Payroll koppeling
Darwinbox DATEV koppeling: Duitse medewerkers, beloning en uitdiensttreding uit Darwinbox naar het DATEV-loonprogramma
Een koppeling tussen Darwinbox en DATEV levert nieuwe Duitse medewerkers, beloningswijzigingen en goedgekeurde uitdiensttredingen uit Darwinbox aan het DATEV-loonprogramma van de Steuerberater, die ze daar controleert en overneemt. KoppelHet bouwt de aanlevering als ASCII-import op de API's van Darwinbox.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Darwinbox als wereldwijd HR-systeem gebruiken en hun Duitse GmbH door een Steuerberater in DATEV laten verlonen, sturen elke maand een Excel-lijst met starters, salarissen en vertrekkers. Het kantoor typt die over, en een ingetrokken ontslag blijft dan soms gewoon in de loonadministratie staan.
- KoppelHet haalt dagelijks de Darwinbox-medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn geactiveerd of gewijzigd.
- KoppelHet houdt alleen de Duitse group companies over en haalt de beloningsopbouw per medewerker op.
- Stamgegevens en wijzigingen gaan als ASCII-import naar de Mandant van die GmbH bij de Steuerberater.
- De Steuerberater neemt de gegevens in DATEV over en vult Duitse belasting- en verzekeringsgegevens aan.
- Een uitdiensttreding gaat pas door als Darwinbox die heeft goedgekeurd.
Waar je op let bij Darwinbox en DATEV
- De Lohnimportdatenservice van DATEV werkt alleen met geselecteerde systemen van derden. KoppelHet levert als partnersoftware via die dienst als de onboarding bij DATEV rond is, en anders als ASCII-bestand dat het kantoor zelf inleest.
- Darwinbox kan de beloning filteren op group company. Bij meerdere Duitse vennootschappen heeft elke GmbH een eigen Mandant bij de Steuerberater; KoppelHet vraagt de beloning per Duitse group company op en levert die alleen aan de bijbehorende Mandant.
- De beloningsgegevens van Darwinbox bevatten ook eerdere versies, met een vlag is_latest en per component een ingangsdatum, frequentie en valuta. KoppelHet neemt alleen de laatste versie van het basiscomponent in euro als Festbezug, met de ingangsdatum als geldig vanaf; een component in een andere valuta houdt KoppelHet tegen.
- In DATEV zijn stamgegevens en maandelijkse bewegingen twee soorten aanlevering. Een vast salaris uit Darwinbox gaat als stamgegeven, een eenmalige component met frequentie eenmalig als beweging in de maand van uitbetaling, op de loonsoort die de Steuerberater aanwijst.
- Darwinbox geeft uitdiensttredingen alleen voor de medewerkers waar je om vraagt, met de status Approved, Pending of Revoked. KoppelHet vraagt voor elke Duitse medewerker de Approved-uitdiensttredingen op en zet alleen die als Austritt; een die later Revoked wordt, komt als melding bij het kantoor.
- Nieuwe medewerkers zoekt KoppelHet op activatiedatum in Darwinbox, los van andere wijzigingen. Zo komt iemand die pas op de eerste werkdag wordt geactiveerd toch in de levering van die maand bij de Steuerberater.
- Steuer-ID, Steuerklasse, Krankenkasse en Sozialversicherungsnummer zijn Duitse loonbegrippen die in een wereldwijd Darwinbox meestal niet volledig staan. De Steuerberater legt ze in DATEV vast, en de koppeling overschrijft ze niet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie zet de importdienst aan?
De Steuerberater, in DATEV Arbeitsplatz. Zonder die stap komt er niets aan via het rekencentrum.
Gaan Duitse loonstroken terug naar Darwinbox?
Niet in de eerste versie. Darwinbox kan loonstroken van een externe payroll ontvangen; dat kan later als uitbreiding, als het kantoor de PDF's aanlevert.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox via de REST API met api_key en datasetKey (toegang alleen op aanvraag): masterapi/employee met last_modified of date_of_activation, orgmasterapi/groupcompanylist, payrollapi/componentctcbreakup met from_date, to_date en group_company, en UpdateEmployeeDetails/separationDetails met employee_ids en separation_status. Datums als dd-mm-jjjj.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en bewegingsdata als ASCII-import via het DATEV-rekencentrum, overname per knopdruk, status voor bron en gebruiker, activering in DATEV Arbeitsplatz, € 0,05 per verloonde medewerker per maand) of als ASCII-bestand dat het kantoor zelf importeert.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | Personalnummer | Of een nummer van het kantoor, bewaard per employee_id |
first_name, last_name | Vorname, Familienname | |
date_of_joining | Eintrittsdatum | |
ctc_break_up (Basic, value, effective_date) | Festbezug met geldig vanaf | Alleen in EUR |
group_company | Mandant | Vertaaltabel per GmbH |
separationDetails (Approved, last day) | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding