ASVerzuimmelding (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Darwinbox en de Arbodienst wordt goedgekeurd ziekteverlof van medewerkers van de Nederlandse company in Darwinbox automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij jullie arbodienst, in het SIVI-formaat. KoppelHet haalt daarvoor elk uur de leave-transacties op die sinds de vorige ronde zijn goedgekeurd of ingetrokken.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Darwinbox als HR-systeem gebruiken en in Nederland een arbodienst hebben, melden ziekte nu in Darwinbox en daarna nog eens in het portaal van de arbodienst. Darwinbox wordt vaak vanuit Azië voor de hele groep ingericht, zonder Nederlandse verzuimstandaard.
- Bij de start wijzen we de leave types voor ziekte aan en leggen we vast welke company de Nederlandse werkgever is.
- Elk uur vraagt KoppelHet de leave-transacties op die sinds de vorige ronde zijn goedgekeurd, afgewezen of ingetrokken.
- Goedgekeurde ziekte van een Nederlandse medewerker gaat als ziekmelding naar de arbodienst, met dienstverband en vangnet.
- Een verlenging wordt een wijziging, de laatste dag een betermelding.
- Wordt gemelde ziekte ingetrokken of afgewezen, dan krijgt HR een taak om de arbodienst te informeren.
Waar je op let bij Darwinbox en Arbodienst (SIVI)
- Darwinbox geeft leave-transacties per toestand terug, met een aparte code voor aangevraagd, wacht op de manager, goedgekeurd, afgewezen en door de medewerker ingetrokken. KoppelHet vraagt goedgekeurd, afgewezen en ingetrokken apart op en meldt alleen goedgekeurde ziekte bij de arbodienst.
- In plaats van een periode van verlofdagen kan Darwinbox ook alles teruggeven waarop sinds een bepaald moment actie is genomen. KoppelHet gebruikt dat moment van de vorige ronde, zodat ook een goedkeuring voor ziekte van weken geleden direct bij de arbodienst komt.
- Darwinbox geeft per transactie de werkdagen die als verlof tellen en apart de halve werkdagen. Weekenden en feestdagen staan er dus niet in. KoppelHet zet een halve werkdag als vijftig procent verzuim door, zodat een ochtend ziek bij de arbodienst niet als hele dag binnenkomt.
- In de transactie staan het bericht van de medewerker, een reden en het bericht van de manager. Daar kan een klacht in staan. Die velden gaan nooit mee naar de arbodienst; alleen de leave type bepaalt of het om ziekte gaat.
- Een transactie bevat de naam van de company. Darwinbox draait vaak voor een hele groep in meerdere landen. KoppelHet stuurt alleen ziekte van medewerkers van de Nederlandse company door; afwezigheid in India of Singapore blijft in Darwinbox.
- Darwinbox heeft ook een API die verlof kan goedkeuren, afwijzen of intrekken. De koppeling met de arbodienst gebruikt alleen lezende API's met een eigen sleutel, zodat KoppelHet nooit per ongeluk een verlofstatus in Darwinbox verandert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom elk uur en niet direct?
In de publieke documentatie van Darwinbox vonden we geen webhook voor verlof. Een ronde per uur is voor een ziekmelding ruim op tijd.
Gaat het bericht van de medewerker mee?
Nee. Bericht, reden en managerbericht blijven in Darwinbox.
Wat als ziekte zonder einddatum is ingevoerd?
Darwinbox vraagt bij verlof een van- en totdatum. Bij langdurige ziekte spreken we bij de start af hoe HR verlengt, zodat de arbodienst een wijziging krijgt en geen nieuwe ziekmelding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox Fetch Leave Transactions API - POST https://{subdomain}.darwinbox.in/leavesactionapi/leaveActionTakenLeaves met api_key, action (0 aangevraagd, 1 wacht op manager, 2 goedgekeurd, 3 afgewezen, reversal ingetrokken), from en to of action_from, optioneel employee_no (array) en unpaid. Velden onder meer id, applied_leave_id, employee_no, company_name, leave_name, from, to, is_half_day, is_firsthalf_secondhalf, leave_days, half_working_days, message, leave_reason, manager_message en action_on. Basic Auth met api_key per endpoint of OAuth 2.0.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
employee_no | Identificatie werknemer | Geen BSN |
company_name (via tabel) | Werkgever en organisatie-eenheid | |
Leave transaction id | Verzuimgeval identificatie | |
from | Datum eerste verzuimdag | |
leave_days en half_working_days | Percentage verzuim | Halve werkdag als vijftig procent |
to + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
leave_name | Filter op ziekte | |
Vaste waarde of eigen veld | Vangnet J/N | Darwinbox kent geen vangnetregeling |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
Darwinbox → DATEV
Darwinbox DATEV koppeling: Duitse medewerkers, beloning en uitdiensttreding uit Darwinbox naar het DATEV-loonprogramma