Payroll koppeling
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Een koppeling tussen Darwinbox en ADP iHCM zet salariswijzigingen uit de Global Compensation-module van Darwinbox, eenmalige en terugkerende extra betalingen en goedgekeurde uitdiensttredingen door naar de Nederlandse payroll in ADP iHCM. Medewerkers van de Nederlandse group company die al in ADP staan, krijgen zo hun nieuwe salaris, bonus en einddatum zonder dat payroll iets overtypt; een nieuwe medewerker aanmaken in ADP blijft werk van payroll.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Darwinbox als HR-systeem gebruiken en de Nederlandse lonen in ADP iHCM laten verwerken, exporteren elke maand een CTC-rapport uit Darwinbox en zetten de verschillen met de hand in ADP. Een extra betaling die in Darwinbox maandelijks terugkomt, moet payroll dan elke periode opnieuw invoeren, en een ingetrokken ontslag wordt in ADP vaak te laat teruggedraaid.
- HR legt in Darwinbox een nieuwe CTC, een extra betaling of een uitdiensttreding vast voor een medewerker van de Nederlandse group company.
- KoppelHet haalt de gewijzigde CTC-regels en extra betalingen op over het tijdvak sinds de vorige ronde, gefilterd op de Nederlandse group company.
- Het basiscomponent gaat als salariswijziging naar ADP; extra betalingen gaan als variabele regel in de juiste salarisperiode.
- Een goedgekeurde separation start de beëindiging in ADP; een ingetrokken separation annuleert die weer.
- Wat ADP weigert, staat met de foutmelding op een lijst voor payroll en HR.
Waar je op let bij Darwinbox en ADP iHCM
- De Global Compensation-API van Darwinbox geeft per CTC-component zowel het jaarbedrag als het bedrag per betaalfrequentie, met de vorige waarden ernaast. KoppelHet stuurt alleen het basiscomponent naar ADP, en alleen als het bedrag echt anders is dan de vorige waarde; een herberekening zonder nieuw bedrag levert dus geen salariswijziging op.
- Darwinbox kent extra betalingen met frequentie One-Time, Weekly of Monthly en een status In Progress of Completed. KoppelHet zet een eenmalige betaling in de ADP-periode van de payment_date, en herhaalt een maandelijkse betaling elke periode tot de stopped_date die HR in Darwinbox invult.
- Een separation in Darwinbox staat op Pending, Approved of Revoked. Pas bij Approved start KoppelHet de beëindiging in ADP. Wordt een goedgekeurd vertrek later ingetrokken, dan annuleert KoppelHet de beëindiging in ADP, omdat iHCM een beëindiging niet kan aanpassen.
- De separation-API van Darwinbox vraagt een lijst met medewerker-ID's en geeft geen overzicht van alle vertrekkers. KoppelHet gebruikt daarom de medewerkers van de Nederlandse group company uit de stamgegevens als invoer, zodat er geen vertrek buiten Nederland naar ADP gaat.
- Darwinbox legt de valuta per CTC-component en per extra betaling vast, omdat de module wereldwijd werkt. ADP iHCM NL rekent in euro. Een bedrag in een andere valuta houdt KoppelHet tegen en meldt het aan payroll, in plaats van het om te rekenen.
- Een extra betaling kan in Darwinbox op betaaldatum of op wijzigingsdatum worden opgevraagd. KoppelHet vraagt op wijzigingsdatum, zodat een bonus die HR achteraf met een oude betaaldatum invoert toch wordt gevonden; ADP markeert zo'n regel dan zelf als terugwerkend.
- ADP iHCM accepteert per aanroep één salariswijziging. Wijzigt HR in Darwinbox de CTC van een hele afdeling tegelijk, dan stuurt KoppelHet die achter elkaar, per medewerker, en houdt per aanroep bij wat ADP terugmeldt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP iHCM?
Nee. In de openbare ADP-gidsen voor iHCM vonden we geen API om een medewerker aan te maken. KoppelHet meldt een nieuwe Nederlandse medewerker uit Darwinbox bij payroll en koppelt hem zodra hij in ADP staat.
Wat gebeurt er met andere CTC-componenten dan het basissalaris?
In de eerste versie gaan alleen het basissalaris en de extra betalingen mee. Vaste toeslagen vallen in ADP onder een aparte API en kunnen later als uitbreiding.
Gaan er Indiase of andere buitenlandse salarissen mee?
Nee. KoppelHet filtert op de Nederlandse group company en houdt bedragen in een andere valuta dan euro tegen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox via de Basic Auth-API's met api_key: payrollapi/componentctcbreakup (from_date, to_date, group_company; ctc_break_up met component, frequency, effective_date, currency, annual_value, value en previous_*), payrollapi/componentextrapayments (modified_from, modified_to; payment_frequency, payment_date, status, stopped_date), UpdateEmployeeDetails/separationDetails (separation_status Approved/Pending/Revoked, employee_ids verplicht) en masterapi/employee met last_modified.
- ADP iHCM via GET /hr/v2/workers (payrollfilenumber, paygroupcode), de Base Remuneration Change API (/events/hr/v1/worker.work-assignment.base-remuneration.change, velden 2416 en 2417, één event per aanroep), de Pay Data Input API voor iHCM NL (.add met batch-ID, .replace zolang de run niet verwerkt is) en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel). Elke canonical URI in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
employee_no | payrollfilenumber | Eenmalig gekoppeld en bij KoppelHet bewaard |
group_company_name | payrollGroupCode | Vertaaltabel per group company |
ctc_break_up: component Basic, value en frequency | Salariscode 2416 en salarisbedrag 2417 | |
ctc_break_up: effective_date | effectiveDateTime van de salariswijziging | |
payment_name, payment_amount, payment_date | Variabel veld (Vxxx) met payPeriodStartDate en payPeriodEndDate | Vertaaltabel per soort betaling |
Separation Details (Approved of Revoked) | worker.terminate of worker-termination.cancel |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding
Darwinbox → DATEV
Darwinbox DATEV koppeling: Duitse medewerkers, beloning en uitdiensttreding uit Darwinbox naar het DATEV-loonprogramma