrijven we via de Users API met create_or_update (match op email of external_id, met skip_verify_email) en voor de eerste vulling create_or_update_many (maximaal 100 per aanroep, achtergrondtaak, bulkimport via Zendesk Support aan te vragen). Opschorten met suspended.
- Organisaties via create_or_update op external_id met domain_names leeg; let op dat domain_names bij elke update de hele lijst vervangt. Lidmaatschappen via de Organization Memberships API. Keuzeopties via de User Fields API (custom_field_options volledig). Taken via de Tickets API met type task, due_at, requester_id en group_id.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | external_id | Vaste sleutel naar AFAS |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | name | |
E-mail werk | email | Ook de zoeksleutel voor gebruikers die al bestaan |
Werkgever | organization (via organization_memberships) | |
Organisatorische eenheid | user_fields: afdeling (dropdown) | |
Functie | user_fields: functie | |
Leidinggevende | user_fields: leidinggevende (lookup naar gebruiker) | |
Datum in dienst of datum uit dienst | Ticket type task met due_at, requester_id en group_id | |
Vrije velden (laptop, telefoon) | Beschrijving van de onboardingtaak | |
Datum uit dienst verstreken | suspended = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit