HR-data naar BI
BambooHR Power BI koppeling: medewerkers, functiehistorie en loonkosten in één valuta
Met een koppeling tussen BambooHR en Power BI staan medewerkers, functie- en afdelingshistorie en salarissen uit BambooHR in een vast Power BI-model, met loonkosten van alle landen omgerekend naar één valuta. KoppelHet leest de historie uit de tabellen van BambooHR, zodat Power BI ook toont wie vorig kwartaal in welke afdeling werkte.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR in meerdere landen gebruiken, willen loonkosten per afdeling in euro naast de begroting zien in Power BI. Salarissen staan in BambooHR in verschillende valuta, en een export geeft alleen de huidige functie, niet die van vorig kwartaal.
- BambooHR-beheer maakt een API-sleutel aan voor een gebruiker met rechten op de benodigde velden en op datasets.
- KoppelHet vraagt elke dag op welke medewerkers sinds de vorige run zijn gewijzigd.
- Voor die medewerkers worden alle regels van de functie- en salaristabel opnieuw opgehaald en vervangen.
- Salarissen worden met de koers van die dag omgerekend naar euro, en de koers wordt bewaard.
- KoppelHet ververst het Power BI-model; afdelingshoofden zien alleen hun eigen afdeling.
Waar je op let bij BambooHR en Power BI
- BambooHR geeft gewijzigde tabelgegevens per medewerker, maar bij elke wijziging in het dossier komen alle tabelregels van die medewerker mee, ook ongewijzigde. KoppelHet vervangt daarom per medewerker de hele historie in plaats van regels toe te voegen, zodat Power BI geen dubbele functieregels telt.
- Het personeelsnummer in BambooHR is een bewerkbaar veld en niet de interne sleutel. Wie het nummer later aanpast, zou in Power BI als nieuwe medewerker verschijnen. KoppelHet koppelt op de interne ID van BambooHR en toont het personeelsnummer alleen als label.
- BambooHR heeft de oude manier om bedrijfsrapporten op te vragen vervangen door datasets en opgeslagen rapporten, met andere veldnamen. Een Power BI-rapport op de oude kolomnamen breekt dan. KoppelHet werkt met de nieuwe datasets, en de vertaaltabel van BambooHR helpt bestaande rapporten om te zetten.
- In het oude rapport zaten salarisbedrag en valuta in één kolom; in de datasets zijn het twee velden. KoppelHet haalt ze apart op en rekent met de wisselkoersen die BambooHR zelf levert om naar één valuta, zodat loonkosten per land in Power BI optelbaar zijn.
- BambooHR geeft alleen de laatste wisselkoers, geen koersen uit het verleden. KoppelHet bewaart de koers per laaddag, zodat de loonkosten van vorige maand in Power BI niet veranderen als de dollar morgen stijgt.
- Wat de API teruggeeft, hangt af van de rechten van de gebruiker achter de API-sleutel, en datasets vragen extra rechten. Zonder die rechten krijgt de koppeling een weigering, ongeacht welke velden worden gevraagd. KoppelHet controleert de rechten bij de inrichting, zodat het eerste rapport niet leeg blijft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de rapporten uit BambooHR niet gewoon in Power BI laden?
Een opgeslagen rapport is via de API op te halen, maar het toont de stand van vandaag. Voor historie en loonkosten in één valuta is de tabelhistorie nodig.
Welke wisselkoers gebruiken jullie?
Standaard de koers die BambooHR zelf levert, vastgelegd per laaddag. Wil finance de koers uit het eigen financiële pakket, dan gebruiken we die.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Salarissen per persoon zijn alleen zichtbaar voor rollen die dat mogen; managers zien totalen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR REST API met API-sleutel. Gewijzigde medewerkers via /api/v1/employees/changed en tabelregels via /api/v1/employees/changed/tables/{table} met since (jobInfo, compensation); een wijziging in elk veld geeft alle tabelregels van die medewerker. Huidige gegevens via Get Data from Dataset (v2) met filter, orderBy en pageSize tot 1.000; het oude Get Company Report is vervangen, de Legacy Report Field Map vertaalt oude veldnamen (payRate wordt compensationPayRate en compensationPayRateCurrencyCode).
- Wisselkoersen via /api/v1/meta/currency-conversions met baseCurrency; alleen de laatste momentopname met lastUpdated en nextUpdate. Power BI-semantic model in import-modus, ververst via de Power BI REST API, met row-level security op afdeling.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
id (eeid) | Medewerkersleutel | Niet het bewerkbare personeelsnummer |
employeeNumber | Personeelsnummer (weergave) | |
jobInfo (date, jobTitle, department, division, location, reportsTo) | Tabel functiehistorie | |
compensation (startDate, rate, currency) | Tabel salarishistorie | |
Currency conversion rates (baseCurrency EUR) | Tabel wisselkoersen per laaddag | |
hireDate, terminationDate en employmentStatus | Tabel dienstverbanden en verloop |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll