Recruitment naar HR
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Met een koppeling tussen Ashby en Workday gaat een kandidaat die in Ashby is aangenomen naar Workday, waar de indiensttreding of het contract voor een contingent worker start op de opening uit het aanbod. KoppelHet controleert Nederlandse telefoonnummers zonder landcode, zet een mislukte overdracht als melding in het platform en vergelijkt dagelijks de aannames met de pre-hires in Workday.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Ashby werven en Workday als HR-systeem gebruiken, zien een mislukte overdracht vaak alleen in Workday, en een Nederlands telefoonnummer zonder landcode komt verkeerd binnen.
- De recruiter zet de kandidaat in Ashby op aangenomen, met een geaccepteerd aanbod.
- De recruiter stuurt de kandidaat vanuit het profiel naar het HR-systeem.
- De aanname komt in Workday op de opening uit het aanbod, als indiensttreding, interne overstap of contract.
- KoppelHet krijgt de overdracht als melding, controleert de uitkomst en het telefoonnummer, en zet een fout als melding in het platform.
- Dagelijks vergelijkt KoppelHet de aannames in Ashby met de pre-hires in Workday en meldt verschillen aan HR.
Waar je op let bij Ashby en Workday
- De koppeling gaat over de gebeurtenissen Hire, Change Job en Contract Contingent Worker. Een uitdienst of het einde van een contract hoort er niet bij; daarvoor blijft Workday zelf de plek.
- Een telefoonnummer zonder landcode wordt als Amerikaans nummer gelezen. Een Nederlands mobiel nummer dat als 06-nummer is ingevuld, komt dan verkeerd in Workday. KoppelHet controleert nummers van Nederlandse vacatures en meldt ze aan HR, of de recruiter vult +31 in.
- Verandert een aanbod na de overdracht, dan horen kleine wijzigingen in Workday zelf. Bij grote wijzigingen moet de indiensttreding in Workday worden ingetrokken en opnieuw verstuurd. KoppelHet stuurt in dat geval niets automatisch, zodat er geen tweede indiensttreding ontstaat.
- Een overdracht naar Workday kan een technisch geslaagd antwoord geven en toch niet gelukt zijn, bijvoorbeeld door een blokkade op de status van het aanbod of een weigering door Workday. KoppelHet leest die uitkomst en zet hem als melding in het platform.
- De opening in Ashby heeft een employmentType: FullTime, PartTime, Intern, Contract of Temporary. Daarop bepaalt KoppelHet of een aanname in Workday een Hire wordt of een Contract Contingent Worker.
- Ook een aanname op een vertrouwelijke vacature stuurt de aannamemelding van Ashby, en gaat dus naar Workday. Wil een organisatie dat niet, dan sluit KoppelHet vertrouwelijke vacatures bij de inrichting uit.
- Een webhook waarvan de eerste ping bij het opslaan mislukt, zet Ashby uitgeschakeld neer. Pas na een geslaagde nieuwe ping stuurt Ashby weer aannames. KoppelHet test die ping voordat de eerste aanname naar Workday moet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als het aanbod verandert na de overdracht?
Kleine wijzigingen doet HR in Workday. Bij grote wijzigingen wordt de indiensttreding in Workday ingetrokken en stuurt de recruiter de kandidaat opnieuw.
Komt het BSN uit Ashby?
Nee. HR of de nieuwe medewerker vult het in Workday in, of het staat alleen in de Nederlandse salarisadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Ashby-webhooks worden ingesteld onder Admin, Integrations, Webhooks en ondertekend in de header Ashby-Signature. KoppelHet luistert naar pushToHRIS of candidateHire (data.application met candidate.primaryEmailAddress en primaryPhoneNumber, job.locationId en departmentId; data.offer.latestVersion met startDate, salary met value en currencyCode, en openingId). De API-call candidate.pushToHris kan een antwoord met success false geven, met fouten als candidate_hris_push_blocked_by_offer_status en candidate_hris_push_failed.
- Voor de dagelijkse vergelijking leest KoppelHet pre-hires met Get_Applicants uit de Staffing-webservice.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Ashby | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
application.id | Referentie bij de pre-hire | Om een aanname maar één keer te verwerken |
candidate.name | Legal_Name_Data | |
candidate.primaryEmailAddress | Email_Address_Data (privé) | |
candidate.primaryPhoneNumber | Phone_Data | Zonder landcode gelezen als Amerikaans nummer; KoppelHet controleert op +31 |
offer.latestVersion.startDate | Hire_Date | |
offer.latestVersion.openingId | Positie in Workday | |
offer.latestVersion.salary (value, currencyCode) | Compensatie | |
job.locationId en departmentId | Locatie en supervisory organization |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob